【偷懒有理 】不加班的秘密

前段时间某一天,我6:20下班,在电梯口遇到同办公室的同事,几乎是在我想以“你今天怎么这么早?”跟他打招呼的瞬间,他脱口而出:“你今天怎么这么晚?”

我相信每个办公室里都有这两种人,一种总是看起来做事很轻松,偶尔还会偷个懒,去泡个咖啡、喝个茶,几乎每天下班时间一到就一溜烟的离开办公室,但是报表总能做的漂漂亮亮,汇报工作的时候也常得到老板赞扬;而另一种,每天都像是有做不完的事情,常常被各种deadline急的焦头烂额,遇到特殊情况更是午饭都没时间吃,加班对他们来讲是家常便饭,实在做不完还要把工作带回家去,可即使这样工作成效依然不高。

如果你也面临经常性加班,如果你也想要摆脱这种局面,如果你也想变成那种看上去经常“偷懒”、“不努力工作”,但又每次能准时完成任务并得到上级肯定的人,那请你继续往下看,也期待看过之后你可以轻松掌握不加班的秘密。

转变观念

我认为做任何事情之前,都必须先形成准确的认识或者对固有的观念进行转变。只有打从心底去认同,才有可能不断地践行。对于加班这件事儿,可能一些传统的观念认为,加班代表着乐于奉献,加班相当于热爱本职工作,加班说明努力上进,但是今天我要对加班说NO!

1. 健康的日常生活应该是工作-生活相平衡的

我在大学修管理学期间掌握的最重要的不是具体的管理技能,而是被传输的一个观念,就work-life balance,即工作和生活要保持一种平衡的状态。

我们每个人每天都平等的享有24小时,按照比较笼统的划分方法,除去8小时的睡眠时间,还分别有8小时用来工作和生活。这样的安排是自然界和人类社会发展所逐渐形成的,8小时工作制也为工作与生活的平衡提供了保障机制。每当你加班,都是在剥夺享受生活的时间,久而久之天平两端就会发生不可逆转的倾斜,所以为了健康的生活状态,要向加班说不。

2. 能准时下班的才是好员工

正如前面所说,加班通常给人一种努力工作的感觉,这样的对比下,准时下班的人反而显得不够上进。然而你是否考虑过加班可能只是营造了一种“看上去很努力”的假象;相反,能准时下班却代表着通常情况下能高效率的完成任务。

工作的完成效果无论从数量还是质量上考量,都不是用时越长越好。在职场,效率就意味着生产力。

3. 追求更灵活的工作时间和工作方式

有些公司包括一些企事业单位都有固定的工作时间,实行打卡制,比较难实现灵活的转变。不过不少公司已经实行了这种制度,并正在逐步推广。

从时间的灵活性上看,不再实行标准的8小时制和打卡制度,只要工作可以及时完成,就可以自我掌控上下班时间;从工作方式的灵活性上看,许多工作可以通过网络完成,不要求员工一定要置于办公室内。

当然,这些灵活的方式不是我们可以决定的,但这给我们提供了一种新的思路,在条件允许的情况下去追求一种更灵活高效的工作状态。

心动不如行动

观念明确只是“0”,行动力才是“1”,没有行动力就一切都没有意义。

1. 按照事情重要紧急程度安排先后顺序

管理学上著名的四象限法则是将待处理事项按照重要程度和紧急程度分为重要且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急和既不重要也不紧急四种。

除此之外,我认为另外一个更简单的做法是按照deadline来处理。每天正式工作前,先按各任务的deadline 理出需要完成的顺序,当然这时面对deadline相近的事项,一般会把更重要的放在前面。明确deadline的过程,可以有效避免当天做了一些无关紧要的事项,快下班时才开始紧急事项的处理,从而避免发生加班的情况。

2. 首先攻克核心工作区

除一些十分机械的工作外,大部分需要思考的工作都有一个核心工作区,也就是整个工作最重要也最困难的地方,而这个核心工作区是我们首先要攻克的。

比如制作关于某个主题的PPT,相比于寻找图片背景、制作变换动画等琐碎的程序,列出演讲所需的内容和逻辑则是这项工作的核心工作区。再比如写这篇文章,列出各部分内容的标题是核心工作区,而填补具体的内容则相对容易。

先攻克核心工作区是一种“先苦后甜”的工作方式,将重点和难点解决后,其余的工作就变得简单,可以带着愉悦的心情完成,同时也更能把握整体工作的进程,这些都将有利于提高效率。

3. 不三心二意,一次解决一个问题

不三心二意,其实是指尽量不中断核心工作区。有许多人习惯多任务同时进行,但实际上效果并不如人意。我们大脑在工作时,从一个任务类型到另一个任务类型,这中间的转换需要一定时间来重新适应,也就造成了一种损耗。当进行核心工作区的时候,突然转换到其他事物上,再想回到核心工作区,这种损耗就会尤其大,而且不易恢复。就比如有时候突发一些灵感,但是没有及时记录,再想重新回想的时候就不一定还能进入那种沉浸的状态。

从工业管理的角度来讲,根据亚当·斯密的理论,当一项工作被不断细分成不同的程序,分派给不同的人负责,当达到一定的熟练程度后,整体的效率会达到最高。其实我们平日工作也是一样,将一项任务根据性质分解成不同的部分,然后集中处理各个部分时,效率会相对较高。

4. 将长期任务不断分解,分期完成

我之前的一份工作,每到月底或季度、年度结束的时候都需要做结算。我被调往其他区域时,负责培训下一任接班人,让她也试着做一次月结,结果她说月底那天她在办公室做到凌晨2点,问我是不是有什么简便方法,因为我每次月结都很轻松。

我就告诉她,其实没有简便方法,不过每天我都会利用空闲时间把前一天的账目算好,每天只算一天非常简单也不容易出错,到了月底那天其实也只需要把前一天的算好,再稍微整理就可以。

很多做同类性质工作的人每到月底、季度结束或是年底时就为加班犯愁,其实最简单的办法就是将长期性的任务不断划分成小任务,然后定期完成,这样既可以保证准确率,又能提高效率,其他加班的同事只能眼睁睁看着你回家。

5. 劳逸结合,偷懒有理

我每天中午都保持着午睡半小时的习惯,虽然有时事情多,但我也一定会坚持闭目休息十五分钟,每隔一段时间我会去接个水、泡个茶,反正离开座位活动一下。这些行为或许会被冠以“偷懒”,不过正是这些小空隙的休息可以让神经处于紧张状态的我们适度放松,在劳逸结合下反而能以更好的状态重新投入工作,提高整体效率。

需要注意的是,这里利用间歇时间放松和不中断核心工作区并不矛盾。间隙的并不会选择在处理核心工作时,而是阶段性的完成一个任务后,进行适当的休息。市面上很多番茄钟利用的就是相似的道理。

打造极简工作环境

环境对人的影响作用是毋庸置疑的,在办公室里无论人际交往环境,亦或者单纯的办公环境都在一定程度上影响我们工作的心情和水准。让我们先从最基础的办公桌开始,打造最适宜工作的极简环境吧!

1. 办公桌面保持整洁

极简生活的理念已经逐渐深入人心,许多人在生活中保持着极简主义风格,其实工作中也应该如此。过于杂乱的桌面,既会影响我们开始工作的心情,当想要寻找的东西在一堆杂物中反复寻找无果时,也影响了我们工作的效率。所以明天开始工作之前,花一点点时间将桌面整理整齐,你会发现这一点时间绝对“物超所值”!

2. 常用文具、工具一应俱全

每种工作需要用到的具体文具、工具各有不同,不过都应该确保常用物品保持齐全。除了常用的纸笔,比如某些设计类工作需要用到的一些制图工具、绘画颜料,都要及时做好采购,避免因必要的工具短缺而造成的工作中断。

3. 文件按照逻辑定期整理

有些人的电脑桌面上满屏幕都是各类文档、文件夹,每次需要用到某个之前的文件时都要找上好一会儿,或者干脆拜托同事重新转发。虽然随手把文件存在桌面,当时用着很方便,但事后总是需要为此花费大量时间。纸质文件也是同样,办公桌上堆放过多杂乱的文件不仅不利于寻找,而且非常容易泄漏商业机密。

如果你也属于这一类型,从现在开始把各类文件按照一定的从属关系或者时间顺序整理好吧!

技能修炼

技能分为硬技能和软技能。所谓硬技能,是指帮助我们符合工作职位描述范围的实用性与技术性的能力。软技能其实就相当于我们所说的情商,是指人际交往能力

从技能方面讲,我并不是专家,每种工作需要掌握的具体技能各不相同,关于提高各类技能的书籍、课程也让人应接不暇,这里只讨论技能对于不加班的作用。

1. 善用软件提高效率

举一个关于 Excel 的例子,很早以前我就知道 Excel 的作用非常强大,但是实际需要用到的并不多,所以没有深入研究过。有次需要做一个不同类别数量的统计,我有一个同学真的一个一个在数,我说他这样效率多慢,正要用sort 来统计,另一个同学看不下去直接用透视两秒钟做好。这次才真正让我知道善用软件工具是多么“厉害”!

工作中,同样的任务分配下来,你一个一个数,而有些人分分钟做好,你不加班谁加班?当然,这里提到的 Excel 也只是众多能提高效率的软件之一,重要的是从现在开始意识到要用科技来改善工作。

2. 推陈出新,不断发现好用的新工具

如果现在让你做一次演讲汇报,你会选择什么工具?我猜多数人的答案是 ppt。大三时,有一次期末个人汇报,一位同学用了 prezi 这个软件来演示,惊艳的动画效果让所有人包括老师都眼前一亮。

回去之后我也下载了这个软件,并尝试使用,意外的发现它的流畅好用,并将它作为替代ppt 的文稿演示工具。直到工作后,每次演讲汇报我都用它博得更高的关注度和赞赏。其他人默认这样精细的效果一定花费了我很长时间,而事实上相同的内容用它来制作时间远比ppt 要少。

好用的工具,不仅能减少工作时间,而且还能让人眼前一亮,觉得你别出心裁。每个领域都一定有很多优秀的网站、软件和工具,赶快发现它们并用起来吧!

3. “我在聊天,但不仅仅是聊天”

人际关系对于工作的推动作用是毋庸置疑的。很多时候在办公室里和同事,或者客户聊天,或许都给人一种“偷懒”的印象,但实际上在闲聊中却能促使彼此更加熟悉,也能从中获取很多有益于工作的信息。

有些人每天坐在电脑前埋头苦干却屡遭失败,而有些人打几个电话就能坦诚一笔收益不菲的业务。看似无用的交际在关键时刻往往也能起到大作用。

很多业务都是从看似与工作无关的准备开始的。你要记住,你在聊天,但不仅仅是聊天。

管理者专用

最后这个部分,我将它称之为管理者专用模块,如果你已经晋升成一位管理者,那么我希望你可以看下去;如果你还只是职场新人,但是有一颗想要做管理者的心,我也建议你继续读下去。

1. 用人不疑,权力下放

我曾经做过一个小经理,那时候也是从最基础的员工逐渐被提拔上来,所以习惯了事事自己安排。我有一个助理,不过也是刚毕业不久,工作不够细心,很多事情交给他我也怕出错,所以在办公室一个很奇特的现象就是经理很忙,助理很闲。

作为一名管理者,无论是管理成千上百人,还是三五个人,都不可能事必躬亲。如果所有事情都亲自动手,既累死了自己,也失去了下属的意义。权利下放是作为管理者必须学会的一种工作方式。

当然,放权不等于放任不理,前期宁肯花大量时间做好培训工作,也不能轻松的一笔带过,出问题之后再加班熬夜补救。

2. 根据所长,合理分配任务

现在我所处的办公室存在这样一个问题,经理有几个相对信任和喜欢的下属,每次一有任务就交给这几个人来处理,所以这几个人总是很忙,而剩下的同事却很闲。

从心理的角度,我们当然都愿意把事情交给更相信的人处理,但从管理者的角度这样并不算成功,整个办公氛围就会变得很怪异,忙的人可能会被各种任务压的喘不过气,很多事情不一定能第一时间完成;而闲下来的人又会有一种不被重用的感觉,逐渐养成惰性。

每个人一定有自己所擅长的事情,作为管理者合理分配任务才能调动整个团队的工作积极性,让每个人的相对优势发挥出来,从而达到整体任务最高效高质量的完成。

3. 以身作则,带头“偷懒”

曾经跟同事聊天时,她说她以前在酒店工作,整个办公室都养成一种加班的习惯,总监不走,下边的人谁也不敢动,就算已经没有工作要做也留在办公室耗着时间。

我现在的办公室也有加班的习气,但说来惭愧,我是那个每天到了六点就准时停止工作,然后收拾东西走人的女同事。不过即使我认为工作已经完成,下班是理所应当,也心安理得,但每天看着坐在我对面的经理还在电脑前奋斗时,也总觉得“有哪里不对”。

虽然每个人都是独立的个体,但是职场中还是非常容易不自觉的受到同事尤其是上级的影响。所以管理者为了正常的、健康的工作环境,更应该以身作则,工作时提高效率,尽可能的准时下班。


一不小心又洋洋洒洒写了五千字,这篇文章当然是看到了“我偷懒,我有理”的专题,以此为契机完成的,但其中提到的观点也是我工作近三年来比较完整的一次总结。此“偷懒”非彼“偷懒”,我相信每一颗“偷懒”的心背后都有自己坚定的目标和必备的工作绝技。

另外想说明的是,文章主要以大观点为主,一来对于具体的工作软件我并不算高手级别,二来我认为理清一些观念才能从根本上想要解决“加班成瘾”的问题。

最后就希望大家都能远离加班,成为高效达人!

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