第四课 核心工作时间如何高效专注避免干扰(番茄钟的使用)

成功的要诀是专注!而专注力的提升是一个过程,只有不断的训练自己,我们的专注力才能达到一个越来越高的水平!所以不要奢望一用番茄工作法,我们的工作效率就能够提升~我们建议初学者使用100个番茄钟,在这个过程学会番茄工作法。番茄工作法是当今世界上很伟大的发明,这是一个非常重要的提升工作效率的法宝,请大家务必要实施它!

第一部分,基本原理。

1、入门。准备番茄钟一枚,铅笔一根,纸一张,或者使用我们提供的模板。请大家记住一个符号,×,代表番茄钟的完成。

同时,我们会提供一个番茄钟的小小流程。一次只做一件事。所以第一步,要选一样任务。在启动番茄钟前做好所有准备,然后启用番茄钟。

第一步,你确定的时间,比如25分钟。第二步,番茄钟运行25分钟。第三步,番茄钟结束。第四步,用×来记录这个番茄吃完了。第五步,休息5分钟。在整个过程中,保持专注,休息时间可以喝水溜达。第六步,假设吃了4个番茄钟,我们可以进行一轮大的休息。

选择任务,是从番茄工作法的表格,左边是待办清单,选一项放到今日待办当中。番茄钟是不能够被分割的,我们不能说吃半个番茄。吃完番茄钟,我们就在今日待办中画个×。休息的5分钟或30分钟可以干什么呢?可以冥想、打盹、喝水,或者重新记录所有的事件,也可以简短的交谈,吃点东西,回个电话等。利用这个事件来处理相应的事情。

2、番茄工作法中的打断。我们的目的是为了减少打断。我们在吃番茄的时候一次只做一件事,但是我们会碰到两方面的干扰,第一个是来自内部,第二个是来自外部。我们要减少打断对我们造成的不专注。

内部打断很简单,还记得第二课时我们提到的收集么?在我们做某件事时,会突然想到另一件事,就利用1%的精力把它填写在待办事项中。这种处理比较简单。内部打断用、来表示。

外部打断比较难处理。外部打断指在吃番茄的过程中,有短信或者微信,或者有电话、邮件进来。我们处理的方法是把手机关掉,把电脑的通知都关掉,专注的吃番茄。办公室不是一个特别好的吃番茄的地方,建议初期不要在办公室使用番茄钟。或者可以采取推迟打断的方法,比如告诉来访者,我一会儿来找你或一会儿回你电话。当然,要遵守自己的承诺。外部打断的符合是——,建议用——来表示外部打断。我们会在讲表格的时候告诉你。要把被打断的事件记录下来。记录下来的目的是为了让我们知道我们有多少打断,打断是正常的,我们的目的是为了检视打断为什么产生,逐步达到一个消灭的过程。

3、如何让我们的番茄钟更有效。可以把25分钟分为前中后三个阶段。起初可以先对要做的事情有一个大致的印象,也可以回想上一个番茄钟做的事情,在脑中有一个初步的印象。然后我们开始工作。等到番茄钟快结束的时候,可以用最后几分钟快速的总结一遍我们刚才做了什么。来回的检查可以让我们把事情做的更好。当然,如何是四个番茄钟,我们可以在第一个番茄钟的开始部分用来回顾工作,用第四个番茄钟的最后部分用来做这四个番茄钟的总结。

4、学会预估任务。我们吃番茄的过程中,我们需要对所做的事情预估需要多少个番茄钟,大于5个番茄的,我们要把它拆分为更小的任务,比如3个加2个,一件事变成两件事。总之不要超过番茄钟。如果小于1个番茄钟的几个任务,我们把它合并为一个番茄钟进行处理。预估可能准确,也可能不准确,所以小于预估数或大于预估数都没关系,如果是我们预估的番茄的个数多于实际的个数,就留空,如果预估的时间内没有做完事情,我们就要进行番茄钟的第二次预估。第一次预估用□表示,第二次预估用○表示。

请注意符号的使用,如×代表番茄钟的完成,□代表第一次预估,○代表第二次预估,——代表外部打断,、代表内部打断。

5、制作一份作息时间表。在一天之中找出旺盛精力的时间,我们用来吃番茄。建议大家用四个番茄钟为一组来进行一天的工作。早上第一个番茄钟,用来做全天的规划,接着三个番茄钟用来工作。最后一个番茄钟用来做回顾。番茄钟的时间可以自己设定,可以25+5分钟,也可以15+5分钟,45分钟+15等~脑力工作建议使用25+5分钟。

初学者一定会出现很多打断,如果内部打断很多,说明收集做的不彻底,如果外部打断很多,说明你没有提前预估或者做预案。你也可以推迟外部打断,把它合并为一组,然后用番茄工作钟把它处理掉。紧急情况除外。

第二部分,介绍表格。

预估番茄:□代表1个番茄钟,需要几个番茄钟就画几个□

标注:如遇到打断,可以在这里标记。

第三部分,实操表格。

把事前买好的番茄钟拿出来。首先在活动清单收集今天要做的事。收集好以后根据事情的重要性,用编号进行排序,并抄到右侧的待办事项当中。接下来,在待办事项栏,按照顺序,对每一个待办事项进行番茄钟的预估,□代表25分钟,一件事可以1到几个番茄钟。可以做整体统计,看今天是否能够完成。

第四部分,给大家提供一个番茄钟的指引。

番茄钟开始前要处理好所有个人事务,把手机调到静音或勿扰模式,准备好所有在这个番茄钟里面可能用到的物品或资料。用最舒服的姿势,启动番茄钟。初期用25+5分钟的模式。

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