我的时间管理经验

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17.2 2019.05.01 21:43* 字数 2289
时间管理

你是不是还在使用todolist管理每天要做的事情?你是不是感觉自己每天忙忙碌碌但是又不知道忙了些啥?今天这篇文章用于分享下我的时间管理经验,希望你能有所收获。

时间管理的原则

凡事预则立,不预则废。所有的事情都要有所规划,没有规划,边做边想,边想边做就会陷入无止境的漩涡中,让人失去了最开始做这件事的乐趣。

要事优先。事情总是干不完的,事情总是有个轻重缓急,因此可以按照四象限法(重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急)对事情快速分类,然后永远先做要紧的事情。这里有个陷阱——不能让自己长时间做紧急重要的事情。

利用好碎片时间。现代生活中的各种诱惑(各种app、各种新闻、各种突然的会议)将人们的时间切得很碎,这一点你是没有办法逃避的,只能尽量调整自己,碎片时间可以用来做点三五分钟可以完成的事情,或者对一些问题做一些思考等等。

管理时间就是管理自己的注意力。在很久之前,我希望像机器人一样安排自己的时间,美其名曰时间管理,最终却把自己搞得很累,起始就是没有认识到——人的注意力是非常有限的,集中注意力是需要体力的。

时间与精力相匹配。要懂得休息,当你精力不足以支撑自己的工作或学习的时候,要给自己放松的时间,毕竟生活不是一个短期游戏,而是一个长期的游戏,你要做的事情不是短期的爆发,而是长久的坚持。

记录自己的时间。没有计划,怎么知道进度是否正常、没有导航,怎么知道是否偏离了方向,没有记录时间,怎么知道自己的时间都花在哪里了?在之前的我文章中我也提到过——《数文明》的作者涂子沛老师在书中写道:对信息的记录的精细和全面程度,反应了文明的进步程度。对应到时间管理上来说就是,对自己的时间花费在哪里记录得越清楚,就越能发现可以改进的地方。

时间方法论

我的时间管理方法论就是GTD工作法,目前是参考L先生提供的流程图来进行实践的,如下图所示。

极简高效时间管理流程图

在这张图中有一个收集箱,作为你接受外部信息的统一入口,不管是灵感、还是别人发你的信息,还是别人派给你的任务,都先放到这个收集箱,然后接着完成你当前手上的工作。

在工作告一段落后,就可以检查收集箱,这时候首先要应用2分钟原则——如果一件事情能在三五分钟内完成,那么就立马去做。

如果一件事情不满足2分钟原则,就要看这件事是不是真正值得做,如果可以不做,果断舍弃,很多人就像松鼠一样,不仅喜欢收集书、资料,还喜欢给自己列很多自己要做的事情,实际上你的精力是有限的,你能做的事情也是有限的,要懂得舍弃。

如果一件事情必须要做,那么就要看下它的紧急程度,如果不那么紧急,可以先推后一点完成;如果一件事非常重要,时间上又很紧急,那么就要看下能不能委托别人帮忙,如果可以,就跟对应的伙伴沟通,然后将该事情列入跟进清单,跟进清单中的条目要有时间、人和事。这里有个陷阱——你不要担心把事情派给别人做会让自己无事可做或者担心别人会取代你,反过来想想,如果一件事情交给任何一个人都可以做,那么你做和别人做又有什么区别呢?你有限的精力应该用在做最适合自己做的事情上。

如果一个事情只能你来做,那么先看下,这个事情有没有deadline或者固定的日期,如果有固定的日期,例如评审会议或者什么活动,那么就将这个事情放入日历的对应日期。这里有个陷阱——你要统一自己使用的日历,将工作日历和生活日历合二为一,这样在安排事情的时候不至于将一些事情安排冲突了。

如果一个事情不具有时间强制性,那么可以先将他列入任务清单,等待任务拆分。对一个任务做拆分的时候,有时候很顺利,很清楚需要分哪些步骤来推进任务,有时候则比较迷茫,会遇到一些问题,我们将遇到的问题列入思考清单,将分解出来可以执行的步骤列入待办清单

每天开始工作的时候,都是从待办清单里取事情出来做,这个跟一锅炖的todo list是不一样的,这个待办清单是经过了前面层层过滤后形成的具体可执行的任务,我们利用前面的流程,将思考、拆解、沟通协作等事情和执行做了隔离。在做的过程中,可能会遇到问题,将遇到的问题放入“思考清单”;在做的过程中,也可能需要给自己设置要打到的目标,这种目标可以列入“梦想清单”,用来鼓励自己。

这个流程图,还需要一件事才能完整,就是定期检查,建议你每天晚上都看下自己的各个收集箱,做下总结和梳理,然后记录日记——工作日志和生活日记。你可以发现,这个流程图中有三个关键时刻:工作告一段落的间隙;每天早晨;每天晚上,记住这些个时刻,然后按照具体的流程去安排工作,你会成为一个时间管理高手。

时间管理的工具

GTD是我用到的重要的方法论,类似的我还使用PDCA、四象限划分法、番茄工作法等方法论作为辅助。这一小节介绍一些我使用的时间管理工具。

xmind

我使用xmind做年、季、月、周的计划,每周末晚上我都会花一个小时的时间计划下周的工作,总结上一周的工作。


使用xmind做工作计划

云笔记

我私人使用印象笔记、工作使用语雀,用来写工作日志和生活日记,记录自己每天的阅读心得、思考心得、工作心得、工作日志等事情。记录生活日志,会让你的生活变得更可控,你会看得到自己的变化,也方便将来发现今天的自己是不是犯傻了。

习惯管理软件

我使用iBetter管理自己的习惯,目前在坚持的几个习惯有:日记、椭圆机、篮球、公众号原创文章。


iBetter

注意力管理软件

我使用Forest来管理自己的注意力,实践番茄工作法。


Forest,一起来种树

日历

这个不必多说,我建议是工作的日历和生活的日历要合并到一个软件中,方便统一安排。

参考资料

  • 《搞定I—无压工作的艺术》
  • 《时间管理:如何充分利用你的24小时(漫画版)(简单有趣的个人管理丛书)》
  • 《番茄工作法图解:简单易行的时间管理方法》

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