如何打造一个好的在线会议系统?

      语音会议系统在企业沟通的场景中扮演着非常重要的角色,一个好的会议系统可以大大提高大家的工作沟通效率,甚至能够改变传统的开会模式。传统的跨地区会议一般需要以下几个步骤:预定一个会议室、借一个八爪鱼、发会议邀请邮件、大家定时到会议室,拨入会议号及密码入会。不难看出,传统的跨地区会议准备和入会流程都特别繁琐,并且还存在会议室资源冲突、入会场地和方式局限、八爪鱼音质效果不稳定等一系列问题。没错,传统的开会模式已经无法继续满足需求,急需要一种更为简洁轻量的开会方式——用在线会议系统开会。

在线语音会议系统服务

      回顾这几个月来做咚咚语音会议产品的经历,我觉得,一个好的会议系统给人的体验应该是庄重严肃,但是又不失亲切感。庄重严肃代表它是严谨的,可信任的,告诉我们任何大会小会都可以放心地交给它;亲切感代表它是可亲近的,是易操作的,是设身处地为我们着想的。它必须具备以下几点特质:


(一)高清稳定音质,永远都是核心竞争力

      会议的通话音质,是一个会议系统的核心,在这点面前,其他所有功能都可以称为锦上添花。但是会议场景往往复杂多变,比如参会成员网络状况较差、身边噪音较大、大会议室场景边缘位置听不见等,都可能影响整个会议环境的通话效果。要提升会议的通话质量,可以从以下三个层面进行考虑。

1)技术层面:如何进行降噪、如何减少网络差时的丢包、如何保证大型会议的音质稳定,这些问题可以从语音底层架构以及上层服务处理进行优化。

2)交互层面:当然也可以优化交互,比如网络差时可以提示用户是否切换为落地电话呼入(目前大多会议系统为适应复杂的网络环境都支持落地电话+网络通话的混音模式),比如会议噪音大时可以提示主持人是否开启全员静音等等。

3)设备层面:提供特有的会议硬件设备(麦克风+扬声器等),会议系统软件与会议设备硬件相结合,更好地满足大会议室场景。


(二)覆盖多种会议模式,满足多变的会议场景

      首先从开会的时间角度,可以分为即时会议、预约会议两种。即时会议就是立即发起,预约会议一般针对更正式的会议,提前预约,定时自动邀请参会者入会。其次从开会模式角度,常见的也有以下两种:

1)自由发言模式:参会成员可以随时自己开启或关闭麦克风控制发言,无需经过主持人的同意,这也是目前应用最广的一种会议模式,能够满足大部分会议场景。

2)举手发言模式:参会成员不能自由控制自己的麦克风开关,想发言时需要举手,经得主持人同意后,方可发言。主持人也可以直接指定某人发言。这种会议模式多用于比较正式、严肃的大会场景,需要主持人掌控整个会议的发言秩序。


(三)完善的会议辅助工具,让开会变得更简单

      开会的通话音质保证了,不同场景的会议模式也满足需求了,那么剩下的加分项,就是会议的辅助工具:

1)屏幕共享:会议中主讲人可以分享桌面屏幕,会议中用到的PPT、Word等文件都可以准确高效地共享给参会者。大家可以一边听讲,一边看材料。

2)会议纪要:会议中可以记录会议重点内容,记录完成后可以一键发送给所有参会成员。(目前还有比较先进的方式是基于语音转文字的技术自动生成会议纪要,但实际准确率未知)。

3)会议录制:会议中支持录制音频/视频,若有成员无法参加会议,可以会后观看会议回放。

4)白板:会议中可分享白板,主讲人可以边写边讲。


(四)打磨功能细节,提供极致通话体验

      俗话说得好,细节决定成败。对于产品也是一样,细节的体验差异,往往影响着整个产品口碑和竞争力。细节体验好了,才会显得更亲切。会议系统需要重点关注哪些细节的体验呢?

1)会议发起:会议发起流程是否简洁,选择参会成员、设置开会时间是否操作便捷

2)会议加入:收到会议邀请是否能一键入会,若错过了会议邀请又该去哪里入会,若加入会议发现没有声音怎么办

3)会议提醒:会议提醒的方式,是否人性化(应用内、手机短信、邮件等)

4)单人会议与多人会议的交互细节差异

最后再总结一下,关于那句“庄重严肃而不失亲切感”,以上前三点主要代表了庄重严肃,第四点主要赋予产品亲切感~最后附上目前咚咚语音会议的截图,要实现这个目标,还需继续努力,共勉~


咚咚语音会议界面

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