「RIA学习力」《高效能人士七个习惯》No.8,风吹铃动【要事第一,习惯、拒绝、关系、输出、省钱买房、旅游、口语】

在习惯三要事第一,作者讲到有效管理,下面来自书中第175页。

有效的管理指的就是要事第一,先做最重要的事情。领导者首先要决定的就是哪些事情是重要的;而作为管理者,就是要将这些重要的事务优先安排。

从这个意义上说,自我管理的实质就是自律和条理,是对计划的实施。根据英语词源学,“纪律(或自律)是由“信徒”一词衍生出来的。通常情况下,信徒指的是信奉某种哲学或者某种学说、原则、价值体系的人,他们信奉某种高尚目标或这种目标的代表人物。

换言之,如果你能够成为高效率的自我管理者,那么你的自律就是由内而外形成的,是独立意志的具体表现,你所信奉与追随的就是内在的价值观及在此基础上形成的人生要旨。有了独立意志和诚信人格,你就可以控制自己的感情、冲动以及情绪,服从这些价值观的约束。

拆页九

来自第五章《习惯三 要事第一》

P176

别让琐事牵着鼻子走

使用下面这张表可以详细阐释第四代管理方法的重点。从本质上看,我们对时间的使用方式不外乎以下四种。(见表5-1)

这张表告诉我们,紧急意味着必须立即处理,比如电话铃响了,尽管你正忙得焦头烂额,也不得不放下手边工作去接听。一般说来接电话总要优先于私人工作,他们不会让电话那头的人苦等,但却会让办公室里的人干坐着直等到他们打完一通长长的电话。

紧急之事通常都显而易见,推拖不得;也可能较讨好、有趣,却不一定很重要。

重要性与目标有关,凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。一般人往往对燃眉之急立即反应,对当务之急却不尽然,所以更需要自制力与主动精神,急所当急。

在时间管理矩阵中,第一类事务既紧急又重要,需要立即处理,通常被称为“危机”或“问题”。有人觉得,这类事务会消耗大部分的时间和精力,他们整天都在处理危机,满脑子都是问题,忙于应付各种紧迫任务。(见图5-1)

如果你过分注重第一类事务,那么它们的范围就会变得越来越大,最终占据你全部的时间和精力。这就像是冲浪一样,来了一个大问题,把你从冲浪板上打到水里,你好不容易重新爬上去,但是下一个问题又来了,于是你又重重地摔了下来。

有些人每天都在应付各种各样的问题,疲于奔命,因此只能借助第四类既不重要也不紧急的事务来逃避现实,稍微放松一下。在这些人的时间管理矩阵中,他们把90%的时间花在第一类事务上,而余下的10%中的大部分则用在第四类事务上,用在第二和第三类事务上的时间则少之又少,几平可以忽略不计。这就是大部分时间精力都用于处理危机的人所过的生活。

还有一些人将大部分时间花在紧急但并不重要的第三类事务上,却自以为在致力于第一类事务。他们整天忙于应付自认为十分重要的紧急事件,殊不知紧急之事只是别人的要事,对别人重要,对自己就不一定了。(见图5-2)

有些人几乎将所有的时间都用在第三和第四类事务上,可以说他们过的是一种不负责任的生活。(见图5-3)

高效能人士总是避免陷入第三和第四类事务,因为不论是否紧急,这些事情都是不重要的,他们还通过花费更多时间在第二类事务来减少第一类事务的数量。(见图5-4)

第二类事务包括建立人际关系、撰写使命宣言,规划长期目标、防患于未然等等。人人都知道这些事很重要,却因尚未迫在眉睫,反而避重就轻。

按照彼得·德鲁克( Peter Drucker)的观点,高效能人士的脑子里装的不是问题,而是机会。他们不会在各种各样的问题上浪费时间和精力,他们的思维定式是预防型的,总是能够做到防患于未然。当然,他们也有真正意义上的危机和紧急事件需要马上处理,但是这类事件的数量相对来说很少。他们能够平衡产出和产能的关系,将时间和精力集中在重要但是并不紧急的事务上,即第二类事务,完成这些活动能够提高个人的处事能力。

「I,重述知识」

描述时间管理四象限,现在的理解和你过去的理解有哪些不同?

四象限是一种按照时间矩阵逻辑来划分事件处置优先级、达成人生自我管理的思维模型,关键取决于底层价值对要事的定性和由此带来的精时力资源定量配置。

不同点:

1.被急事牵着走的根源在于其“可能”比手头事(排在计划中会被打扰、分心)或要紧事(会被无意中忽视、替换掉)更有趣或讨好别人。追问一下“凭什么优先”能排除外界各种“即时入侵”。

2.燃眉之急并非当务之急,急所当急。

3.不在三、四类事件上浪费时间,节省下来的精力少量分配在一类事件,大量聚焦二类事件从而再度减少一类事件,这就是基于系统思维的产能维护与产出平衡的高效做法。

4.要揭开自以为重要(实际是他人的一类)与真的要紧(对自己重要且紧急)这两类容易混淆事件的面纱,否则会错把三类当一类来定性,不知不觉陷入被动。

5.一类事件应付过剩,才会拿四类排遣放松,其实质是“转嫁负担”的恶性循环。

6.坚决摒弃沉迷三四类事件、毫无独立意志、无药可救的不负责任行为。

「A1,激活经验」     

请思考,有哪些事情可以让你的工作和生活得到彻底的改观,但是你却一直没有去做?这些事情属于哪一个象限?并用时间管理四象限说说你为什么没有做。

按照前因后果的逻辑顺序,我对自己的第二象限的要事进行了盘点:

一、早睡早起的习惯养成:

1、这是牵一发动全身的根子问题,尤其带娃的职场女性,拖拉迟睡,娃和自己睡眠不足、精神不济,早上起不来、上学、上班迟到,一路骂骂咧咧或者被主任关注气急败坏,情绪一团糟,尤其是晨间高效而美好的计划被打乱,相当于瞬间少了一半精时力,低产疲惫。

2、原因是本末倒置,掉入第四象限及时行乐的陷阱不能自拔,追剧追得“废寝忘食”,走路、做菜、吃饭、开车、午休、睡前、上厕所……久而久之,母子都离不开手机(平板),当时乐此不疲、很过瘾,连锁不良反应如前所述接踵而来。

3、可以将遛娃、运动、阅读等有利于亲子陪伴、精力(健康)管理的活动捆版,取代第三、四象限的事件。

二、只专注于先完成一件事,杜绝“钉画框”效应。

虽有排计划的习惯,但两个环节没有持续改善:

一是缺乏回顾反思,有些要事之前安排时预估不准、超时完成,挤掉了其他日程,往后积压,不堪重负。应考虑诸如写报告(通讯稿)、准备诉状、整理案卷、学习全国民商事审判纪要等高负荷脑力劳动所需时长,并在列计划时切忌排太满,借助【空】(留白)、【机动】(特意设置宽裕调剂)这些措施(就习惯三维度而言,意愿有了,在知识、技巧层面还要再消化)使计划更富有弹性。

二是拒绝打扰的定力不足,太急于响应第三象限“别人着急的事”,比如:前员工咨询工伤索赔、久违的朋友突然来电、快递需要收发;偶尔不经意沉迷于第四象限的人生蹉跎,比如:同事又为剩女相亲和双十一开聊了、同学群正讲着个风趣笑话、度娘搜索时下拉或弹出一个别的感兴趣话题……这些都会分心,把思绪扯到无边老远,让我忘记了原本想干什么,这一点我“病得很重”,悔不当初无数回了,还是习以为常,不能痛定思痛,可见自诩的自律面临的挑战和诱惑非我等凡夫俗子可以轻易抵挡。

三、有意识地经营人际关系、或者找个安静、独立的时空梳理每周、月度、或律协日志等,想通底层逻辑,这些第二象限的要事几乎无暇关注,比如:约了两次的朱律、胡总、陆总呢?要去拜访的吕总、徐大状呢?要开展的闺蜜+同学女性普法或读书专场呢?说好的《咱爸咱妈咱的家》纪录片策划呢?承诺过的家庭蜜月旅行呢?

四、关注“输出”,先见到雏形再求完善!

显然属于产能训练的二类事件,属于比一类“输入”无趣,较有难度导致不想提笔,逃避回只知应付一类(比如有人邀请普法讲座,苦于课件不常更新、门类少得可怜),甚至转向四类(周末睡了一下午)寻求放松。

五、口语提升:

学英语都快被我跟大家讲烂了,想得多、做得少,持续行动更成一句口号,难免落入这一窠臼,须知只有各个突破,一点点做大自己的蛋糕,不是不能想,爱好广泛总比啥都提不起兴趣要好,但要懂得暂时放下,所谓因上努力、果上随缘,过于宽泛的关注圈彻底淹没了本来就小的影响圈。

要充分利用带娃睡后、晨起读书这两个时间段按部就班。

六、坚持零存整取和小额定存。

要转向第二象限的“长期规划”,不是钱到用时方恨少,平时开支不用脑!

又及:

我第一反应列出的是买大房子这类表面“问题与危机”,后来回顾原文“第二类事务包括建立人际关系、撰写使命宣言,规划长期目标、防患于未然等等。”再一写I,重新梳理读完拆页的新知,赫然发现自己竟然把急事当要事!而这些“问题与危机”与“导致问题与危机的原因”还真是不好分辨呐。

推荐阅读更多精彩内容