如何做好项目管理第一活--催活

自从04年因为要怀孕,从产品测试转岗到平台服务,以技术指导他人做产品销售BOM和使用对应的IT系统为主,变成了类似项目管理的角色。

作为这种角色,既要有C型特色,技术专长;又要有S型特色,指导他们使用IT系统;又得有D型特色,在领导要求的时间完成某些业务数据的完成。唯一不能现的是I,好羡慕自嗨的I呀。所以写成总结自嗨下。

这周做了两次催活的事情。

第一次是A部门(考核者)周二要求部门相关岗位所有人完成对应业务考试。有近30人没有及时完成,领导下午2点要求催未完成者尽快完成。我的操作如下:

1.设定时间截止点

我给自己定的目标是半天,所以给A部门报告的是一天。

2.确定项目成员

一般有未完成者、考核者。

协助催活者,因为部门百十号人,未完成者也有近30个,而且我还有一半不认识只好找帮手,协助催活者。因考试内容类似B岗位的人,每个项目组各一两个人。所以我找他们帮忙。

3.多重提醒

重要的事情说3遍,我先发一遍邮件,提醒未完成者当天完成考试,并将完成情况告诉我,抄送项目组接口人;发完邮件5分钟后,打电话给项目组接口人,请他们配合到未完成座位上催活。

这种情况下,在当天下班前找考核者帮忙查看那些人考完了。到第二天继续找接口人催,并和他们想办法提供方法尽快完成考试。几个未完成的,若是接口人不好催的又恰好我原来有接触的关系还行的,我直接搞定。

4.及时汇报

每天我都给直接领导汇报目前进展和下一步计划。让领导心中有数。

5.完成情况

由于上面4点,按时完成任务,然后给领导回邮件说明催活已经完成,部门相关人员全部完成考试并达标。

6.复盘总结

要及时感谢,下周一补充一个感谢信。

第二个活估计是领导因为第一次的表现,所以周五下午二点直接让我催部门同事完成一个人性测评。我赶快和领导沟通通过部门的全部项目经理催他们考核的下属。经领导同意后,我发了两个邮件。

1.发正式邮件

第一个邮件给未完成者,告诉他们如何完成任务,有时间要求有链接有例子。

第二个邮件给所有项目经理,告诉他们未完成者清单,请他们当时跟催。

2.及时电话

然后打电话分别给项目经理,请他们考试或催下属。

3.亲密接触

找项目组里的熟人,请他们看那些人是同项目组,并帮我催。若熟人不在,就主动去找未完成人,说希望项目尽快完成组能获得殊荣。一般人都挺配合的完成。

4.遗漏补差

电话或微信联系未见面人,确保平时配合好的团队能尽快完成。

5.及时汇报

终于在下班前确认33人中有15人完成考试。将所有情况列表总结给领导。



两次催活感想:

1.从人的角度看

一般同级或高一级同事催活容易;高两级就困难如天,要请上方宝剑。

2.从内容角度看

内容(比如考试,HR测评)或易完成或重要者催活容易。所以想办法让内容简单或告知对其利益重要。

3.催活套路

适合大公司大部门,先发邮件给需要完成者,抄送协助催活者。开电话会议与协助人沟通。收集进度。及时汇报进度给领导。个别难沟通者主动主击。

小公司发邮件抄送领导,直接与当事人沟通。

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