关于职场邮件，我也是付出了很多血流教训，虽不是什么技术难题，但是总会在忙乱之中犯些错误，有些甚至是致命的错误。

-01-收件人及邮件开头称呼的次序问题

在前单位，客户多为从事传统农业领域的客户，很多部门的的设置遵从政府形式，什么接待处处长，办公室主任，宣传科科长，不同的部门有不同的负责人，刚开始因为理不清楚部门之间的级别高低，遇到跨部门的邮件，都是按照个人喜好填写收件人邮件次序。

直到有一次，有位办公室的副主任专门给我回邮件，说让我在写邮件的时候，称呼他为“副主任”，我才恍然大悟。我的邮件因为是直接抄送个三个部门的领导，直接在邮件开头称呼他“主任”，与其他两个部门的真正主任直接并列，确实不妥。

自那以后，每次遇到这类客户，都事先跟公司领导明确好到底是“正”是“副”，不然图图让对方心里产生说不清道不明的情绪。

所以，一定要在邮件的称谓上，搞清楚到底谁是副主任，谁是正主任，a部门的副主任是不是比b部门的正主任级别高？理清楚了后，才能在邮件的称呼上不弄错次序忙。

-02-邮件主题不要忘记

之前写邮件的习惯不好，总是导致经常忘记写邮件主题就发送出去了。有时候刚发出去就看到了，直接撤回邮件就好了；可是也遇到了已经发送出去，并且电话和微信都通知了对方邮件已经发送了，对方回复说没有收到的尴尬。

刚开始工作的时候，有一次忘记写邮件主题就发出去了，这类细节错误，虽然不是什么严重事项，但是若遇到紧急邮件，因为没写邮件标导致对方没有看到，责任也确实是自己的。所以遇到这样情况，可以撤回，若无法撤回可以再发送一次。

对于工作忙碌的客户，没有写明主题的邮件往往会漏看，所以一定一定要记得检查邮件主题。如邮件是沟通某次新闻发布会媒体名单的，邮件主题中就要点出“某新闻发布会”“媒体名单”等关键词。此外，对于很多人，邮件太多可能不会仔细查看，如果遇到需要紧急确认的邮件，就需要在邮件主题里写明紧急情况。

-03-收件人称呼写错，简直想剖腹谢罪

嗯，我有两次想要剖腹谢罪的经历，第一次把“钧”写成了“均”，这个错误是自己一开始拿到对方名片的时候就已经下意识的认为对方的名字是“均”造成的。发了好几次邮件后，还是我的领导发现了，告诉我才意识到的。当时，真的觉得对方对自己态度一直很冷淡的原因，估计就是自己在邮件中把对方名字写错了吧啊；而且邮件也会直接发送给对方的领导，感觉自己把整个公司的形象都拖垮了，真的是非常非常抱歉。

虽然有了一次教训了，可是却没能让我避免第二次犯错。第二次是在很紧急的情况下发邮件，错把Tammy写成Tommy，第二天直接被领导拎办公室大骂一顿。

因为同音异形字和长得非常相似的英文，常常就是雷区，现在每次发邮件都告诉自己，不用着急，迟发几秒钟也不会怎么样，犯错了才不可饶恕！

-04-邮件的“八股文套路”

入职的第一家公司，公司新成立，没几个有经验的员工，都是刚毕业一两年的孩子，所以老板都很尽心尽力的教，包括如何写邮件。当然，那时公司客户都是以传统企业为主，等级严明，所以当时写邮件的套路也自有其道理。

邮件正文主要分为三部分：1）恰当的寒暄问好；2）条理清晰严明的正文；3）道谢/提醒/随时联系做结尾。

1）恰当的寒暄问好。

如果是第一次给对方发邮件，可以简单介绍下自己；如果之前有面谈，可以简要写下上次面谈的具体事宜，达成的共识，或者礼貌性说下通过上次见面对方给自己带来的帮助。

这个帮助不一定是什么具体实际的，可以是说对方专业敬业的精神，热情周到的接待让自己很感谢这类的，主要是为了避免刚开始邮件就直入主题带来的生硬感；当然也是运用了人际交往中的法则：表扬或者感谢具体到细节，以拉近距离。

以上，主要是在对方比自己职位高，自己只是作为执行下属，并且是初次或者才接触不久的客户；若是跟自己平级或者已经比较熟悉的客户，就不用这般客套，只需要对上次的达成的共识进行简要总结，以便可以为此次邮件的沟通搭建共同的回忆。

2）条理清晰严明的正文

进入到邮件的核心内容，如果遇到细节或者事项较多的，善于利用1、2、3这些序号，方便对方一目了然获取主要信息。

对于邮件目的是沟通方案这类的，虽然具体内容可查看附件，但是也建议可以简要列出附件或者方案的主题框架，目的还是为了方便对方第一时间抓取核心信息。

需要对方注意的，可通过粗体标出，不建议用其他颜色或者字体，邮件太花哨显得不专业且轻浮。

3）道谢/提醒/随时联系做结尾

邮件的结尾，一般会写上“详细内容辛苦查看附件/有什么建议，可随时联系/以上内容/祝工作愉快”等信息。

当然，最好把自己的工作邮箱设置好名片，这样每次发出去的邮件都会附带上自己的名字、联系方式、邮箱、公司网址和地址等信息，方便对方联系你。

当然，很多公司文化倡导平等，不会有这么“八股文”般呆板的邮件套路；但是，邮件毕竟是对外的，宁可谨慎也不愿取巧或者展示个性。

记得有一次，需要通过邮件回复客户发来的合同建议；但是因为事情太多了，领导便主动说他来看合同，并把需要修改的点写好给我，我直接发邮件就好了。

邮件内容太长，我没有一一检查，直接发出去了。

刚发出去没多久，领导就跑来跟我说，“你没有检查，直接发出去的？”连带着发来的是领导的邮件截图，图片上是领导各种情绪化的表达，如对方把一些鸡零狗碎的东西也算上是违约怎么办，我们前期投入会不会打水漂。。。。。。。。。

但是看到这样的截图，整个人都已经疯掉了。邮件也撤不回了；微信里也提醒了客户邮件已经发送，辛苦查收了。当时真的是抱着听天由命的心态，对于领导，无话可说；但是对于自己，只能责怪为何不认真检查。

深刻的教训是：凡是自己经手的东西，一定认真检查；凡是自己出品的内容，一定保证基本的质量。