亮剑2.0 -73-《番茄工作法图解》读后笔记1

序一

“番茄工作法”,意在让人们驻足、观察、醒悟,并在此过程中改进自我。

序二

高效一天 “活动清单”表格中,选出8个番茄钟的活动,填入“今日待办”表格,每天记录番茄,对每项事情进行分析预估番茄。番茄钟工作法,帮我改进计划、减轻压力、提高产量,而且有更多时间照顾家庭、从事业余爱好。

第1章 一次只做一件事

黄瓜和洋蓟在酒吧相遇

开始之前

要想做到专注,你就得坚决抛开各种杂念。 什么是番茄工作法?   列出你当天要做的事,设置25分钟闹钟,然后从第一件事开始。此外还要有每日回顾、做每日承诺、控制中断、预估要花的工夫等。

乘车时间

番茄工作法,就是帮你把每一天分成小段,和乘车时间差不多。你只要为自己的“小公车”确定目的地,并设好闹钟,然后专注在工作上即可。

番茄计时器

番茄工作法能帮你与时间化敌为友,不会再因为还有一小时、一天、一周、一个月的时限而充满焦虑,你要做的就是定好25分钟番茄钟,然后全然专注于手头的任务。

自己动手:为活动限定时间段

我的太爷爷马克斯

为何要用番茄工作法:

番茄工作法,以25分钟的短期迭代为节奏,帮你建立可持续发展的步伐,休息时安心休息,工作时一心一意。

番茄工作法是以动作为导向的,扭启番茄钟是动作,遵守铃声是动作,填写“今日待办”表格是动作。习惯成自然,充分利用条件反射的力量。

番茄工作法在一天结束前要做三件事:记录、处理和可视化,这些每日回顾工作,是改进个人流程的关键。每天都学习,每天都进步。这样还有一个好处是,一开始你是照着书本应用番茄工作法,等到认清自身工作习惯后,就可以进行调整,形成自己专属的一套方法。

将活动拆分为小项目,使其更加清晰。经过预估,如果某项活动需要7个以上的番茄钟,就应当拆分它。番茄工作法预估每项活动,通过比较“预估番茄数”和“实际完成所用番茄数”,可以让你在每一步得到即时反馈。

在活动进行过程中,是不是经常会节外生枝地冒出一些次要任务?没问题,在番茄工作法中,你可以将其填入“计划外紧急”一栏,然后再接再厉,完成主要活动。这部分与“定性预估”有关。

头脑被各种想法占据。有时难以集中于单项活动,是因为其他想法一刻不停地冒出来。这时应当把它们填入“计划外紧急”表格,然后再接再厉,完成手头的活动。想要专心致志,就抛开所有杂念。

“跟踪”阶段就是在收集全天工作流程的真实数据,这些数据可用于每日回顾,以改进第二天的流程。

扭启番茄钟,投入25分钟努力,然后得到画一个X、休息一下的奖励。

问自己:一次只做一件事

※ 什么让你半途而废?

※ 在哪些地方读书,更容易让你集中精力?

※ 你是怎样逃避做无聊琐事的?

※ 通常哪类活动会让你花费的时间超过预期?

※ 你的时间是否经常被事务型活动填满,即使有更重要的事要办?

第2章 背景

黄瓜和洋蓟在动物园相遇

基础

大脑结构

大脑性能

生物节律

是迷信还是专注的力量

条件和非条件反射

左脑与右脑

天才

多动

工作记忆

联想机器

交替和持续

做梦

吸收

吃饭睡觉钟

重复的手势和惯例能帮助大脑适应现场情况。

心流

有一种精神状态称为“心流”,它具有以下特点:明确的目标、集中、专注、自我意识消失、时间感扭曲、直接和即时反馈、能力水平与面对挑战的平衡、个人控制感、工作本身的内在奖励、行为与认知的合一

心流状态下缺乏全局观念,创造力与统筹力难以并存。时不时地,我需要纵览全局进行战略决策,部署行动,以便在下一个心流期间能够全身心投入这项行动中。

在进入心流阶段之前,我扭启一个番茄钟,让它稍后唤醒我,这样我可以暂时换上战略眼光,观察全局,然后再次回到心流中——这就是节奏。

激励

激励是一种生理活动加剧的状态。我不需要巅峰,更不想要低谷,我想保持一个可持续的步伐。

拖延

三个导致拖延的明显原因:

※ 其他人强迫你做一些事,违背你的意志;

※ 你给自己压力,想要有完美的表现;

※ 害怕犯错误或受批评。

英雄主义和内疚

调整过程

专注工作的过程中,应当只对相关指标做持续记录。定期的会议或回顾,才是专门用来分析调整的场合。在分析过往数据的同时展望未来:如何适应我们所处的办公环境、所面对的活动类型、手头的工具、身边的队友、项目的最后期限,以及其他相关情况?

薄片撷取

正确的决策是意识和直觉之间的平衡。为了做出正确决定,你需要简化问题,使其只包含重要事实和你有足够能力进行分析的领域。而“薄片撷取”是一种不假思索的思考方式。我们根据一段极短的时间内的经验,从中提取真正重要的信息。这些判断有效与否,完全取决于我们的经验、专业训练和知识,而非其他因素。

拥抱变化

选择的悖论

我们自始至终仍然愿意做最重要的事情。当环境发生改变,而且影响到我们手头工作的价值时,我们应该接受这种变化,或许还要调整原先的优先次序。

问自己:背景

※ 在一份耗费脑力的活动上你能专注多久?

※ 你的私人生活和职业生活的节奏是怎样的?

※ 对于考验记忆的游戏,你能玩得好吗?

※ 你上一次拖延是什么时候?为什么?

※ 你做决定的时候是凭直觉还是凭意识?如何平衡?

第3章 方法

黄瓜和洋蓟在图书馆相遇

学习工作法

选择“今日待办”表格中最重要的工作,扭启番茄钟到25分钟,开始专注于这项活动——仅此一项

阶段 5个阶段

※ 计划:在一天的开始,从积压的工作(称为“活动清单”)中提取最重要的活动,填写到“今日待办”表格中。这就是你当天的自我承诺。

※ 跟踪:确定当天活动后,扭启25分钟的番茄钟,从当天活动的第一项开始进行。在每个25分钟的时间段(称为一个番茄钟)内,你要收集一些过程指标,比如计算遇到的中断次数。

※ 记录:在一天结束时,将当天收集的数据归档,写入“记录”表格。如果你跟踪了中断次数,就把中断次数写下来。

※ 处理:从所记录的原始数据中提取有用信息。例如,可以计算在每个25分钟的时间段,平均遇到几次中断。

※ 可视化:最终你要将信息以某种方式组织起来,从中找出改进流程的思路。如果你想获得最适合现实情况的工作习惯,在自我调整过程中,基本上每天都要做这样的回顾。

在每天开始时,进行计划;每天结束时,进行记录、处理和可视化;在两者之间,进行对25分钟周期循环的跟踪。

戴明循环

戴明循环的4步为:计划-执行-评估-应用。

※ 计划(Plan):定义预期的结果,以及达成它所需的流程。

※ 执行(Do)实施该流程。

※ 评估(Check):对流程进行衡量,比较实际结果与预期结果,找出差距。

※ 应用(Act):对差距进行分析,找出问题根源,以图改进。

计划、监控、衡量和改进,也正是番茄工作法的核心,番茄工作法是一套典型的PDCA流程。在每天早晨确定要做哪些工作,跟踪什么。然后贯穿全天的是跟踪事件,在表格画叉号、撇号、减号等。在每天结束时,将当天的跟踪数据,与最近几天的数据以及事先的期望值进行比较。问问自己,有没有努力完成早晨在“今日待办”表格上承诺的活动?然后想想如何改善明天的流程。每天重复这个循环,对流程进行改进。@重要

工具

番茄工作法只需要一支钢笔或铅笔、一枚厨房定时器、三张白纸或横格纸。

三张纸的用途如下。

※ “今日待办”表格:填写今天日期、你的名字,列出打算在今天进行的活动。每天早上这张表要换新的。

※ “活动清单”表格:填写你的名字,列出最近要进行的活动,随想随填,不用排序。同一张“活动清单”表格可以用很多天,增加新的活动,划掉已完成的。

※ “记录”表格:记录所采样的流程指标,以便对流程进行改进。同一张“记录”表格可以用很多天,以便比较每天的跟踪记录。

自己动手:做一张活动清单表格

寻找起点

“现在就做”是一个很好的原则,可以减少你“不得不做”的工作数量。

早晨

在一天的开始,从我的“活动清单”表格中选出一些最重要的活动,填到“今日待办”表格中。这就是计划阶段。

然后我选择“今日待办”表格中最重要的工作,扭启番茄钟到25分钟,开始专注于这项活动——仅此一项。在脑海中,我把这项活动加入“当下清单”,这个虚拟列表是二进制的,它只有两种状态:现在有一件事做;现在没有事做。

番茄工作法有一定的目标导向。量力而为地选择一定数量、今天能完成的活动,这是你的承诺。

自己动手:做一张今日待办表格

承诺

“今日待办”表格是在时间段限定内的承诺。

区别“活动清单”(传统工作清单)和“今日待办”(所提取的承诺),这项必要的策略可以保证你做正确的事情,现在就开始,并全心全意投入你的工作。它们帮你明确目标,建立个人控制。

直接和立即反馈

为刚才25分钟的工作打个好评,能让我们获得立即反馈。

前瞻记忆

当下清单

休息

放下

阶段性休息

我将4个番茄钟作为一组,所以每4个番茄钟后,我进行阶段性休息。阶段性休息通常可以是15~30分钟的消遣。可以利用这段时间来清理办公桌,去一趟咖啡机那,或者到喜欢的社交网站转转。

行程

确实有形的目标,能激励我完成工作。

已完成的活动

抽象时间单位

记录和处理

自己动手:记录

拿一支笔,一张纸,番茄钟,还有你的工作日程表。把书签放在这一页上,扭启3分钟的番茄钟。在纸面顶端写下标题“记录”。

看看你的工作日程表,有多少项目安排在昨天?例如办公室会议等,在第一行填写昨天的日期,日期右边填写项目个数;在第二行填写前天的日期和数据;继续回溯之前的时间,直到番茄钟响铃。然后回来读这本书。

看看你的“记录”表格,算一算你每天平均安排了多少事。结果比你想的多了还是少了?你觉得日程表里的事应该更多还是更少?

精益

记录跟踪数据,在每天结束的时候进行分析、观察,基准点是自己。在分析的基础上改进方法,是以自己为起点进行的增量升级。

此时此地

每天要有一个承诺:一个番茄钟,一个活动,一个目标。

问自己:方法

※ 你是否有过一个长长的工作清单并深受其害?

※ 你的精神奖励是什么?

※ 哪种计时器适合你?

※ 你在工作当中多久休息一次?

※ 你在什么时间对工作习惯进行反思?

第4章 中断

黄瓜和洋蓟通电话

学会坚持

注意力缺乏症候群

避免LIFO和BPUF

可持续发展的步伐

中断策略

内部中断

接受、记录并继续

扭转依赖

原子性

内部中断滚滚来

外部中断

保护番茄钟

可视化然后强化

作废

外部中断策略

中断标记

认清界限

问自己:中断

第5章 预估

黄瓜和洋蓟在赛马场相遇

测量和猜测

活动清单表格中的预估

群体的智慧

活动的规模

选择

定量预估误差

昨日的天气

记录表格中的预估

鼓-缓冲区-绳子

问自己:预估

第6章 应变

黄瓜和洋蓟在电影院相遇

灵活对待

简单工具

索引卡片

事务番茄钟

声音和形状

番茄钟的长短

休息的长短

进度表格

优先级淘汰赛

收件箱清零

反复回顾

思维导图日记

守则和应变

闻铃色变

问自己:应变

第7章 团队

黄瓜和洋蓟在会议室相遇

与他人共事

限制时间的会议

跟踪会议

匹配工作节奏

授权番茄钟开始

匹配番茄钟长短

临时单飞

跟踪工作配搭

团队文化

问自己:团队

附录A 流程示意图

附录B 互联网资源

附录C 后记

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