职场新人，或者做秘书，助理其中有一个很常见的工作，就是组织开会。

稍微有些职场经验，或者没有职场经验的，也可以很明显的感觉到，组织会议这事情，是很琐碎的事情，甚至觉得没有任何的挑战性，会觉得很反感。

但是，就是把简单的事情做得不简单，这才不简单，把琐碎的事情，做得不琐碎，才不琐碎。

怎么把这事情做的不简单，和不琐碎呢？1.知己知彼。2.合作共赢。3.不断更新。

一、知己知彼

通常，要开会前，领导就会和你说，帮我定个明天的会议室，让谁谁谁来参会。

我们的本能反应，就是去定个会议室，然后发个通知给参会者。

但经过没有经过训练的直觉，往往是错误的，不然要学习干嘛？准确的感觉也是大量经验积累出来的。

第一步：

先要了解会议性质，这个会议要解决什么问题，是要大家汇报工作进度，还是要给大家布置新的任务？

会议的参与者，有哪些利益相关者，会涉及哪些部门，会议内容和他们有什么关系？

不然参会者就会很茫然，很难放下手上的工作，感觉和我关系不大，为什么要参会？

第二步：

了解对方，这是平时就要积累起来的，就像书到用时方恨少。

从感情和理智上深入了解对方，情感投资的关键，是随时随地给对方，提供心理空气，每个人都渴望被理解，肯定和欣赏。

有一次，我和领导一起等电梯，遇到了另外一个部门的Mango，那时候，我刚接手一个新的工作，完全不懂，也是我第一次和Mango合作，Mango就当着我领导的面，说我做的很不错，瞬间就被征服Mango，和她有了一个很好的合作开头。

这形同在别人的感情账户上存钱。

当我们知道了，参会的名单之后，我们就要和对方进行沟通，复述自己理解的会议性质，用自己的话加入解释这个会议和你有什么重要的关系，渗透自己的带有感情的解释。

例如：abby，你好，明天有个关于新产品推进的会议，新产品前期已经取得了很大的销量，但是，有个技术上的需求，需要你这边来帮忙协助，没你不行，其他几个部门的同事，我都已经邀请好了，不知道明天下午2点，24楼会议室，有空参与吗？

再将相关资料，数据递给他看，成功率会高很多，并且容易在和不同形形色色的人之中，学会在各种关系中求同存异。

二、合作双赢

1.前期准备：

a.发会议通知邮件给参加会议人员，会议开始之前，再次确认与会者会议时间地点。

b.准备相关会议用品，测试投影，电脑等设备，确认资源都到位。

c.做记录，记录缺席情况，做好详细录音记录，笔记记录。

2.六顶思考帽共赢式开会：

蓝色思考帽

假如，你是会议主持人，那你首先就要戴上蓝帽子，蓝色代表理性，让人感觉到严谨。

因此蓝色思考帽，就是要去控制、掌控，梳理整个思维的逻辑，所以，作为主持人的你要把握整个会议的进程，主导大家在什么情况下去戴什么样的帽子。

主持人戴好蓝色思考帽之后，那可以让大家所有人戴上，第二顶白色的思考帽。

白色思考帽

白色思考帽,它是中立客观的，也就是说戴上白色思考帽的人，那么只能去谈事实，谈数据，不能有主观色彩。

什么叫事实和数据呢？就是客观的，中立的，比如说今天赚钱10万，这就叫数据。你不能说今天赚了很多钱，这就不是白色思考帽，因为这是你的感受。

但有个小问题就是，要先确认一下数据的准确性，因为很多数据是没有经过考量的。

所以，这时候，大家先不要一上来就谈观点，结论，一旦谈结论，谈观点，下面就是争论，因为，大家都是站在自己的角度，而不清楚事实。

白色的帽子它起的作用就是这样，就是大家在同一个时间，我们先看事实结果，先不要着急出结论，急说观点。很多时候的争论，其实就是因为信息不对称导致的。

绿色思考帽

绿色代表生机，想象力，也就是说戴上绿色思考帽，目的就是激发大家去头脑风暴，想出更好的想法，更妙的主意。

但是要注意的一点是，要有人带头提出创造性的思考，不然气氛就会死气沉沉，并且在这一环节要留有一定的时间。

大家戴上绿色思考帽，这时候，客观的数据和信息大家都已经知道，这时候一定要去激发大家有什么更好的方案，当有了一个好方案后，一定不能停，要继续激发大家有没有更好的方案，这时候就可以用头脑风暴的方式鼓励大家有没有更好的方法。

因为我们追求的不是中规中矩，有一个解决方案就OK了。

黄色的思考帽

黄色就像阳光，所以就是要鼓励大家从正面的角度表达乐观的、积极的、富有建设性的一些意见。

这时候我们可能有了一个结论，或有了一个方案。就可以请大家戴上黄色的帽子，我们来看一看这样的一个解决方案，它有什么样好的地方，比如可行性，整体的效果，或对这个解决方案的预见和展望。

黑色的帽子

与黄色之相对的就是黑色思考帽，就是大家要用一种否定的、批判的，质疑的视角去看待这个问题，发表一些反面意见，来看看这个事还有一些什么样的问题，例如：会遇到的风险，对逻辑提出质疑等。

这时候就可以让大家一起戴上黑色的帽子去讨论这个事情还有什么问题，这样就避免了在会议上的一些对人不对事的争论。

红色思考帽

红色很热烈，代表着感性，大家就可以直观地去表达一些感受，感觉，在表达的时候无需论证或说明理由。

这时候大家就可以去天马行空的去表达自己的感受，不一定非得讲究逻辑原因。那做这个事情的价值是什么呢？就是让大家感受或者想法，有一个出口。

很多时候我们很多会议就没有这个环节，所以，有些同事就会把自己的感觉憋着，他没有在会上表达。就有可能在会下表达，这种表达就会对组织多多少少会产生伤害。

六顶思考帽

以上，就是使用六顶思考帽，各方都获利的开会方法，让每个人都能畅所欲言，是克服茶话会和改变阻力的很有效的方式。

三、不断更新

1.会议结束

a.将会议记录进行整理，发给与会者。

b.定责任，将责任落实到个人，跟进任务完成情况，并汇报。

2.更新流程

上面的六顶思考帽思维导图和下面的会议SOP思维导图，就是根据上面的内容做出来的标准化流程，形成了最基础的服务体系，做这种标准化的流程好处在于：

不仅能让你每次组织会议都有提升，更在于有一天，你做领导了，可以把导图发给你的下属，他就能在很短的时间内做到和你一样好，不用再为他犯的过错，花很大的力气去弥补。

但是，我相信你，一定还可做得更系统，因为还有很多的细节，没有写在里面，例如，会议用车，天气情况还没写在里面。

组织会议SOP

同样的思路，可以引导到你生活中的方方面面，完善更新你生命中的每个小系统。