若变更不可避免,这5要素可以降低项目范围变更的可能性

00 引言

项目范围的变更往往是在不知不觉中完成的,在项目的原始计划中往往没有充分考虑到这一点,最开始可能只是“让客户不会投诉”,然后到应该“再多做点什么,这不是什么大不了的事情!“然后逐步扩展到你无法接受的程度,这个时候才发现已经无法回头了,一次次的累积足以拖垮整个项目直至以项目死亡结束。
如果一个项目的项目计划中已经考虑到可能存在的变更并做好约束条件来避免这种情况的发生,并且每个人都清楚项目的目标的话,是不会出现恶性的范围变更情况, 出现额外的范围变更主要有以下各方面的原因。

01 相信 “顾客永远是对的”

许多项目经理往往承受着“客户永远是对的!”这个压力,但这在零售行业往往是真理,这是因为更好的为未来的重复性业务而允许对客户提供相关的额外服务。
但对于一个项目来说,预算往往是从几十万美元到几百万美元,和零售业客户所面对的金额完全是两回事,项目计划中一个微笑的变化就可能花费掉公司成千上万美元。
客户永远是对的,这个时候项目经理要善于区别对待,客户要求范围变更的真正原因,要对不同的客户进行区别对待,知道什么什么时候说“是”,什么时候说“不”。

02 急于证明自己的能力

另外一种出现项目范围变更可能是项目经理的心态所引起的,项目经理需要额外的动作来证明自己,并以此作为对个人的挑战。
但实际上往往真正实施起来仍然是项目团队完成,这样会对项目的真正计划产生影响。在商业环境中,可能会出现超出原定项目计划外的意外后果,如引入软件的新功能可能会产生与另一个软件项目的功能冲突。

03 认为变更流程无用

项目范围随意变更导致危机的另一种方式缺乏正式的变更控制流程,如果没有一个流程来对项目变更进行审核、评估并决定,那么改变项目范围会影响计划,而且开始的项目会变更原来的轨道朝着不同的方向前进。
人的记忆是短暂的,我们每天要面对大量的工作,没办法去记住每天那么多的细节问题,所以一定要做好项目变更记录,通过适当的文档记录可以帮助人们记住所做的更改,这样可以回溯到为什么要进行范围变更。

04 缺少系统化的文件归档

项目中每个人都会有自己的文件存档方式,这样往往会影响到沟通效率和细节缺失,如果出现项目计划中必须包含的解决方案某一部分的关键信息缺失,这时很容易在项目内部出现额外的范围变更,但这个时候可能关键信息在另一个人的存档中。
这种由于信息孤岛引起的额外变更是没有必要的,项目经理要求将初始的范围文档放在一起,通过项目管理和监控来定期进行文档更新,同时迫使项目团队成员在项目的交付过程中统一进行更新,避免出现信息遗漏的情况。

05 销售人员的免费承诺传递

尽管项目属于在后端交付,但实际上客户会绕过项目经理来影响项目范围变更。假设推动签单项目的销售人员和客户一直保持着良好的关系。那么当客户表明他们希望看到对项目的更改时,如果前端销售人员毫不犹豫的承诺“我们可以做到这一点!”
第二天,销售人员就会和开发人员说“我们需要做这个,这个,这个......”那么作为后面的项目经理往往无法拒绝,最终我们都会知道项目的结果是什么。

06 小结

当你在考虑项目计划的时候,要把进度和各种风险考虑进去,不要盲目的跟进去做与项目目标无关的事情,你需要注意可能存在无意中导致项目范围变化的行为。同时在面对无法拒绝的项目范围变更时,需要知道底线,并自己记录项目中发生的任何变化。

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