团队协作方法之:高效使用任务故事墙

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在《腾讯方法》这本书中,提到过一种团队协作方法,那就是建立团队协作任务故事墙。顾名思义,任务故事墙就是把团队中每个人的任务故事分解成一个个的小任务,然后贴在墙上,使得项目信息变得透明化和可视化,从而方便团队成员跟踪进度,提升协作效率。


一般来说,在平常的工作中,使用故事墙的时候都会跟每日站立会结合起来。在每天的站立会上,团队成员站立在故事墙前面,每个成员轮流讲解自己的工作进度,方便每个人了解项目当前的状况,对于提升团队协作效率有很大的帮助。

那么,这个故事墙应该如何建立呢?下面我从三个方面来分析。

一、故事墙包含哪些元素

如上图所示,一面简洁的故事墙制作起来其实并不复杂,最主要的元素大概就是以下四点:

“任务负责人”列:这一列主要就是把团队成员写上,比如产品、UI、前端、后端、测试等等。方便团队成员知晓每个任务的跟进负责人是谁。

“待办事项”列:还没有开始做的任务,负责人需要把当前版本的任务或者一些临时需求添加到“待办事项”列,方便团队成员清晰看到自己近期总共有哪些任务。

“进行中”列:正在进行中的任务,负责人需要把正在进行中的任务移动到“进行中”列,方便团队成员清晰看到自己正在进行的工作有哪些。

“已完成”列:已完成的任务,负责人需要把已完成的任务移动到“已完成列”,方便团队成员清晰看到自己已经完成的工作任务有哪些。

这四个元素就构成了一面团队协作故事墙,团队成员通过添加、减少、移动墙上的任务便签,就可以让整个团队清晰了解项目的进度状况。

那么,在每天站立会的时候,每个团队成员只需要站到故事墙前面,用语言讲解和移动便签相结合的方式向团队传达自己昨天做了哪些任务,已完成和未完成的哪些,今天又准备做哪些任务。

同时,要注意的是,对于各个成员之间相关度比较高的任务,负责人一定要及时向相关人员汇报进度,比如说已完成的情况下要及时告知后续相关人员应该怎么做。这样的话,整个团队成员就能够对每个任务走到哪一步有一个清晰的认知,也就有时间提前准备与任务相关的后续工作。

举例来说:后端在晨会上告知团队后端接口即将开发完成,那么就可以提示前端开发等下就可以对接口了。

当然,在这个过程中,每位成员还可以把自己工作中的一些想法和心得简单分享出来,提出自己的看法;或者说有什么困难,需要其他成员或者其他部门帮忙,也可以及时提出来。

二、故事墙的价值

引入团队故事墙的目的就是让整个项目进度变得可视化,只有在每个成员都能清晰看到整个项目进度的前提下,大家才能够主动发现问题所在,看到瓶颈所在,比如说某个任务到底是卡在UI设计这一步呢?还是接口开发这一步?通过故事墙一看就能够清晰明了,找到问题,才能更好地解决问题。从而有效提升团队协作效率,保证开发进度。

另外,故事墙是展示给所有成员看的,这对于提升每个成员完成任务的积极性有很大提升。比如说,后端程序员将开发某一接口放在进行中,但是由于难度比较大或者其他因素导致完成情况不够理想,始终无法把该任务便签移动到已完成列表中,从而影响整个开发进度,那么从心理层面来说,该后端程序员也就会想办法通过加班加点或者学习提升的方式尽快完成该项任务,保证项目进度不会因为自己的原因而拖沓。

同时,故事墙还可以提升团队工作的活性,比如说,某一个功能,UI这边是放在待办事项列表中,而产品这边是在进行中,那么UI就可以反推产品尽快完成原型设计。同理,开发也可以反推UI快速完成设计工作,这样的话团队成员之间可以互相推动,容易提升效率,也符合敏捷开发的思想,还能培养每一个成员的项目主人翁意识。

三、一些需要注意的点

对于待办事项、进行中和已完成这三个列表,我建议用便签纸的形式进行记录,每一个任务都写在便签纸上,然后贴在故事墙上面,这种形式更方便任务的移动、添加、删除等行为,并且也很直观。同时,优先级越高的任务放到越前面。另外就是,每个成员正在进行中的任务不宜太多,同时开工很多任务反而会影响完成度,长久下来,就会导致故事墙的效果大打折扣,影响士气和进度。

一定要推动每个成员主动去讲解自己的工作和计划,这也是锻炼团队成员主人翁意识的好机会,还能锻炼每个成员讲解的逻辑性。

每位成员边讲解一定要边移动任务便签,毕竟讲出来的东西很快就忘记,而故事墙上的变化却是随时可以看得到的。

不仅要推动每个成员主动讲解自己的工作总结,还要推动他们互相给其他成员提出建议,但是要注意控制时间,站立会不可太长,根据成员人数来定,一般10人以下的团队10分钟左右即可。

故事墙的位置一定要放在一个整个团队一眼都能看到的地方,并且还要方便成员去移动任务便签,随时更新工作进度。

其实,故事墙并没有固定模式,这个完全需要根据项目成员的数量,项目的实际进度情况来具体设置。故事墙也不是一成不变的,把故事墙当成一个产品,把团队成员当成用户,那么这个产品必然会随着用户的反馈而改进。

另外,站立会也不能太死板,可以适当加入一些有趣的元素,比如说讲段子,比如说小游戏,目的就是让站立会更有趣味性,否则很容易变成每天的例行公事,长久下去,自然就没有什么积极性了。

最后就是,一定要明确使用故事墙的目的是什么。方法或工具不是目的,提升团队协作效率才是目的,围绕这个目的来说,任何有价值的方法都是可尝试的,而我们就是要想办法找到最合适的。

兵无常势,水无常形,运用之妙,存乎一心!

本文由“Product daily”发布,2017年2月27日

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