《搞定》的读书笔记

整本书实际上可以用这个五个单词概括:CPORD-Collect Process Origanize Review Do,接下来分别说明一下。

一、Collect

本阶段对应书中的内容是第二章的2.1、第四章和第五章。

如果你想迫切的改变现在,那么建议你直接看第四章,按照里面的要求,直接做就行了。

首先明确的是,都需要收集什么?就是一切你可以想到、收集到的物品、事情、想法,统统放到桌面上。

收集的时间:

需要专门空出至少1-2天的时间进行材料的收集工作。

收集的空间:

单位办公区、家、车。

收集的工具:

书中的内容还是有一点过时的,实际上我个人的做法是:笔、纸、智能手机(最好是iphone)、电脑、办公用品。

办公用品书上推荐的有,即时贴、夹子、订书器、文件夹、日程表、废纸篓。

收集的方法:

收集的内容首先是客观环境的收集,家、单位、车,这三个地方必须进行整理。这方面的书可以参考《整理的艺术》和《超级整理术》。我的这个工程进行了大概1年多。

在办公室里,用纸壳把抽屉分隔成几个独立的小的空间,这样可以分类放置物品而不混乱。在办公桌上使用抽屉式文件台,可以分层放置文件。办公物品的摆放我个人有一个原则,就是最多两个动作,就应该能拿到你想要的办公物品。所以办公物品尽量不要落在一起,找的时候还要再翻。简单例子,动作一、打开抽屉;动作二、拿出工具。

电脑文件的存放必须分类放置,自己设定一个适合自己的规则。包括文件夹和文件的命名,都需要遵循一定的规则,这样方便查找。查找软件推荐使用everything,可以非常迅速按关键字查找文件。鼠标软件推荐StrokeIt,结合手势,可以提高鼠标的使用效率。浏览器推荐使用chrome。

家庭内部也必须进行功能分区,对每个功能区进行定位,放置相应的物品。

收集阶段完成之后,面对的就是你需要全部处理的事务了,下一个步骤就是加工Process和Origanize。

二、Process、Origanize

处理阶段:清空任务篮

原书用的是工作篮,我个人更倾向于任务篮。尤其是第一次进行GTD的时候。你收集的内容肯定包括工作之外的事务,所以,在处理阶段应该包括这一部分事务的处理。

所谓清空,事实上并不意味完成你所收集到的全部工作和行动。它指的是识别你搜集到的每样东西,确定他是什么,它意味着什么,他需要你进行什么样的行动。

在实际执行的过程中,通常我们区分不清楚Process和Origanize之间的差别。整个组织整理的工作和处理的工作是同步进行的,而不是一个单独的过程,随着你的处理工作的不断进行,这个组织管理的系统也会得到检验并逐渐完善。

首先对收集的材料(stuff)进行分类,标准如下:

1.trash垃圾-丢弃

2.someday/maybe将来也许-context

3.Reference参考资料-evernote

4.Projects项目

5.Waiting等待-context

6.calendar日程表-moni中的预测

7.Next action下一步行动

对于立刻判断出是Trash垃圾的,必须毫不犹豫的丢弃,放入废纸篓。开始的时候,往往无法迅速判断收集的东西是否应该丢弃,那么我的原则是放到一个专门的地方,等到有时间的时候再去处理。坏处是需要重复进行Process和Origanize的过程,效率降低了。实际上,这些东西长时间的呆在原来的地方,而你又从来不用,基本上就可以确定是丢弃的东西了。

对于someday/maybe,是指那些现在不需要做,将来也许某一天做的事情。按照下面的关于context的设置进行分类整理。

对于Reference参考资料,他们并不要求你采取任何行动,但他们有对某些项目和主题具有潜在的价值,今后还可以提供一些极为有用的信息。这类stuff主要是选择一个合适的工具存放他们。我的选择是放在evernote里面,也可以在omni里设置一个文件夹专门放置。个人建议如果Reference是比较多的资料,应该放在evernote里面,然后复制其笔记链接,记录到omni的资料夹里,想看的时候就可以打开evernote看了。

对于Projects项目,就是将其按照一个一个项目进行分类整理。

对于waiting等待,就是那些你只关心结果而不是过程的stuff。可能是你交代给别人的事,也可能是你等的一个电话等等。总而言之,就是需要别人给你反馈的stuff。这类stuff按照不同的项目,都设置在wait的context中。

对于Calendar日程表,根据GTD的要求,有确定时间的NA才能放到calendar中,注意项目是不能放入calendar中的。这个利用omni,当时记录在omni中,在omni的预测当中,可以看到当天及以后必须要做的事情。其余的事情可以根据个人的时间、地点安排,在项目和context中找到并完成。

对于NA,实际上指那些只需要一个步骤就能完成的行动,比如给某某回电话,但是这个电话什么时间回又没有确定的时间,只要回就行。这类stuff放到一起,然后再按照项目和context进行分类处理。

context:

所谓context就是完成该行动所需要的工具、地点、相关人员等等。

1.phone

2.outside

3.office

4.home

5.人:老板、同事、配偶、助手、孩子、律师

6.meeting 开会的动作

7.read/veiw

8.wait 等待

9.someday/maybe将来也许

对于phone,是电话清单,所有需要打电话的动作都设定在这里。

对于outside,是外出清单,需要外出的动作都设定在这里,也可以设定一些小的context,比如超市等经常去的地方。

对于office,是在办公室。需要在办公室的环境或条件下才能进行的NA或Projects,都设置在这里。

对于home,是在家里。需要在家里的环境或条件下才能进行的NA或Projects,都设置在这里。

对于人,是指Projects或NA不要某个人才能进行的时候,比如向领导汇报工作。

对于meeting,如果经常开会,可以设置一个。

对于read/view,是阅读/回顾 主要针对阅读而言,在空闲的时候,可以看一眼这个context,就可以迅速决定看什么。比如一直想看的或者读了一半的书,又或者是参考资料。这个context的好处是避免在有空闲时间的时候,不知道读什么好的窘境。

对于wait等待,是那些你不关心过程只关心结果的事情(或者说是由别人负责的事情),你的任务就是定期回顾这个清单,检查完成情况,并决定是否需要你执行某个行动以推动事态的发展。

所谓someday/maybe,就是你想做而又没有明确的想法,比如什么时间去做、怎么做的事情,有可能只是一个概念,比如想学习法语,这样的事情放在将来也许清单里面。当一旦你有了空闲时间的时候,就可以打开这个context,看一下上面的事情,选择一个进行进一步的思考,或者进一步的行动,这样才能最大效率的使用零散时间。当自己有想做的事情,可以记录到这里。

每个人的context都是不一样的,需要在使用的过程中探索出最适合自己的分类。有的context是可以重复的,比如你再out的里面有一个maybe context,还有一个专门的maybe context,前一个专门用来记录外出的将来也许清单,后一个记录别的。

context可以是一个大类,然后再从中分出一个小类。比如computer,如果经常不能上网,那么既需要computer有需要online的就需要单独设置一个online context,以防止在computer中还要区分不同的NA是否有online的。

对于stuff和context中的重复的类别,我一开始也很困惑,有些stuff不知道是做项目好,还是context好,这个只能在实际应用中自己摸索了。我到现在也不是能十分清楚的说明白这个问题。

在某个工作(项目)结束之前,你可能在不同的context里跳来跳去。比如,你可能在需要给买方打电话,要求他们出具一个具体的工程方案(phone context)。打完电话之后,你要得做的事情是等候他们提出方案(wait context)。当你接到方案之后,你就要找时间看看(read/view context),看完之后,你可能把方案交给领导,由他最后拍板(在此进入wait context)。一个项目中的NA需要用不同的context进行分类,才能高效的处理。这个时候GTD软件就起到了不可替代的作用。

我使用的是omnifocus,据说是最符合GTD思想的GTD软件,没有之一。

在omni中,项目是单层结构的,项目内不能嵌套项目的,不过项目里的动作可以嵌套另外一个动作。这个具体的作用我不是很清楚。context是可以嵌套的,一个context里面还可以再设置一个,在设置行动时,所有的context都可以被设置,不论是一级还是二级的context。

项目的设置有顺序和平行,顺序的项目中,第一个动作是加粗黑色字体,之后的动作是灰色的,当第一个动作完成后,下一个动作自动编程加粗黑色字体。平行的项目中,所有的动作都是加粗黑色字体。这两种就我目前的应用看,没看出什么区别来。希望可以有高人指点一下。

项目Projects:

如果事情需要一系列的行动才能达到目标或结果,就是项目(Project)。比如工作(job)这个项目,肯定不能一下子就完成了。

1.无法执行,能执行的都是行动,这是项目和NA的最根本区别

2.不能有具体的细节或方案。

Projects除了可以是实际的工作、任务之外,也可以是为你的想象力创建的一个清单:想干……、想看……,只要是你想做的、希望达到的目标等等,都可以成为一个项目。

在具体的项目执行之前,需要对项目进行规划。

项目规划的三个模式:

1.自然式计划模式

2.非自然式计划模式

3.应激式计划模式

自然式计划模式是最符合一般人思维规律的计划方法,通过这个方法基本上可以解决一般问题的处理。

自然式计划的技巧

1.定义目标why

   界定成功:成功对于自己是什么,你自己内心最想要的

   建立决策标准:知道目的才知道如何决策

   调配资源:达到目标需要多少资源而自己能提供多少资源

   给与动机:为什么要这么做

   阐明重点:目的的重心

   拓宽选择:有没有别的选择,也许能想出更好的目的

   比如目标是熟练掌握英语。

2.定义原则

   原则是什么?

   如果遇到与原则冲突的时候如何处理 ?如果是自己怎样处理?如果是别人怎样处理?

   比如上一个目标的原则是一切以这个为中心开展工作学习生活。

3.张望前景/结果

   聚焦于某一点

   阐明结果

   比如成功了可以和外国人无障碍的交流、多挣工资、考试成绩更好等等。

4.头脑风暴/集思广益how

   捕捉你的想法。

   不判断、不质疑、不评价、不批判,追求数量不追求质量,把分析组织工作置于次要位置上。

   这个地方可以运用各种思维方法和工具,没有固定的模式,比如思维导图等。对你的目标进行分析、总结。

   比如学习英语你要思考的问题,包括听、说、读、写。使用什么工具(iphone背单词、pc练口语等等)使用什么教材,使用哪种方法,有什么成功的经验可以借鉴,时间上如何安排,能否找到一个志同道合的伙伴一起学等等。

5.组织整理

   使用甘特图能够按时间注明工作的发展进程,以及一些相对独立的或相关的时间,并明确它们与整个计划之间的相互关系。

   比如上例,可以把学习英语分解到每天的哪一个时间段,分别从听、说、读、写进行安排。听主要利用看美剧,说主要利用背诵和tell me more,读主要利用SSS方法读牛津书虫,写主要利用supermemo背单词。

6.下一步行动

什么是清单?

清单根据我的理解就是每个项目、context和calendar都是一个清单,需要你执行的动作(NA)就记录在里面。通过Process和Origanize之后,所有的NA都应该记录在这里面,然后就是Do和Review了。

各种参考资料的管理系统:

1.一般性参考资料的归档系统

2.特殊资料的归档

3.名片册和通讯簿

4.图书馆/档案馆式的归档系统

以上全部使用evernote进行归档分类,通讯簿的一部分可以利用手机的通讯录,目前使用的是iphone。

经过以上的Process和Origanize,就可以进入到下一步骤了Do。

四、Do

具体的Do的过程,一定是一个步骤就能完成的行动。在这个阶段,必须按照前一个阶段的分类进行具体的执行,如果发现还有需要分解或进一步分类的行动,说明上一个阶段完成不好。需要重新完成第三阶段。

GTD关于Do的核心思想前提:2分钟原则。就是说,一个NA如果在2分钟之内可以完成的话,必须立刻、马上完成。从时间成本上看,你需要记录和回顾再去执行,不如直接在2分钟之内完成这个NA。

这个原则在实际应用过程中,会和番茄时间的break冲突,我个人的感受是,如果你是一个深受拖延症所累的人,那么就打断番茄时间,把这个冲突NA做了。好处是不会让行动拖延下去,坏处是很可能做起事情来像无头苍蝇,乱作一团。坚持2分钟原则,形成习惯之后,在从新的高度(1万英尺以上)思考,就会进步更大的。

执行Do的过程,选择最合适行动的方法如下:

1.确定某一时刻具体行动的“四标准法”Four Criteria Model

情景context

有多少时间time available

有多少精力energy available

重要性priority

以上四个标准按照先后顺序进行筛选,最终确定某一点的具体行动。例如在外边(5件事情)context-30分钟只能做3件(time available)-精力不足只能做2件(energy available)-选最重要的先做(重要性)

2.评估每日工作的“三分类法”Threefold Model

执行事先安排好的工作

处理突发事件

安排自己的工作

每天的工作无非就是这三种状态,按照这三种状态来进行工作的安排还是很有裨益的。以上方法从空间上面对事务。首先安排事先安排好的顺序进行事务处理(利用番茄时间),如果有突发事件,按照番茄时间的处理办法进行处理,最后处理完上面的事务后,在安排新的工作。

3.总体检视工作的“六级回顾法”

5万英尺+:人生

4万英尺:3-5年的展望

3万英尺:1-2年的展望

2万英尺:责任范围

1万英尺:当前的项目/目标

跑道:目前的行动

以上三种Do的方法,基本涵盖了执行的阶段的方法,从时间、空间等各个方面考虑,基本上可以毫无后顾之忧的进行工作学习了。第3种方法部分需要在下一个阶段进行。

项目的控制:

有两种项目需要我们进行某种形式的安排策划:

1.那些你已经决定了下一步行动,却仍然吸引你注意力的事务

2.还有那些你刚刚想到的新点子,或者发现了一些新细节的项目

对于上面的2种项目,不论你是如何思考的,最主要的是如何记录下来。所以,辅助项目计划的工具和架构就应运而生了。

1.思维和书写工具

书中推荐的笔、纸、黑板、白板、计算机。我个人现在基本上在外面用手机,在单位或家里就用平板和电脑了。

2.辅助架构

word、visio、omnifocus、思维导图工具等。

书中推荐的所有纸质资料的存放都需要一个文件夹或者相关的办法,甚至备忘录还有一个43folder网站。不过现在基本上可以用evernote完全代替了。再配合一台扫描仪,把纸质的资料扫描到evernote里面,利用evernote可以在图片和pdf搜索的功能,方便查找。扫描仪的具体讲解可以看《整理的艺术》

五、Review

回顾在这里的定义非常的宽泛,不但指定期的回顾,也包括了每次行动前对各种清单的浏览。

当你需要牛奶是一件事情,而当你到了商店时能回想起这个需要就是另外一回事情了。所以,你需要有不同的清单,方便你在恰当的时候对其进行回顾。

需要一个项目清单(在omni的项目中),一个日历(在omni的预测里面),一个NA清单(在omni的context中)和一个待他人处理清单(在omni的wait context中)。

回顾Review的流程:

1.calendar-omni的预测 项目清单

2.NA

3.wait、someday/maybe、Projects

首先对日程表进行浏览回顾,按照时间安排逐项完成。

其次是对下一步行动清单,这类清单的内容是一些预先确定下来的具体行动,一旦有时间就应该实施。配合不同的context,在合适的context情况下,完成里面的行动。

对于wait、someday/maybe、Projects的行动,根据个人需要定期查阅即可。

1.weekly review:

收集散落的纸片

这相当于开始的collect阶段。

2.整理笔记

收集所有日志、会议记录和记事本上的内容,提炼出行动、项目、等待、calendar等进行归类。

3.过往的日程

检查日程表上过往日期的工作,重新进行加工处理。

4.即将到来的日程

为下一周的日程安排,查缺补漏。

5.清空大脑

把大脑中的一切事情都写下了。

6.回顾项目清单

注意评估所有项目、目标和愿景。重新估计当前进行中的项目:检查项目清单,有否可以转移到将来也许中的。

7.回顾“下一步行动”清单

清除系统中已经完成的行动(不是删除而是标记为完成)。

8.回顾等待清单

9.回顾相关的核查清单

10.回顾“将来/也许”清单

11.回顾悬而未决和辅助资料

12.搜集你的奇思怪想和新奇点子

回顾的时间和地点

回顾的过程即使一个熟练掌握GTD的人也需要1个小时以上。所以,建议每周五的下午专门留出2个小时用于每周回顾。

以上就是我这次的笔记,实际上书中的内容丰富得多,一部分是我已经掌握了,就没有在这里反映,一部分我没有掌握的,就没有写,比如核查清单。还有一些实际上也是自己的一个设想,比如扫描仪,我也买不起啊。

参考书目:《Getting Things Done》(洋葱修订奇客审核版)

《番茄工作法》

《超级整理术》

《整理的艺术》

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