职场 | 复盘:为了让你站上舞台,我已用尽全力

2020年7月22日,在公司举办了第一次全集团线上、线下的千里马大会。 

背景:

1、千里马模式,初见还是在逸马的时候。做为top sales上台领奖时,有一份熠熠生辉的荣耀感,一直那么那么努力,被推到台前,分享心得,有机会公开而正式地感谢一切给与自己支持和帮助的大家,被所有的同事鼓掌、欢呼、认可,会激发来自内在的动力。

何况,那种场景最容易有勇气,说:我会再接再厉,争取更高的业绩、更好的客户满意度。这种公众承诺,带来的“言行合一”的力量感,比起千儿八百的现金,分量更重。 

2、疫情影响之下,在短暂几个月的打鸡血“要保住公司”的气昂昂状态后,短暂出现了疲态。有小伙伴开始懈怠,出现投诉,甚至引发了内部焦虑,一度觉得不稳定、不安全。这种状态下,需要有振奋人心的内容,让大家知道,公司与我们同在,看,公司看到大家了,安心下来,我们一起奋战。

所以,需要设计一场针对激活伙伴的动力,提升士气的活动时,我首先想到了千里马大会。

目标:

结合企业文化的内容,我选择了【创造价值,收获成长,赢得荣耀】这句话作为核心内容,将千里马大会作为公司企业文化荣誉体系中的一环。

用官方的语言,如我在发文背景中说的,也正是我想去实现的,是为激励更多的小伙伴以奋斗者为榜样,向优秀学习,同时提升企业组织活力增强团队凝聚力,让优秀小伙伴站上舞台,分享荣耀,形成集团内部“你追我赶”的繁盛进取的文化氛围,也促使更多小伙伴学优、争优、超优,提升个人职业竞争力,从而整体提升公司的核心竞争力,为恒程集团人才储备做好基石和沉淀


一、撰写和发布方案

思考了两三天吧。回顾之前经历的,虽未去操作过后台,但结合过往会议组织的经验和所听、所闻、所见,逐渐有了些想法。

开写,只花了1个小时。 

一个活动策划案,其实蛮简单。 

1、背景+目标

2、执行项目(主要内容)

3、项目标准设计

4、执行步骤及进度规划

5、预算

6、领导签字

1、2最简单,心里有谱,见识过了的,和领导大概碰一下就好。

执行步骤、预算这些更简单。一环扣一环即可。

最难的,是第三步。

关注三个点会有助于方案顺利进行。

1、标准是大框架,要满足的基本条件即可。三条,满足其中一项或两项都ok,不限制死,具体细节操作,要给到部门足够的空间去内部弹性。

2、涉及到具体计算方法的,需要列明相对应的计算公式,方便大家自行计算。

3、要随时准备着关于标准的各种提问,但需要保持内心笃定才能不左右摇晃,被部门的人带着摇摆陷入被动。

二、跨部门沟通协作

1、明确评选标准

随时准备答疑,沟通各部门的提名情况,鼓励大家自荐、部门推荐、部门内部进行择优评选。

2、收集推荐理由

给出《推荐理由》的填写模板,给出填写规则。

时间:2020年1月-6月。

写的太多像日常工作汇报的,打回去重写;写得笼统不知所云的,打回去重写;写得没有代表性光是日常产出的,打回去重写。

强调要求中的关键点:需要有里程碑事件、案例分享、数据分析,符合smart法则。

要不然,评选出来如何服众呢?

告知:

填写的推荐理由会被全公司范围内公示,不可造假、夸大,否则信任缺失、后果严重。

3、筹备投票选举

问卷星的投票链接做出来。第一轮公示,给与大家公开比较成果的机会,也给与一定的空间允许大家增加或减少自己的事件描述(当然,事实证明增加完善的更多)。

这个环节,是整个千里马大会的第一轮候选人宣传环节。

可以邀请公司的主管及主管级以上的人员参与,目的是扩大这个事情的知晓面、透明度。

然后,以大家提交的最新一轮的证据,重新进行打分、投票和选举。

这个过程难免有失偏颇,部门会由于打分人员(名额)不一致而造成部分部门的投票较多从而影响整体结果。

所以,会安排在下一环节,由各位经理们再去根据第一轮结果内部讨论、权衡。

公司政治因素也要考虑的,既要能奖励到每个优秀的人,也要让这些被奖励的人【均衡】分布在各个部门或者各子公司。

其中有不服气者,可以根据大家的第一轮评分、第二轮经理讨论去进行申诉。

实在由于名额有限这次无法入选而个人真的也非常优异,那么在下一届的千里马大会再参加即可。

坦诚,这个环节我Battle了好几次。和自己老大battle,HRD倾向于内部自行选择推举即可,不大张旗鼓的搞;部门负责人内部也再说员工私自提交都没有经过主管同意,经理也不知晓;还有部分人担心公开了会造成部分员工内心失衡,认为不公平,走了形式主义。

各色反馈都有遇到。

当然,感谢大家这些反馈,我最终做出了自己的选择。

更感谢大家,在我做了解释后,选择支持我的决定。

作为组织和主导者,我更需要站在一个升维的角度去思考。

1)千里马大会需要宣传。

候选人之间的隐形pk变成显形的,既是个人pk个人,更是部门pk部门。

允许个人修改完善推荐理由——是在给大家公示所有候选人的成绩时,看到别人写得那么多,成绩那么多,自己稍微弱点,他心里能不有点波动,赶紧改一改?

果然,13个候选人,8个人选择重新写,后来提交的版本明显好太多了。

主管级及经理级以上人员,公开看到全公司的人员的成绩成果,自然会产生团队内部的案子较量。别的部门能够做出这样的成绩,我部门何以不能?我还能做些什么?我的优势在哪里? 这是各位管理干部们需要去思考的。

同时,可能还会思考,哎呀我的部门还有更优秀的小伙伴没有被推荐出来呢,晚了晚了,下次一定不能错过这个推荐时机,能上就上!坚决不错过公司荣誉的评选时候。

做事情不能只顾着结果的产生,这个过程中传达的公司导向也是非常重要的。不比较,哪儿知道自己的差距呢?仅仅来自自己部门人员的嘴巴宣传,不如来自全公司范围内别的小伙伴里程碑事件明目张胆的较量!

这才是形成【你追我赶】竞争氛围的时刻,真正的角逐,从来不在领奖台上,领奖台那里,早就已经是铁板钉钉的了,不管过程如何,只有结果;但在台下的,那些无意间掀起来的竞争的风浪,哪怕是在内心里嘀咕一下【妈呀,这个人真牛逼!】【这个人的确优秀!】【我的确真的很优秀】,这样,才是真正给到了候选人们最大的刺激和冲击。

毕竟,人性,就是告诉我们,不要落后。

2)评选标准的公平性。

透明化总比私下里几个老大定下来的更具有说服力。

何况,全国各地的分子公司也在,如果老大们深圳的比较多,分子公司参与人少,难免会被说不在意分子公司,或不给分子公司机会。

这种全员投票打分的机制,相对来说在公开透明下进行,就算分子公司最后没有被选上,那也是全部主管评选出来的。

另外,这个过程,他们本身的参与度更高,体验感也更强,看到别的部门的成绩体现,自然之道自己提报的小伙伴的差距了。

3)还有投票和打分的考虑。

投票这个梗简单粗暴。适合用在职能体系大家的工作性质有较大差异时评选。

针对专业性强的,比较适合用平均分计算。

不用同一套模式去选取不同的内容,这些细节,都要考虑到大家的接受程度。

三、会前筹备

1、PPT模板选取

感谢WPS稻壳超级会员,好吧,我承认,我最后的PPT 是从三套不同的模板中选取的,然后通过美化,融合成我自己的个性。

精通PPT的人可能会看得出这里面有生硬的痕迹。但对于普通大众而言,这个水平还算凑合。

我的标准其实也很俗气:简单、大气、有获奖氛围、以金黄色为主。

定好主要的基调,其实选PPT模板就挺容易。

感叹一句,还算买会员吧!节约太多时间,真的不要花太多时间自己去思考怎么搞模板。站在“巨人”的肩膀上,效率提高不香吗?

我就不逞能自己去设计了——虽然一开始,我有想着自己搞一个来着。

然后搜模板发现,自己秒秒钟都不用,会被秒杀。

事实证明,会借力,这也是一种能力。

善于花钱,更是能力。

2、PPT 文案设计、奖状设计、颁奖词设计+磨合

1)PPT排版基本在模板里面搞定。

顶多设计了文案下面的阴影边框,让文字呈现时更清晰。

2)PPT文案是需要从候选人们的推荐理由中去进行抽象化总结的。

每个人,都需要有三个关键词,然后进行说明。这个花了我不少时间。

自己写,写好了去找一个个人确认,不懂他们专业的还要面谈聊清楚,保证我的关键提提炼不浮夸、不脱离实际。

这个得益于韩磊老师的指点,他给我看PPT排版时,建议我文字要突出重点,否则观看者找不到重点,那么页面就“废”了,没有传达出关键信息的Powerpoint的,既没有power,更没有point,不行不行。

虽然花了蛮长时间,但整体打磨出来后,这个过程,是很有成就感的。

3)奖状设计。

奖状版面是由品牌平面设计师设计的,我在网上找了对应的模板参考,告诉他们我想要的效果。这里进行的很顺利,第二次沟通就基本定稿了。

关键是奖状里面的获奖词。

我用word专门设计了版面和文案,先出大模板版面。

然后在整完PPT文案后,根据每个人的关键词,完善了所有的奖状词汇。

优秀个人的奖状语,都各具特色,里面真的突出了单个人在半年内的核心特色,配上给单人特别设计的荣誉称号,让他们更觉得受到关注和重视。

其实这个过程挺纠结的,有时候想不到词语,更担心想到的词汇对方不喜欢,还担心言过其实造成不好的影响(毕竟,不是真诚的夸赞是会让人反感的)。

但庆幸,最终定下来的,都还挺满意。

这也是我在设计奖状和奖状词时的精心准备。

唯一感到遗憾的是,我有向小伙伴们征集词汇,但没有征集到合适的。可能是我在表达需求时没有特别明确,也可能是我在这个过程中,没有做好有效授权,以至于这个版块全是我一个人的活儿。

一个人也不是不好,只是这样会让下面的人感受到我独揽重担,不利于我后期的人才培养。

所以,如果有下一次的话,我需要让时间更加充沛,尽早确定自己的标准,然后把这个任务分配下去,我只需要最后的润色和加工。

这样的话,团队小伙伴参与越深刻,才会有越深刻的成长。

3、PPT音乐设计、倒计时海报设计

这个基本是由团队小伙伴完成,她找的音乐、设计的倒计时海报都挺不错的。

千里马是周三进行,但我们在集团的宣传,是从周一的通知+倒计时开始的。

周一、周二、周三,上午十点,准时在全员群里发布倒计时三天、二天、今天的海报。

周三下午三点、四点、五点,准时在全员群发布倒计时三小时、两小时、一小时。

五点四十分,开始提醒可以准备到会议室。

这些细节,我们做的很到位。被评为:这么声势浩大,好像春晚。

我觉得,这是个褒奖。

是的,第一期,的确要做到这样声势浩大。

到后期的千里马,我们估计,在全员群就不这么做了。在管理干部群多多温馨即可,毕竟,每个季度都搞的活动,次次这么做,大家兴趣度降低,关注度降低,过多的提醒不但没有新意,还会有打扰。

4、会务采购、筹备

这个也是团队行政部全程负责,我只需要拍板定稿即可。

5、会务10分钟分工会议

一场大会肯定是需要多人参与协作的。

这里我是很惊喜的环节。

在我絮絮叨叨还没有太理出逻辑,一直在强调这里要这样,那里要那样,乱乱写一堆时,小助理能够帮我抽丝剥茧,把“这样、那样”理出来需要的岗位职责和任务分工。

在分工协作会议上,也快速清晰的布置下任务给到各位支持者。

小助理也做了必要的内容整理,单独建立文件夹,分发给需要线上播报的小伙伴,这里大大提升了效率。

四、现场执行

1、个人心理准备

主持人的心态呀!这个就是不断给自己打气的过程了。

与其自我鼓励,不如自问自答。

真的想把这个事情做好吗?——是的。

出现问题自己也能够应付得来的,对吧?——是的。

咱们前期的准备,已经是能力范围的最大限度了吧,对吧?——是的。

这次我是真的相信,小伙伴们能够把台前幕后的各项任务分工做好的,对吧?——是的。

不管出现什么情况,都是可能的,我能够保证以正常的平稳的心态去面对的,对吧?——是的。

自己已经做好了不管是成功,还是办成功,但终究是完成了的准备,不问所有的得失,对吧?——是的。

若是有一天我们自己回过头看这段经历,我是希望自己不负所托,已经全力以赴,哪怕遗憾也无所谓的,对吧?——是的。

连续七个问题,都正面给到自己反馈。就是最好的心理准备了。

还怕什么呢,干就得了!

2、现场控场把控

1)线上同步直播:腾讯会议、钉钉

2)线下气氛打造及进程推进:会议室

现场执行只是所有准备的集中性体现。我就单独说说我个人感受吧。

第一感受:要随时有心理准备,意外情况会发生。

由于部分财务数据提供时间较晚,我们彩排的时间被压缩。其实事后回想,还是我们前置的准备不够,事情大多是凑在最后两天完成的。

当天我们还在调整图片,音乐还没有插入,会发现电脑的音频和画面不能同步,用分屏操作也不是很熟练。

直到倒数第二个小时,我们才有时间去核对完整的过场。到实际展出时,我们的确也出现了,PPT卡片放不出,音乐放不出,PPT里甚至出现了把人家部门序号写错。

其实都可以做的更好的,有且只有一种办法:更早一些彩排,更早一些完成。

但,事实总是不那么理想化。

下午的时候,调试PPT 、音乐,配合的小伙伴,包括我自己,都有些焦躁不安了。

这时,我只能先告诉自己,做好心理准备,不管如何,意外发生的时候,冷静处理就好了。

好在,最后也算是顺利过来了。

细节上执行的内容,在小助理的复盘中更详细,我就不说了。

第二感受,完成比完美重要。

预订会议室只预订了半,另一半空出来的时间是下午5点,这时候已经没有太多时间去调试座椅。以至于我们中间有部分小凳子是空出来的。

签到进门,花了至少三次,来协调大家坐到位置的前面去。

其实这时候,作为主持人的我,是有些焦虑的。不断让大家坐前面,做前面,移位置,是会影响场域的。

这就意味着,我们在准备座位时,还是要全盘考虑。

还意味着,位置指引的人员,一定要有明显的座位指引。

不得不承认,我们公司的小伙伴真是普遍比较害羞,最先选择的真的是边边角角或者最后面的位置,前面基本没有人坐。

那么,作为统筹者,这个位置指引就显得相当重要了。

但,箭在弦上,就先这样的吧。

大家有的坐,到场了就是ok的。

第三感受,放下骄傲与恐惧。

开场问好倒计时,视频出问题。没有声音,原本设计的这个环节是极具震撼力的。5秒钟的倒计时,眼睁睁看着视频54321,空气突然安静。

那一刻,我看着小助理蒙查查坐在那里没有动,我也是有些慌张的。

但,立即调整,赶紧把场子热起来。

感觉场子还是有点冷。哈哈,如果热度是10分的话,那我们从一开始,应该是从6分到7分,到8分的状态。

加上音乐设计这里,没有设计单曲循环,营造氛围的音乐有点断断续续,氛围感就欠缺那么一点。

这时候,我其实有点后悔,怎么没有在台下安排一下托儿,或者制定一下规则,小伙伴去领奖,起码部门要有人给他打call呀。这样场子就热起来。当然,这是后话,下次可以改进的。

场子冷也和我们的参与人员有关的,大家下班或者提前一点点到公司,忙碌了一天,还蛮辛苦了的,在下班时间搞这么嗨的活动,已经没有那么多人有那么好的精力了,估计内心里都有个小小声音“咱能顺利点、快点、麻溜点吗”,人多,大家都不太愿意说话,因而在回应上会比较少,刻意设置的几个互动问答,在某个当下,竟然也遭遇“空气突然安静”,某些刹那,作为主持人的感受是听尴尬的。

但内心还是想说,我得放下骄傲与恐惧。

骄傲的是,就凭我,怎么能调不动整个场子的氛围呢,我有那么多的成功经验来着…… 

恐惧的是,一场如此声势浩大,前期铺垫的会议,线下、线下接近500人同事在线的,我竟然让现场给冷了,太糟糕、太恐惧了。

但,终究已经开始,谨记,一切意外都是有可能的,一切发生都是可以理解的,然后,告诉自己,乖,放下骄傲和恐惧。

第四感受:享受当下。

主持人是一场活动气氛的引领者。自己得真心享受这个时刻,在过程中真诚愉悦、专注,才能带领整场。

享受当下,是我唯一能够做的。

尽管,嘴巴瓢了好几次,荣誉证书说成“容易证书”;明明更加专业的说“荣誉证书及奖金”,偏偏要说“荣誉证书和红包”。

我当下是有察觉的,但无奈改了好几次才搞起来。

在我自己看来,是不专业的。

希望这个也在今后能改过来。

普通话啊、标准化啊、格式化啊。

哎,水准啊,水准!!

3、会尾千里马拍照及小视频录制

千里马获奖者们的集体合照还是很溜的~ 还录制了主题词汇“拓路前行,领跑未来”的小视频。

唯一遗憾的是,没有一个线下全员参与的大合照,这个环节原本可以安排在中场休息的时候的。因为结束,先拍千里马,再拍合照,那么没有获奖的人呢,不一定愿意等,就散了散了呀。

这个下次继续改进啊。

当然,还有其他细节上需要完善的。

这第一次现场,也算是非常顺利的结束了。

在大家线下的时候,我们的线上也是很热闹的。

钉钉文字+视频同步,腾讯会议全程拍摄同步。

只要愿意来看的小伙伴,现场的都可以追踪到。

我还看到分公司小伙伴组织了团队在会议室集中看,真是感到十分感动啊!

五、会后收尾

1、复盘工作

呐,就是你看到本篇文章。

小助理也写了一个,她的更具体细节。

2、跨部门协作

1)品牌部:新闻稿撰写及发文、千里马视频编辑

新闻稿7月24日已经发布到集团内网了。感谢品牌部的小蚁同学,虽然我打回去重写一次,半改一次,终于在第三稿定下来了。

千里马视频还在编辑中,我好期待成品呀。

2)收尾工作:外地快递

当然,外地视频参与,获奖者要快递到呀。

六、我想说

1、我也是千里马获奖者之一哇。

优秀管理干部。

这是我第一个以管理人员身份获得的荣誉,意义深远。尽管颁奖词是我自己写的,但希望我能够继续不忘初心,勇往无前。

更重要的是,我觉得,我值得。

2020年1月到6月,我确实干了很多之前公司未曾做到的事情,且小有效果。

我内驱力强,又遇到真的是非常支持配合的人力行政中心团队,还有个全权授权的领导,我的确拥有广阔的发展平台。

反推回来,又倒逼我要不断成长,更专业、更高效,还要同时做好后备储蓄的准备。

作为管理者,自己优秀是一方面,更多的是,能够成就多少人,能够多大程度上支持到公司战略目标。

我始终是站在公司一边的。

所以,恭喜恭喜我自己。也祝愿未来的我,成为更好的自己。

2、我期待的未来并不遥远。

我不会躺在个人功劳簿上,实际这也只不过是小阶段的成绩。

我要的是,每个月都有里程碑的进步。待我回头看时,我真的已经超越了同期甚至已经出道多年的培训经理。

接下来,我想对得起我的部门名称,培训发展。

培训管理+人才发展。

Learning development 学习发展+ Talent development 人才发展。中间还有 BD,business development。

其实大家相辅相成。

多总结、分析,吸收,消化,我会带着我的目标、任务、野心,一起努力。

3、加油,只要我想,没有什么可以阻挡我。

只要我想,全世界都会来帮助我实现的。

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