如何写出让人眼前一亮的会议纪要?

1字数 2022阅读 175

会议纪要是一件非常基础但又很重要的事情,好的会议纪要可以体现你的基本职业素养。然而写好一份会议纪要并不简单。今天和大家分享下,如何用 XMind 写出一份让人眼前一亮的会议纪要。

怎样的会议纪要会让人眼前一亮?

会议纪要不仅是简单记录会议内容,而是在此基础上对会议记录逻辑梳理的结果。写会议纪要的目的,是既要让参会的人知道会议的结果,可以明确指导下一步的工作方向,又要能让没有参会的人知道会议的主要内容。

因此,一份好的会议纪要,需要有以下的特质:

☆ 逻辑清晰,条理清楚

讨论和交流是一场会议的关键组成部分,交流时你一言我一语,如果只是如实进行记录,是非常混乱的。因而做会议纪要的人,不仅要抓住发言人的关键信息,还要把逻辑理顺,有条理地进行呈现。

☆突出要点,内容全面

会议纪要不仅要全面真实地反映会议的内容,还要有突出的关键要点。一场三个小时的会议内容量是非常庞大的,这边不仅要全面地记录会议的要点,而且要做到可以让人 get 到重点。

☆ 有结论,有指导意义

一场成功的会议,可以为下一步执行提供参考依据。因而结论是非常重要的。如果实在没有结论,也应该记录下关键议题的讨论进度,以方便开启下一场讨论。

如何记录才能更高效?

充足的会前准备

☆明确会议的背景和目的

一场高效的的会议通常都有特定的主题和讨论任务,不管是跨部门的大会,还是部门内的工作会议,都需要一个会议主题。因而,在开会前,明确会议的主题和任务,可以让你对本场会议的主要内容有更强的把控力。

而且在会议过程中,当团队脱离议题讨论方向,开始闲聊时也可以及时将大家引回正轨。

☆了解参会人员信息

对于特别重要的会议,除了了解会议的议题外,提前掌握好参会人员信息也是非常做好会议准备的一个重要环节。一来,在会议过程中,可以准确捕捉发言人的信息,二来也方便在会议时对号入座做好相应的记录。

☆整理好会议资料

对于重要会议,如果可以,可以预先整理下会议的资料。特别地,如果能要到发言者相关的 PPT 或者会议资料,做好充分的预习,可以让你做好充分的准备,也方便及时核对及补足。

用 XMind 做会议纪要

1、抓住关键要点,快速理清逻辑

当你熟悉了思维导图的运作方式,你会发现,做会议记录时并不需要逐字逐句进行记录。你可以将时间和精力更多地用于理解和思考,快速地理清发言人的思路和逻辑,掌握中心思想并简要地进行关键要点的记录

「自从用了 XMind,我基本可以把三个小时的会议内容全部同步下来,而且全部罗列清楚。边听边整理边记的效果很棒,会议结束后可以直接发给团队。」这是一个用户的经验分享,可以说非常高效了。

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2、灵活运用语音备注,做好内容存档

「语音备注」功能让你可以在思维导图的分支主题上添加录音,轻松录下所有需要记录的重点。让你能用更多的精力,去理解和吸收当下的内容。

相比其他从一而终的录音设备而言,运用 XMind: ZEN/iOS 版 XMind 的语言备注功能更方便进行信息的提取和回顾。你可以根据发言人的逻辑或者议题的分类,分段记录关键的要点,做到简而精。

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如何进行会议记录的整理?

在全面地记录下会议的要点和难点之后,很关键的一步在于会议记录的整理。好的会议纪要逻辑层次是非常清晰的,语言也比较精简。如果你在会议过程中用思维导图做好会议记录,在整理逻辑的时候就非常方便了。

1、按照会议事项/任务进行梳理

通常的会议一般都有主要的议题,是以项目、任务为讨论的核心。因而可以将议题拆分为主要的任务方向,并进行整理和记录。这边很重要的一点是,应该按照相关的会议内容进行分类,而不是实际的发言顺序,不然就很可能写成流水账。

可以突出的内容有:

  • 会议的主要任务和初步结论
  • 相关工作执行人/汇报人
  • 阶段性成果的反馈日期

2、按照发言人进行梳理

如果会议只有一个主要的会议任务,可以按照发言人来进行内容的分类。将发言内容对应到人,并进行相应的整理和概括,让整体的内容更有重点和条理。如图所示是一次沙龙的分享,主要整理逻辑也是按照主要的发言人来进行梳理。

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3、根据场合进行整理和输出

不同场合下的会议纪要语言表达是不同的,如果只是内部的会议沟通,可以直接将整理好的 XMind 思维导图文件分享给大家。但如果是比较正式且重要的场合,则应该在这个基础上,进行一定的整理和补充,形成完整、规范的正式公文。

XMind: ZEN 支持导出 Word、Markdown 等文本格式,可以在这个基础上进一步进行文本的编辑和补充。正式的会议纪要需要有标题、会议议题、时间地点、参会人员及主要的会议内容。可以在整理好的思维导图笔记的基础上,进行相应的补充和梳理。

另外,会议结束后的半小时是记忆的黄金时期,可以趁还有记忆的时候及时梳理并发给相关的同事们,涉及到重要会议的,可以给相关参会的小伙伴们或领导确认后再发出。

最后,分享几个 Tips:

1、在进行关键内容的记录时,可以重视动词和关键名词。
2、多注意首先、其次、最后等关键信息,避免遗漏要点。
3、在会议前期,可以提前列好时间,地点,与会人员,会议题目。
4、如果是刚入职的小伙伴,可以找前辈要下之前的纪要来学习和模仿。

以上就是今天分享的全部内容,更多精彩内容我们下期见~

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