易效能GTD4.0清单管理主题分享会

2018年1月20日上午易效能GTD4.0情绪管理分享会在千聊上隆重开幕,本次分享嘉宾叶秀琼,主持人一位。下面我们来看看本次分享会的主要内容。

一、嘉宾介绍

叶秀琼:目前从事外贸行业,三个标签是四岁半男孩的妈妈,家居装饰,时间管理践行者。这次选择做清单管理的分享,一方面是想倒逼自己一把,最短时间内系统学习清单管理知识;另外一方面,我希望可以把清单管理思维运用到工作和生活中,让自己更有条理。

二、分享主题:清单管理

(一)参考书籍介绍

这次清单管理分享参考的资料有《清单革命》 《为什么精英都是清单控》《聪明人都是清单控》 。

1、《清单革命》

这本书认为人类的错误分为两类,无知之错和无能之错。无知之错主要是因为没有掌握相关的知识而导致的错误。无能之错是掌握了相关的但是没有正确地使用这些知识。随着科学的发展,知识的积累,人类的错误已经逐渐从原来的无知之错倾向于无能之错。无知之错可以被原谅,无能之错是不能被原谅的。但是随着人类各个实践领域的知识和项目的与日俱增,人们正确实施所掌握的知识的难度也在加大。而清单带来的好处就是能将关键的步骤清晰的展现出来,提醒操作人员,从而避免无能之错。

作者将清单分为两类,任务检查项和沟通检查项。任务检查项用于提醒关键的操作步骤,而沟通检查项则是当意外发生时,提醒团队进行充分的交流来评估需要面对的威胁。

清单编制的6大要点:① 设定清晰的检查点,使用者在这些节点根据清单列出的项目执行检查程序;② 选择合适的清单类型:确认还是边读边做这两种清单类型做一选择;③ 清单不能太长; ④ 清单的用语要精练,准确,用词应该是使用者熟悉的专业术语;⑤ 清单的版面要整洁有序。 ⑥ 清单必须在现实中接受检查,及时更新。

2、《为什么精英都是清单控》

《为什么精英都是清单控》这本书帮助我们建立清单思维,并且用清单工具提升效率。所谓清单思维就是将一堆杂乱无序的概念,任务,转化为一条条可以上手操作的列表,从而形成一套目标导向系统,帮助我们有效的达成目标。清单的角色就像按摩师(帮我们解压),严格的教练(督促我们完成工作),以及救生员(避免我们出事)。我们常常觉得脑子里很多事情,那就把他们都写下来吧。把事情写下来本身就是一件充满力量的事情,把事情写下来最后能做到的概率会提高33%。列清单有以下好处:

① 列清单可以减轻焦虑。

② 列清单可以让我们专心做事,而不是把力气用在记忆事情上

③ 列清单可以让我们专注大局,可以让我们知道哪些工作可以委派出去,让自己专注做最重要的事情

④ 列清单可以提升我们做事的成就感,每划掉一件事,每打一个钩,成就感就会加深一点。

3、《聪明人都是清单控》

《聪明人都是清单控》这本书指出: 清单不是一种工具,而是一种以目标为导向的思维方式。是一种面对繁重工作和生活,能够以一种高效的方式化繁就简,让自己保持高效的行为习惯。一张简单的列表可以解决我们百分之九十以上的问题。很多问题,当它们只是凌乱地盘旋在脑海中时,它们是杂乱无序的,毫无章法可循,你就会感觉很多,很乱,很繁琐;而当你把它们一件件,按照顺序罗列在纸张上,它们便是有顺序的,有迹可循的,因为形象地呈现在了眼前,你也可以从中很好地规划,把重要的,紧急的事情,排在面前,以此类推。这本书列举了梦想清单,工作清单,管理清单,时间清单,社交清单,情绪清单,家庭清单,生活清单八大清单,用原则和案例帮助我们建立清单体系,开启第二大脑。

对比这三本清单类书籍,《清单革命》 比较偏理论;《为什么精英都是清单控》虽然有实际操作指引,但比较偏国外思维;相比较而言,《聪明人都是清单控》这本书对我们这种刚刚开始接触清单思维的人来说,参考性更强一些。所以接下来的内容真正意义上是对《清单控》这本书的一个读后感的分享。

另外对于清单管理相关的APP,就像《为什么精英都是清单控》的作者宝拉提到,如果说从众多的APP中,只能有一个选择,那一定是印象笔记。

(二)制定有效清单的要求和原则

有效的清单包含以下内容:

1. 必须有关键要素。抓住关键要素展开思考,保证行动的精确和完整性。比如会议清单里,开会时间地点主题人物都应该列在清单上。

2. 清单不能太长。太冗长的清单会让列清单的人望而却步,裹足不前。没有了开始做的动力。一般以半张A4纸为宜

3. 用语简洁规范。多用动词。比如要去超市可以写“去超市买菜,油,盐”尽量用熟悉的短句。

4. 任务,要求和截止日期。--对于任务清单来说,这是最重要的内容。它必须是一份真正的任务要求和行动计划,而不仅仅是提醒。

5. 清晰和明确的检查点-清单的使用者应该能够根据列出来的检查点来执行检查程序,对效果总结。

6. 可操作性-无论你列出来的清单多么全面,丰富,付出了多大的心血,它都必须在现实中接受检验。任何一种清单(包括梦想清单)都要具备可操作性,否则它就失去意义了。

在日常制作清单的过程中,我们同时可以考虑一下原则:

第一原则:让重复的事情流程化-对那些重复性的工作,总结一个流程清单,每次按照既定的流程完成即可,不必每次都重复思考。、

第二原则:让流程的事情工具化-清单是一种有效的工具, 除此之外你也可以对清单进行细化分类, 对不同的流程设置不同的要求,越精细越好。

第三原则:让复杂的事情简单化-当我们思考和处理工作实现流程化和工具化以后,再复杂的事情都会变得一目了然,操作起来简单很多,因为它极大的减少我们思考的时间,可以让我们拿出更多的精力放到更重要的事情上。

(三)八大清单体系

1、梦想清单

关于梦想清单的制作,作者从环境,特征,关系,价值四个维度,列举了22小条制作梦想清单时应该考虑的因素。这一点上,我觉得易效能给出的8大关注的角度更有可操作性,八大关注的维度是:财富,社交,家庭,事业,效能,休闲,学习和健康。制作梦想清单时根据这8个维度思考,书写出来,慢慢就会对自己的人生和梦想有一个梳理。

《聪明人都是清单控》这本书通过三种清单来解读实现梦想的步骤:灵感清单,正面清单和负面清单。

(1)灵感清单

灵感清单用来搜集平时脑子里随时出现的碎片化的灵感和思考,定期进行整理回顾。用灵感清单的方式管理自己的灵感,思考未来的发展,既能做好事业,又能提高我们的创造性思维,可谓一举两得。

(2)正面清单

我们先看正面清单:写下自己的优势。

正面清单第一条是:你要通过分析为自己找到一个正确的方向。从两个维度出发,第一是未来的市场,未来哪些行业最需要人才,第二是自己的兴趣。你最想做什么。

正面清单第二条是:你要找到自己的内在动力。想想为什么想做这个事情。问自己三个问题:如果过几年,只剩下你一个人在做这项工作,你会不会继续做下去?;如果遇到很大的困难,让你有一种绝境中的精神体验,你还能不能坚持,想不想坚持?;不管遇到多大的变数,对于做这件事,你有没有誓死方休的精神。如果针对这三个问题,你的回答都是是,就说明你找对了方向。

正面清单第三条:你需要写下并分析自己的专业优势。就是在这个事情上具有的出众能力-专业知识,特殊天赋,可以确保你在一定的时期内把目标完成的很好。

正面清单第四条:你要找到并列出能长期提升自己能力,强化自身优势的路径。在优势和能力的基础上继续提升,你有没有一个现实的充电策略?你是否明白如何才能扬长避短,在实际的工作中把特长淋漓尽致的发挥出来?

正面清单的制定原则:

第一,真正的专注精神:必须先凝聚你的注意力,花足够的时间看一看自己有哪些优点,适合做什么。这一点非常重要,只有专注,你的正面清单才能真正发挥作用。

第二,在总结优势的基础上放眼未来。发现自己的优势很简单,但这只是你的优势,不代表未来。正面清单中还应该列出未来能做什么,也即:要结合兴趣和专长,深入挖掘潜能,看看自己在将来的5年时间内,能力的上限在哪儿。包括战略规划能力,知识储备能力,执行力和人际关系的处理能力等等。

第三,做到以我为主。制作正面清单时,原则是我自己能做什么,而不是别人能帮我做什么。外来的帮助在特定日期既可以存在也可以消失,只有自己能够独立做到,这才是不可撼动的优势。(感悟:根据以上正面清单制定原则的指导,我发现我缺乏专注精神,目前要学习的东西太多,什么都想学,导致什么学的都不精,比如GTD4.0第一个月的专注点在英语和公众号准备上。第二个月就变成了清单管理知识的学习了。但是通过这次清单管理的主题阅读,我相信我会将清单管理贯穿到整年的工作和生活中,因为清单管理对我确实非常重要!)

(3)负面清单

负面清单或者叫问题清单:--我不能做什么。 对个人而言,当找到个人优势之后,第二件事是找自己存在的问题,我有哪些致命缺点,思维盲区,这些缺点如何影响我的生活和工作的。列举一些大部分人可能都会想到的缺点清单:自信心不足,三分钟热度,瞻前顾后,急功近利,精力分散,盲目的自恋,凡事亲力亲为,领导力差,不懂拒绝,容易愤怒(情绪化,好冲动)-(感悟:这些基本也是我的缺点)。在此基础上,我们还要分清楚,哪些缺点既是缺点也是优点:比如完美主义,好胜心强,自知之明,兴趣广泛等等。

(4)目标清单

目标清单能够为我们创造成功,带来快乐。快乐如何获得?它源于不断的成功和成就感。把梦想列在清单上,有助于规划我们的生活。作者建议我们为自己准备11个目标,每年要对这些目标进行检视,定期更新这个目标清单。11个目标并不是一定要不多不少的写11个,这是清单精神的体现,告诉你必须学会对目标进行分类管理和阶段性划分,利于自己按部就班的走好每一步,逐步实现不同的理想。这份清单有助于我们对自己的人生有一个初步的布局,并在后期的检视中不断的修正,剔除不切实际的目标,从而找到真正对自己有用的目标。

在制定目标清单过程中 ,要考虑一下5个要素:

① 目标执行资源-需要多少资源

② 目标执行时间-需要多长时间;

③ 目标执行前景-完成目标有多大的收获;

④ 目标执行控制-你有没有足够的能力控制整个过程;

⑤ 目标执行障碍-有哪些问题会阻碍你做这件事。

无论何种目标,想取得成功,就必须以力求获得成功的心态去执行,才能真正实现目标清单的价值。当然,在目标执行的过程中,一定要时刻确定自己奋斗的方向是正确的,否则就会南辕北辙。

有了以上清单之后,我们就可以制作一个比较切合实际的梦想清单了。也会发现以前对梦想一片混沌的我们,突然好像有了重新认识自己的感觉。而这正是我在做好个人商业画布和梦想板之后的感觉,感谢龚少的指引。

2、工作清单

不管是创业者,还是公司上班族,工作清单都会是一件利器,帮助我们高效完成工作。我们可以列日清单(早9点到晚5点的工作内容和次序安排,预留一个小时左右的意外时间),周清单(周一-周五的重要和次要工作,标注开始和完成的时间),月清单(总结上月的工作效果,展望下月的工作计划)

(1)制作工作清单可遵循以下步骤:

① 先不要着急列清单,先写下那些必须的并且是可实现的目标

② 在清单上对目标分解

③ 制定分阶段的目标清单,写出各个小目标的工作计划

④ 规定每天要完成的工作量,并附加一个总结清单。

(2)执行工作清单的原则:

① 一次只做一件事。曾经有段时间,multi-task多任务处理能力还是一个令人骄傲的能力,然后事实证明,这样会使效率非常低下。工作中多半时间都在手忙脚乱的思考下一分钟该做什么,无法专注当前的任务并快速完成。从而导致整个人在一天当中都会显得非常忙碌,但是事情却没有什么进展。这就是日常工作中的我。我已经意识到这个问题的严重性。研究表明,习惯分散精力同时处理多件工作的人,他最后平均花在每件工作上的时间,要比集中精力去做这件工作的时间多出20%以上。

② 避免犯同样的错误。没有任何一种错误是无缘无故发生的。当你的工作出现失误时,最大的责任人没有别人,而是你自己。要事优先,利用二八法则,把80%不重要的事情去掉,80%的精力专注做20%的事情。制定清单时不要害怕前期浪费很多时间去做清单,花这10%的时间做清单,将可能为我们省下几个小时的处理时间。不要不间断的工作,适时让大脑休息一下,可以提升注意力和思考的效率。建议使用番茄工作法,工作25分钟,休息5分钟。为了避免犯同样的错误,我们要制定一份错误清单,用来提醒自己,同样的错误不能犯第二遍。

③ 整理工作区域和电脑文件夹。整理是理顺任何事情的重要手段,整理过程相当于一个复盘的过程,在整理的过程当中,我们就有一种全局观。整理之后清爽的环境让我们工作时的心情更加愉悦。效率是整理出来的。

④ 拟定管理清单。首先明确自己本周乃至本月需要完成什么目标,这个目标必须是可以追踪和协调的。如何有效追踪目标:基本原则是:第一,定期检查,每周更新。最好每天早晚各总结一次,通过特定时间检查的方式,提醒自己做了哪些工作,还有哪些未完成,对比目标,看看整体的完成进度。第二,把大目标转化成可操作的步骤。这是任务管理清单的总原则。每周的阶段性计划和分目标,都应该是可操作的,难度较低的。挨个把分目标完成,整体目标就更容易实现。

3、清单式管理-驾驭团队更轻松

清单式管理正是我急需要学习的知识。清单式管理就是我们针对某一项职能范围内的管理活动,分析和设置它的流程,建立各项管理清单,并且对流程内容进行细化,量化,列出清晰明细的管理内容,以利于我们对要点的控制。日常工作的决策,执行,考核也都要按照清单的形式来执行。我们公司有ERP系统,但主要还是处理具体的货号,订单细节等等。对这个系统加以辅助的,而且起到非常重要作用的是一份非常简单的合同执行表清单,在这个清单里面,我们会列出所有正在执行的合同,从合同号,PO 号,订单金额,客户船期,工厂交货期, 唛头标签是否完成,出运状态,直到整个收款为止,都集中在这一份最简单的Excel表格清单中。从这个表格中,我们可以看到全局性的信息,比如销售额与目标还有多少差距,也可以看到非常细微的细节,比如唛头标签是否已经制作,跟单业务员是否有拖延的情况,及时催促。那这样的一份清单就起到了“全面提醒”“细节提醒”“控制要点和监督流程”的作用了。

企业的管理清单有四种基本类型:① 台账式清单,比如员工花名册,采购清单,设备清单,合同登记清单等。 ② 检查表式清单,比如我们公司的5S办公环境检查清单,每日考勤表等等。③ 总结式清单。销售总结清单,工作交接清单,等等。④ 可追溯式清单。比如销售考核清单,问题清单,责任清单等。因为时间关系,具体不做展开。

在学习这个章节的时候,我回顾了一下我最普通的一个工作日的情形:早上把所有邮件都过一遍之后,列出今天最重的三件事,之后把可以授权的事情分配出去。然后开始做这最重要的三件事。事情做到一半,有电话进来,接起电话说了几分钟,然后再回想我刚刚做到哪里,刚刚进入状态,小伙伴走过来问我这个价格这样报可以吗?那个合同审批下?...如此反复不断被打断,效率及其低下,一天下来可能两件事都做不完。只能加班完成。学习之后我觉得可以这样提高效率,打进来的电话一分钟可以搞定的,就继续。一分钟搞不定的就跟对方说我手里有事情,等会回复你,然后把这件事情记录在便签纸上。事情做完之后回拨电话给对方。小伙伴关于价格等细节,我可以制定每个客户的毛利标准,不用每次都来问我。合同审批,可以批量完成。当然在此之前我需要把我的三件要事的事情告诉给小伙伴们,免得他们误会。清单式管理的侧重点是抓大放小,把主要精力用来做要事上。

4、时间清单

上天做得最公平的一件事情,就是给每个人每一天相同的时间,24小时,不多不少。龚少一天也只有24小时,为什么他能做那么事情,交到那么多朋友?因为他是时间管理达人。为什么徐慧一天也是24小时,她却比我优秀那么多?因为她执行力特别强。这正是我需要反思的地方,我也有24小时,没有少一分钟啊,为什么我总是那么忙碌,要经常的加班。这本书给出的答案是建立时间清单,时间记账法,这也是叶老师在用的方法,推荐使用的App是Atimelogger来记录日常工作中把时间都分配到什么事情上了。结果会令我们吃惊,因为大部分的时间都被我们花在无用的事情上,比如躺床刷,逛某宝和某东。

当我们对时间有一个量化的统计意识之后,就能激励自己继续做好时间的统计工作。也从时间清单的分析中,我们可以有意识的增加有效时间,比如把逛某宝的时间减少,增加陪孩子的时间。

(1)日程清单

我一般会用日程清单来管理周末陪儿子的时间,具体到某个时间点:比如按照时间点,我一般是五点半前后起床,从我的早起清单,我儿子的早起清单,课外辅导班的时间安排,路上花费时间,吃饭时间,自由玩耍时间用思维导图列出来,一般都是列两天。这样列了之后,往往每个周末都会收货满满,因为要做的事情都做了。但如果没有列这个日程清单,效果会大打折扣。

(2)会议清单

冗长的会议是最浪费时间的,无效率的会议也是浪费企业的资源。会前列清单会极大提高会议的效率和收获。

会前清单:问三个问题,Why(为什么要开这个会议), Who(会议的参加对象都有那些人,保证参与者都是必须来的), When(什么时间开会?)除非是紧急会议,建议把会议时间安排在下午三点左右,刚好大家可以中场休息一下。书中的一个会议原则我觉得非常受用:第一,所有会议时间不超过10分钟。简短的会议会促使员工准时到场。第二,开会前先确保大家都了解并清楚信息,做简单的思考,可以加快会议进程。我已经在团队中实行这个会议原则。

会议清单:一,指派一位高效的会议管理者。二,确保每个人都提前获取信息并做了思考,所以需要提前将会议主题清单发给各位。三,电子设备的管理清单。现代人对手机的依赖已经达到无法想象的地步了,带着手机参加会议,容易让大家分神。所以要实行桌面清空原则,只留一根笔和一个本子。这点易效能已经在培训中实行了,“养机场”,把手机都收起来,然后清空桌面。四是会议记录清单:没有记录的会议是一场说过就忘记的演出,只有记录下讨论的要点和思路,才能为之后的实行提供依据。

会后清单:

会议结束之后,我们需要提出三个问题:工作的下一步是什么? 谁来负责这些工作?工作的时间表应该如何制定?只有解答并完善了这三个问题的答案,我们的会议才算真正结束,否则就是一场失败的会议。看来我们过去的会议都是失败的啊。一定要学习这种思路。

5、情绪清单

现实生活中你是否经常感觉到事多压力大?我就经常有。比如这次的清单管理分享,从十二月份报名到现在也有一多月的时间,但总是因为各种总结各种会议各种忙碌没有真正意义上进行讲稿制作,所以非常非常的焦虑,没有头绪,压力山大,做其他事情的时候也在惦记着这个事情。然后我就动手打开印象笔记,开始书写,慢慢的这种焦虑感就减轻了。书中分享的这种情绪清单的方式真的非常棒,在感觉快要被事情压的闯不过气的时候,马上停下手头的事情,找一个安静的角落,冲一杯咖啡,然后把脑袋里面的,让你感到有压力的事情一件一件的写下来。清空大脑之后的感觉会很轻松。之后要马上对这些事情进行分解并确定优先级顺序,把那些不是那么有压力的事情剔除,马上着手做让你感觉压力最大的事情。

6、社交清单

制作社交清单之前,要想一想自己需要什么样的社交:

我的工作要求我怎么做?--我的答案是我的工作要求我维护好与这些工作上有往来的人的友好关系。

我的生活需要我怎么做?--我的答案是我的生活中需要正能量的朋友,上进的朋友。我需要多跟有正能量的人交朋友。

我目前有多少朋友?--我的答案是我目前真正意义上的朋友真的太欠缺了,要克服不喜欢社交的性格障碍,主动交朋友。

我希望未来增加多少朋友? --我的答案是:朋友真的是要随缘,生命中匆匆过客太多,而有着共同目标的朋友才会更长久。

社交清单的目的是解决问题,不是关注和约会。---社交清单的核心是人性,工具是清单。需要重点联络的朋友列在第一层级,我们的社交资源要尽可能向这些最重要的关系倾斜。。

7、家庭清单

书中建议用两个清单来管理家庭,第一个家庭清单用来记录家庭的共同成就,把家人的成就都记录进来,比如孩子的某次比赛拿奖,获得的证书,爸爸妈妈升职加薪,给爷爷奶奶添置电子设备等等。第二个是待办事项清单。需要为家庭做的事情,比如孩子的生日,要准备的礼物,家庭旅游计划,等等,也要列这样的一个清单,以免忘记。

家里常用药品清单,将家里的药品拍照整理到印象笔记,剩余的量有多少 一目了然,一般如果是同一家医院,感冒或者发烧开的药都差不多,这样做可以节省不必要的药品开支。另外家庭有小孩的,最好也能列一份小孩病例清单,比如某次生病的症状描述,然后把医生开的药品拍照,病程时间长短等等这些信息,都作为小结记录在案,存到印象笔记。下次如果出现类似症状,自己可以先做处理,不需要慌张的去医院了。同时还可以准备一张要问医生的问题清单,避免每次出了医院门,才想起来该问的问题没有问。在这个清单上可以罗列每次去医院要带的物品清单,我们经常去的医院是新华医院,路程非常远,所以要把所有的东西都带全了。

无用品清单-定期把生活中的无用品丢弃,或者捐赠,拓展空间,收获愉悦心情。

家务清单:用分工培育大人小孩的责任心。

家庭开支清单等等。

8、生活清单

生活需要一份少而精的的生活清单,为生活做减法:

物品清单-定期舍掉多余的物品

老熟人清单-清理负面关系

拒绝清单-写下自己应该拒绝的事

信息清单-重要的手机短信,家人的证件信息等统一整理进印象笔记。

账号密码清单-利用密码管理软件,管理账号和密码。推荐1password

作息清单-睡前清单,早起清单

假期清单

出行清单-出差每次必带物品的清单,整理好放进印象笔记。明确什么是不能带的,什么是非带不可的,一条一条过过去。

清单的管理本质上是对思维的管理。清单管理思维能够带领我们走进一个有序的,轻松的人生。让我们一起来成为清单控吧。

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