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有一本书,它会教你如何将知识管理和个人管理做到极致

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杨何
2016.07.16 20:13* 字数 5154
文/杨何

0、序言

有那么一段时间,我特别喜欢跟别人展示、炫耀自己的印象笔记,当别人夸赞说我是一个很强大、很厉害的人时,我就会特别满足。我的这种虚荣心让我自以为自己是一枚大象的资深用户,自以为自己在知识管理上已经很精通了,也自我陶醉地以为通过这样的日积月累,自己的很多梦想都可以实现。

后来,在知乎上看了一些真正的资深用户的经验分享后,才渐渐意识到自己的差距。也从那时候开始,我开始了大量的模仿与学习。

而真正带我深入了解印象笔记的深奥与精髓的是这本《印象笔记,留给你的空间》。通过这本书,我也终于对知识管理和自我管理有了一个全新的认识。

1、本书的特点

(1)它不是教你印象笔记怎么用,而是教你怎么用印象笔记

不管是大象的官方教程,还是知乎上的大牛,他们分享的大多是印象笔记的各个功能如何使用、个人总结的使用经验等, 而这本书却从另一个角度,分享了为什么我们要记录?为什么要对信息进行分类?为什么要搭建自己的知识管理体系?等等。

(2)不是标准用法,而是私人用法

一千个人眼里就有一千个哈姆雷特。印象笔记并没有提供标准用法,每个人都在使用的过程中总结了一套适合自己的使用经验。我们可以在别人“私人用法”的基础上,完善自己的用法。

(3)不仅是管理资料,还是管理自己

建立信息的秩序、记录人生轨迹、个人任务管理,这些都是对自我的管理。如果我们能够把书里的方法用在工作、生活中,我们的内心就会更加平静,同时创造出更多想象的空间。

2、整体结构与内容

手绘思维导图(处女作)

(1)建立思维的秩序

a、为什么要记录

记录的目的是为了遗忘。我们的大脑面临着三重考验:杂事、各类灵感和想法、海量的信息,而我们的大脑最擅长的是思考而不是记忆,因此通过工具和方法,建立思维和信息的秩序,我们才能达到那种“活在当下”的理想境界。

b、记录什么

无论是需要做的事情、想做的事情,还是没有形成系统的灵感,都可以记录下来。记录需要做和想做的事情,可以从“关注当前任务”、“责任和关注点”和“短期目标、长期目标”出发,将注意力放在当前任务上,并根据自己的角色、关注点和长短期目标列出需要做和想做的事项;捕捉大脑中的各种灵感,主要是记录碎片化的胡思乱想,以及主动探索式的创造性思维。

c、如何记录

使用便利贴是最为有效的方式,它可以帮助我们创造更为专注的工作环境。如果你正在专注地从事一件事情,切换程序或使用手机会分散我们的注意力。记录和建立思维的秩序,需要两个步骤:

第一步:用便利贴记录我们需要做、想做的事情以及各类灵感和想法,并将这些便利贴进行重组。最简单的办法就是把墙壁当作便利贴的收集箱,再用一张白纸将这些便利贴进行重组。

第二步:将重组好的内容用印象笔记的拍照功能保存,还可以将这些内容绘制成思维导图,并用文字加以描述和总结。

(2)建立信息的秩序

建立信息的秩序,是印象笔记的基本功能,也是其最强大的功能之一。不管是什么类型的信息(如纸质资料、图片、声音、视频、网页等),以及什么来源的信息(如电话、短信、IM、邮件、网页、APP等),都可以通过印象笔记进行管理。

因为这些都是非常基本的功能,就不一一介绍了。

(3)建立个人知识体系

a、构建知识体系的意义

知识体系相当于骨架,有了这个架构,学习了新知识,就知道应该放在哪个位置,万物各得其所。但是如果没有这个架构,新的知识就没有存储的地方,我们所学习的内容就会变得零散,甚至是一团乱麻。

b、获取知识的途径

经典阅读:阅读是我们获取新知识的主要途径之一,当你研究某个主题时,可以通过对相关书籍进行主题阅读来获取知识。经典阅读的关键是有所输出,写下自己的观点。

浅阅读:微博、微信公众号以及其他众多阅读类APP都是浅阅读的代表。浅阅读往往会在不知不觉中占据我们很多的时间,解决这个问题的方法是养成“刷”的习惯,把感兴趣何有价值的内容保存到印象笔记,再到印象笔记中进行整理、阅读和加工。这样做的目的是把上网的时间转化为浅阅读时间,把印象笔记变成你的阅读工具。

c、建立知识体系的方法

一个人的知识体系中存放什么内容,与这个人的兴趣、爱好和个人目标密不可分。建立个人知识体系的方法和步骤包括:

第一步:根据兴趣、爱好和目标建立关注点。我们的关注层面可以分为三类:当前任务、长短期目标以及角色与责任。

第二步:建立收件箱。我们可以将印象笔记的默认笔记本设置为收集箱,用来存放未被加工过的信息或临时信息。无论是从哪一类终端来浏览信息,都可以随时用印象笔记记录或收藏下来。

第三步:为关注的领域建立笔记本。我们可以根据自己的关注点,为每一个关注点建立一个笔记本,并将同类型的笔记本合并为笔记本组。存放在这些笔记本和笔记本组中的信息就是我们个人知识体系的组成部分,我们还需要经过不断的完善、充实和调整才能使其更加满足自己的需要。

第四步:定期对收集的信息进行整理和加工。被加工过的信息经过组织后才可以被称为知识,而只有当知识被用到时,才可以变成人的智慧。信息的收集只是一个开端,我们还要定期将信息进行整理和加工,才能让其从信息转化为知识。

d、信息的存储与加工

信息加工的三个关键要素是:命名、分类和标签。

命名:印象笔记的笔记命名和电脑上的文件命名并无差异,为了便于搜索,可以将笔记的关键信息写在笔记的名称中,如日期、地点和其他关键信息等。

分类:印象笔记支持两级分类:“笔记本组-笔记本-笔记”。分类的逻辑主要有“FSR分类逻辑”和“工作任务与关注点分类逻辑”两种。

第一种:FSR分类逻辑。FSR即“工作流Flow-经验库Stock-知识体系Reference”。其中,工作流(Flow)为当前正在进行中的任务。可以为其建立一个笔记本组,这个笔记本组只保存正在进行的工作任务,这样可以让你更加关注与当下的工作。经验库(Stock)为存放已经结束的工作任务的笔记本,在工作流中的工作任务结束后,就可以整理放入到经验库中。知识体系(Reference)存放相关的参考资料,这些资料可能在我们开展下一项工作时用到。

第二种:工作任务与关注点分类逻辑。以工作任务的不同来进行笔记本的分类,比如,有些需要长期进行的任务,就可以单独建立笔记本组。另外你的一些关注点,也可以作为笔记本组分类的依据,比如阅读、旅行、电影等。

笔记的分类没有标准、统一的标准,思路清晰、符合习惯的分类逻辑就是合理的。当然,各种分类逻辑也可以结合起来使用。

标签:标签可以给你的笔记增加很多维度,让你的笔记内容并不局限在某一个领域,从而充分发挥我们大脑的想象力。添加标签的一个重要原则是应尽量避免使用原文中的字眼。

关于标签的具体用法,在下文中会有很多具体的实例。

(4)建立个人信息库

a、纸质资料电子化

笔记本的电子化:随手携带一个笔记本,在任何场合都是一个高效的做法。笔记本可以在扫描或拍照后存入印象笔记。印象笔记的高级搜索功能可以轻松识别图片中的文字,还有“圈点”功能标注重点。

纸质书籍的电子化:读过一本书,制作书摘、写书评或读书笔记,这一系列工作结束后,才算真正读过一本书。我们可以通过以下几种方法将一本书的精华部分电子化:直接在电脑上录入、利用OCR软件识别、直接对书籍进行拍照。

b、建立个人信息库

人脉管理系统:可以通过印象笔记多方位存储人脉信息,搭建个人的人脉管理系统。包括通讯录备份、办公室联络方式、同学录/参会人员通讯录和微博即博客信息等。

个人图书库:可以在印象笔记中建立三个书籍相关的笔记本:“我的书库”、“读书笔记”、“推荐书单”。“我的书库”中存放所有书的原始信息,包括电子化的纸质书、拍照的书摘等;“读书笔记”中存放读书笔记、书评和思维导图等;“推荐书单”中存放和书籍有关的推荐。

关于书本身的信息,可以通过标签实现。你可以为每本书建立一个标签,同时,为了排序方便,可以在书名前加上书名的首字母。另外,还可以发挥自己的想象力,为个笔记建立扩展标签。

多媒体管理系统:可以通过印象笔记随时保存工作灵感、屏幕截屏、声音和视频等信息。

家庭管理系统:印象笔记还可以帮助你更好地打理家庭的各个方面:建立个人医疗档案、说明书管理系统、实用信息管理(各类证件、个人品牌基本信息)等。

(5)建立个人任务管理系统

a、关于任务管理

任务是你认定一定会做的事情,是有计划要完成的事情。还有一类事情,它们在时间上没有明确的规划,在意愿上也没有十分确定,甚至还没有明确做这些事情的行动,被称为“将来/也许”事务,这些事情一旦有了明确的计划,就可以转化为任务。

任务由行动和资料组成,两者缺一不可。当明确了某一项行动后,就可以为一个任务建立行动清单。一个可以执行的行动,必须包含几个元素:人、事、时间点。和行动相对应,完成一件任务除了关注行动,还需关注和行动有关的资料。

b、专注当下工作流

将精力专注在当前任务上,做事情可以降低很多干扰。对普通任务建立“当前任务笔记本组”用来管理正在进行的任务,不同的任务建立不同的笔记本,并用带有任务名称和时间的名称区分。对复杂和常用的任务需要单独建立笔记本组,可以根据需要在笔记本组下在建立笔记本,用以保存不同类型的资料。

c、建立个人经验库

从工作流到个人经验库需要经过以下几个步骤:任务完成后的行动后反思、任务资料的加工和组织、纸质资料的电子化。对于一些反复进行的任务,还可以考虑为其制定标准化工作流程SOP,以提高效率。

(6)记录你的人生轨迹

a、记录的意义和几个层面

记录有助于提高意志力、帮助明确下一步行动和不断积累经验。记录的几个层面有以天为单位的记录、以小时为单位的记录和以周为单位设置检查点。

b、晨间日记

推荐使用九宫格晨间日记,它包括“今天是什么日子”、“有理想才不会变咸鱼”和“先吃掉那只青蛙”等九个部分。为了方便,还可以在印象笔记中建立一个一列多行的表格,适合在手机上使用。

晨间日记的管理方法:将晨间日记存在两个笔记本里:“当前晨间日记”和“存档晨间日记”,并通过命名+标签进行管理。命名采用“年月日”+“关键事件”的方式,标签采用“年月”、“月日”和“纪念日”等方式。

c、时间日志

记录时间日志的目的,就是让我们将主观时间和客观时间统一起来,让我们清楚地认识到自己的时间消耗在哪里,投入在哪里,被哪些人占用,被哪些项目占用,让时间不再是看不见、摸不到。

如果你觉得工作和生活比较忙碌混乱,就可以用这种方法连续记录3-7天,看看自己的时间消耗在哪里,通过分析,找到改进的方法,指导自己的行动。

d、周回顾

周回顾是将目标计划执行到位的一个非常关键的因素。每个人搭建起的个人管理系统,都希望它能够正常有效地运转。做好周回顾,就等于为你计划的落实添加了一道双保险。

周回顾要做的事情包括:清空收集箱、浏览日程表、检查任务清单、制定下周计划、经验库及知识体系盘点和大脑清扫等。

3、我的收获与实践

(1)灵活运用便利贴

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日常生活中,这样的尴尬场景经常会出现:上一秒钟刚刚想到的一个好点子,眨眼间的功夫因为其他事情的干扰,突然就忘记了。避免这种尴尬的最有效方法就是快速拿起笔记录下来,借助便利贴随时随地捕捉灵感和想法。

(2)建立高效的标签体系

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我的标签体系是在看完这本书后才开始慢慢建立和完善的。大概一个月前的时候,我还特意为了学习印象笔记的标签用法,搜遍了知乎,但始终不得要领。幸亏遇到这本书,让我建立了一套适合自己的一套标签体系。(关于这部分的心得以后会有一篇文章专题介绍)

(3)将一本书读到极致

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对于一些经典、实用的书籍,不仅仅需要反反复复读,还要做书摘、写读书笔记、做思维导图、写人物性格分析、延伸阅读(相关书籍、不同人写的读书笔记、豆瓣精彩的书评等),还要把书中的一些方法应用到自己的生活工作中,这样才算是真正读过。比如读这本书的体验就是如此。

(4)搭建家庭管理系统

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书中有一章节让我印象特别深,就是建立“家庭管理系统”。刚好前几天公司要求填写一份材料,需要填写父母的身份证号,我才突然意识到有些重要的家人信息确实需要好好整理并保存。过去,总是在每次需要的时候,给爸妈打个电话,然后,他们短信发过来,用过一次就不知道丢到哪里了,再次需要时总是找不到。要是用印象笔记把这类信息保存下来,就不会有这样的麻烦了。

(5)实践任务管理

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关于任务管理,平时实践的太少,因为公司的电脑无法使用印象笔记。但是,生活中,还是有这样的应用案例。比如,前一阵子,帮外甥女填报高考志愿,就运用印象笔记做了一次临时性的任务管理。

结语

这本书我前后共读了三遍,读第一遍的时候,只是快速的浏览,看完的第一感觉就是认为书中讲的方法自己都会,并没有什么值得学习借鉴的内容。读第二遍的时候才开始发掘到一些宝藏,比如原来便利贴是这样用的,标签体系是这样建立的,晨间日记可以记录这么多内容等等。而读第三遍则是为了将有些自己认为有价值的地方深入阅读并学习,以便在实践中应用。

最后想说的是,关于印象笔记,每个人都有自己的经验和方法。我们没必要照搬别人,只需要从别人的“私人用法”中,找到适合自己的方法,并改进和完善,就能运用这个工具,将知识管理和个人管理做到极致。

知识管理
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