提升工作效率的十步法-改变工作顺序每天上班只需工作4小时

作者:齐藤英治,日本知名醫學博士。目前為健康英知研究所所長,並任職於武田藥品工業,專精維他命與腦科學的研究開發。長達20年時間擔任日本綜合醫學會常任理事、日本健康科學會理事,也曾為日本EHLE學校IMGS研究所教授。


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阅读30秒:在互联网时代,速度决定成败。速度能够造就“高效益”成果。本书主要是讲述了“快速工作法”,为那些“工作慢、零进度”的小伙伴们提高工作效率的工具书,改善被工作追着跑的状况。其中主要通过IPO循环高效工作法,其中的一个核心就是判断出什么对自己最重要、很重要、普通重要。重点处理“最重要”(占1%)和“很重要”(占19%)的讯息,毫不犹豫的舍弃你认为“普通重要”(占80%)的讯息。只要做到这一点,工作生产力】速度将会迅速提升16到40倍。高速工作法的另一个核心,是“Input”(接收讯息)、“ Processing”(思考整理)、“Output”(传达成果)的【IPO循环】。书中还介绍了如何通过训练阅读速度、思考速度提升工作效率。总之,是一本有效的提升效率的工具书。


1、摆脱门前绊脚石

不空出时间让自己成长的人,正是在自己的“接收之门”前门堆了很多的绊脚石。快速学习的能力,需要持续不断地训练。在学习能力的提升,一部分需要提升阅读能力。懂得速度,用30分钟读完一本书。

2、学会掌握整体全貌

学会不再瞎忙,忙到重点,忙到有结果。尤其是当工作在同一时间出现,焦点就会模糊,干扰思维,让人不知道该如何做起。改变绝招是处理优先顺序。

A的工作必须先做的部分,B的工作要先做哪些,总之必须把他们都完成。D的工作可以下周再做,E的工作先在说明时候花时间好了,C的工作比较简单,请助理帮我做。所有工作顺序一目了然。

3、马克杯握把法则

指的是别人与自己眼中看到的东西不一定完全相同。假如你现在将咖啡倒入马克杯,并用右手拿着。对于马克杯的把手在哪个方向,是取决于在你对面的人的视角。意思是,你自己眼中的事实与别人眼中的所见到的事实,会因为接收方立场的不同而有所改变。

不能从自身角度看待事物,必须站在对方立场思考问题。这就是一种重复思考的拓展。这个道理我们都清楚,但是每当遇到具体问题的时候,尤其是自己认为对的事情的时候,当与到对方与你观点不一致的时候,我们却忘记了这个简单的道理。


4、高效工作思考回路

工作做不完关键在方法而非能力,相信大脑需要重复演练几次“IPO循环”的工作方式,对工作常保持创意之心并且乐在其中。

5、把工作中的1%最重要的事情做到极致

首先要能够清楚的知道什么工作是那个最重要的1%,并且全力以赴将其做好、做到极致。这是通往山峰抵达终点的KSF:key success factor 成功之轮!

6、注重改善人际关系

在职场中为了提升工作效率,人际关系的处理能力是必不可少的。和谐的人际关系对提升工作效率非常有帮助。尤其是在组织中跨部门协作的时候。

优点延伸法:指的是找出自己及对方的优点、可取之处,并将其发扬光大

缺点修正法:则是指出自己活着对方的缺点,且为了修正它而被逼迫做某事的行为。缺点修正法也可以用来改善工作效率低下。

7、学会使用思维导图

思维导图可以逻辑化的帮助我们遇到需要解决的工作问题的全貌,在此基础上,思维导图是一定需要写出关键字,熟悉职场关键字,并且逐渐找到属于自己的关键字,会大大提升工作效率。


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8、美国总统“阅读术”文件再多也不累

把阅读变成一种习惯,美国总统每天要审阅大量的文件,如果阅读速度不够,那么肯定会影响工作效率,速度阅读的理念是:把对自己无益的部分剔除!这个背后是建立自己高度、高价值的优势领域。通过大量阅读掌握“重要”及“必要”的情报信息。


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9、齐藤式速读术,30分钟读本书

齐藤式速读术的两个基本理念:

①二八定律的实际应用,书中两成的重要知识,囊括你所需要的八成情报资讯,找出关键信息。

②对自己的阅读时间设立“截止时间”,规定自己在期限内完成。

只将注意力放在重要部分,持续阅读。只要能够运动这种速读方法,便可以确实掌握和理解书中想要表达的重点,而这仅仅花费30分钟时间足以达到。

step1:预览-5分钟

封面和书腰一定要读,书名还有大标题、副标题可以帮助了解和预测到书中的主旨。

封面折口:通常会写作者的简介,书相关的介绍等。你只需要看作者是处于什么样的出发点来写这本书,书的主题方向。

目录:目录是一本书的导览地图,这本书是如何构成的,以什么样话题为开始,内容进行到一半的时候又有何种发展?最后怎么结尾的,在目录就能够预测书内容。

前言、后记、序:这里面大部分叙述了作者为何写这本书,作者为什么希望大家阅读这本书的相关内容。序,则包含了大家对这本书的评价是什么。

小标题、插图、图表:不需要认真阅读的内容。

step2:拍照式阅读-5分钟

拍照阅读法是以20万美国人实际执行过的“人气速读法”为基础发展出来的。跳过阅读细节,只是阅读粗略的内容,跨页为原则。

拍照阅读法就是利用视觉功能发展出来的,影像是由右脑掌管,会将视觉传输画面转为信息,主宰理性的左脑完全不知情,右脑就已经完成了大概的内容认知。

当熟悉了这种阅读方式,就可以快速掌握关键字或者作者想要传递的给大家的关键字了。

step3:略读-20分钟

略读,指的是英文中的“Skimming”撇去表面的浮物,撇取的意思。

重要情报信息就出现在关键字的周边,关键字找到后可以适当降低阅读速度。

这个方法绝对不是教大家跳跃阅读,而是请尽量集中注意力,追赶上文字,以及字句中想要表达的意义。

怎么可以做到让自己记住呢?一边阅读一边做醒目的记号。或者摘抄笔记,最好是可以使用思维导图。

10、厚书阅读方法,专业书籍阅读法

step1:预览-5分钟

step2:略读-15分钟

step3:记忆、学习-45分钟

以上各种方式还是需要在实践应用的过程中,不断总结。把阅读培养成习惯,通过大量阅读,自然就会从量变到质变了。速度方法也会掌握的越来越娴熟。

以上改变工作顺序提升工作效率的十大方法,当然不止是这十种方法。我个人觉得关键还是在于分清楚什么是最重要,能够区分了工作重点,工作效率自然会提升很多。



书籍目录:


前言/網路數位時代,速度決定成敗

第一章 時間不夠、效率低落,問題出於不懂方法

踢走工作三大「絆腳石」,效率成果快速提升

情報速讀判斷力,成功加速的第一步

只要改變工作順序,執行速度三級跳

價值工程+二八定律,創造最高價值

工作做不完?關鍵在方法而不是能力

第二章 專注核心,其餘斷捨離,創造高效益成果

關鍵「一%」,迅速開啟成功大門的密碼

善用「漩渦心智圖」,工作順序快速排定

奪回主導權,讓工作變「僕人」

專注焦點,才能創造最強優勢

第三章 繁瑣資料文件,也能快速理解的「速讀術」

美國總統「速讀術」,文件再多都不累翻

快速閱讀,儲備知識,人際關係能變好

「齊藤式速讀術」,三十分鐘讀懂一本書

「弄髒書本」,回復記憶最快速

找到原礦,才能琢磨出耀眼鑽石

「倒三角」閱讀法,再也不用從頭看到尾

「英語」也能快速讀!段落首句是重點

只要一週!沒學過的專業領域也能懂

厚重書籍怎麼讀?速讀超人的密技訣竅

「考證專用」速讀術,再忙也做得到

第四章 懂得「快速思考」的技術,決斷力顯著提升

心智圖思考技巧,從達文西到愛因斯坦都在用

「大腦筆記術」,完全釋放腦中創意

心智圖完全技法,能找到成功新契機

避免負面想法,就會點燃企劃靈感

消化所學新知,「十五分鐘」能辦到

「找出關鍵」能力,就是危機處理能力

第五章 「快速書寫」輕鬆學,傳達力百分百

正確傳達力,成功的最後一哩路

「情報價值」,在對方認定而非自己

內容不在多,說出重點別人才想聽

心智圖能找出關鍵字,是「快速書寫」的基礎

文章如何打動人?內容實用決定成敗

關鍵字句靈感易消失,隨時寫下不放過

善用「手機錄音」,任何空檔都能記錄創意

「速寫」,寫作出書不是夢

第六章 速度是決勝關鍵,價值成果提升六十四倍

網路時代的競爭,速度是勝負點

速度與價值成正比,早人一步獲利差異大

當高速成習慣,「高價值成果」不間斷

大腦維持高轉速,創意靈感不短路

懂得「知識勞動」秘訣,價值提高六十四倍

光有爆發力,卻無法持續,終究失敗

運用高速工作術,創造自己獨特價值

結語/搬開絆腳石,走出困境

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