Mac 软件面面观(四)时间管理初探

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作者 scomper
2014.07.30 16:24 字数 3399

Mac内置的软件中包含了一套完整的时间管理解决方案:日历、提醒事项、备忘录,如果你还是iPhone用户,那么从应用到工具就都全了。

不用急于购买各种GTD软件,建议先从Mac的日历、提醒事项、备忘录开始,等到「从容」以后再选择更适合自己的应用。

平心而论,Mac平台上的GTD类软件都有点蛊惑人心的倾向,不管是广告还是产品界面也确实很华美。「在不同场景下的主人公,拿着手机、亦或面对电脑,指尖流转之间会议、纪念日、会晤、购物清单在软件中翻飞跳转,明丽的颜色,绚丽的效果,一种一切尽在掌握的氛围烘托着那张莞尔自在的面庞,那从容果毅的身影」。App Store 页面中的快速链接还专门设置了「事务管理」展示这类长期热销的应用:OmniFocusWunderlistClearThingsTodoFantastical

时间管理的意义

先抛开软件,来探究一下时间管理对我们的意义。除了「禅定」中那些转瞬即逝的空灵乍现,无时无刻我们都在想很多东西,大脑其实也很聪明的自动忽略了很多,我们觉得是个事的状态多半是它已经开始在头脑里纠缠,纠缠的事务多了,不仅想不明白,而且会被下意识的清除掉,被忘掉。要有序和可控的「放下」,反而需要的是头脑单线程的专注。具体到每一件事情上,尽快把它用文字、声音、图画等形式显化出来,当思维的抽象一旦变成具象信息,就可以真的暂时放下了。

对于我们而言时间管理的作用其实就是为了把「头脑」暂时清空,然后再选择性、周期性的重新加载,保证「内存」足够大,脑力充沛的考虑现在和做好眼前的事情。

刚接触时间管理概念的很多人,或许会感觉需求没那么强烈,日常里统共也没几件事,何必煞有介事的用软件记录下来呢。其实,时间管理的意义很多时候是习惯大于现实的。用一种科学的方法来培养自己处理事务的习惯,在不知不觉中学会把握节点、控制节奏和进行归纳,当然更重要的是学会「放下」,体会到最终的结果是不在于事情的多少,而在于事情的条理。

另一个方向上,也有不少人对GTD(是英文Getting Things Done的缩写,是一种行为管理的方法)的理论和应用软件过于迷信,觉得是个事都应该记录下来,那种架势是要把一起行动都纳入到生硬的时间管理中,陷入了工具的绑缚,也让自己变的更焦虑。从宗旨上来说,管理的目的都是为了做减法,从头脑里拿出来,从一连串事中拿出来,从整体中拿出来,化繁为简以后逐渐的「舍去」,最后抵达事务的根源和核心。

随时随地的对要处理的事务、考虑中的问题、进行快速的记录、检查、回顾和整理,确实给人一种从容掌控的感受。不过工具和软件都是其次的,即便是用Mac和iPhone中内置的软件也能达到非常好的个人时间管理效果。如果不明确我们究竟想要什么,也就无法体会这些GTD应用的差别能给我们带来怎样的提升,从容来自于判断力,而不是经历或者工具。

想到了才能记下来

事务的源头是纷繁琐碎甚至无形的,很多时候只有意识到了,才能有行动。所以我们不妨把事务是否有「推动性」、「价值」,这些技术评估语言转换成平时我们更容易引起反应的自然语言,当它们出现的时候,我们可以快速的记下来。

例如:

  • 待会处理,眼下没有时间来处理的事
  • 明后天的事,未来某个时间要处理或参与的事
  • 现在没空,需要自己参与并抽时间来处理的事
  • 别忘了,俗话说的「好记性不如烂笔头」
  • 约个时间,和某人某事在未来的时间上的约定
  • 想买的东西,「拔草」要诀就是先记下来,过两天再评估
  • 欠账还钱,利益无小事,记下备忘
  • 保持关注,隔段时间就需要关注了解的事
  • 周期重复的事,还信用卡帐、纪念日、清洗洗衣机、更换滤芯、按时吃药等等总是重复着让自己欢喜或者痛恨的事

总的来说,刚开始养成记录习惯的时候多少有点别扭,所以不用太刻意的去限制自己,也不用担心别人看你的清单和日程很凌乱。把所有担心自己忘了的事、未来需要安排时间的事、觉得有用的事都记下来,在这个过程中用实际的事务慢慢打磨就能形成一套对自己有效的管理方式。

去超市之前列个购物清单,计划一年要看的几本书,你们一起所有重要的日子,你想买的东西,想去的地方,不能错过的美食,报销发票的几个步骤,电脑的保修期,等待签收的快递,做一件没做过的事……

提醒事项的分类
提醒事项的分类

在记录的文字表述上,尽量平实直白一些,能一眼就明白。事情的分类上不纠缠归属的准确性,简单的分成:工作、生活、学习、家庭就可以。

提醒事项中的「家庭」是Mac或iPhone上启用「iCloud - 家庭共享」后,自动添加到各成员设备上的,在所有成员之间共享。

「提醒事项」是个「线头」,能一目了然最好,如果还有更细致和详细的内容,可以附上网址、或者记到备忘录当中。

Mac中的「提醒事项」和iPhone中的「提醒事项」系出同源,只要开启iCloud就能保持同步,这边的改动会很快在另一边体现出来,所以即便不在电脑跟前,用手机记录起来也很方便。

提醒事项中同样可以设置某一个时间点的「日期提醒」和是否重复,设定重复等于勾销当前的提醒事项后,固定的周期后还是再弹出同样的提醒事项。

提醒事项中的「位置提醒」也是一个很酷的功能,可以在你到达办公室、或者走进小区的时候弹出提醒通知。即便有些地图位置采集上的漂移,对这个功能的使用也影响不大。我在办公室的定位信息经常定位到了实际位置的好几条街以外,不过只要这个相对的采集点位置不变,设定的位置提醒在我抵达办公室的时候还是能准确的弹出。

日历还是提醒事项

虽然提醒事项同样可以给事务添加时间点和进行周期性的重复,不过和日历,也就是常说的日程安排比较起来还是有不同。提醒是基于事务的罗列,以人为中心,没有那么强烈的时间区间要求和排他性,如果提醒某事的时候有其他事,可以选择继续搁置,只要状态不关闭,随后检查的时候再继续就行。所以,提醒事项的特点主要是完成还是未完成。提醒事项的重心是需要去做的事(Need to do something)

日程安排是某个时间需要专门花时间做的某件事(Sometime to do something),是基于时间的事务,在某个时间段将要发生的事情。你出不出现对日历上的事都没有太大影响,它的轨迹是相对固定的,也是你在安排自己其他事情的时候要主动避让的。例如:会议、课程表、活动、生日、节假日等等。

日历上的日程安排对时间的界定要求上更高,具有明显的排他性,时间范围最好不重叠。到了时间,日程事务就必须开始,如果延长或变更势必对接近的其他日程产生影响,几点-几点既是时间点也是范围的界定,要求参与者在这个时间段里以当前的日程为中心。

Mac中添加日程有几种方式,一种是直接点「+」号按钮添加,这里输入的内容支持自然语言的识别,例如,输入「大后天去美术馆看画展」,「日历」程序会自动识别「大后天」这个时间点并添加日程内容「去美术馆看画展」。在Dock「日历」程序图标上右键,也能快速的「新建事件」。

日程的添加
日程的添加

「日历」的周视图和日视图上,直接在时间线上拖拽同样可以快速的设定时间区间并创建日程,对于已经存在的日程,用拖拽的方式能调整日程在时间线上的位置、日程所需要的时间范围。

如果不在自己的电脑上,又觉得手机添加日程打字慢,可以直接访问iCloud(https://www.icloud.com)的网站,登录Web页面上管理和添加自己的日程、提醒事项或者备忘录 。这也是Apple 提供的云端办公方案,不受系统平台的限制,不受地点限制,在能联网的地方访问自己的iCloud办公平台:邮件、通讯录、日历、提醒事项、备忘录、Pages、Numbers、Keynote。

在Outlook中使用iCloud日历

Windows虚拟机中,通过安装「iCloud控制面板」,可以直接在Outlook中添加和管理iCloud日程以及提醒事项,并自动同步到Mac或者iPhone。

Outlook日历和iCloud控制面板
Outlook日历和iCloud控制面板

安装好iCloud控制面板后,Outlook会增加iCloud账户,自动同步iCloud邮件、日历、联系人和任务(提醒事项),这种方式保证了事务处理的连续性,避免在两个平台间切换而遗漏日程安排或提醒事项。

备忘录

日程和提醒事项适合记录的都是「点」,内容稍微多一些的「琐碎」或者「灵感」记录到备忘录更合适。平常想到的一些零碎,浏览网页复制摘抄的内容,还有一些邮箱号、卡号、账号什么的都可以记录到备忘录,通过iCloud可以和Mac同步,随时在电脑或手机能进行访问。

不用花费购买第三方的应用,Mac和iPhone之间可以利用「备忘录」传递文本内容、网址,当然使用iMessage给自己发消息也可以做到这点。

双击「备忘录」列表中的条目,备忘录内容会弹出独立的窗口页面,可以像桌面便签一样使用。

除了直接打开备忘录添加内容以外,配合前面提到的PopClip工具,不仅能快速的添加内容到「提醒事项」,同样可以快速的添加内容到「备忘录」,极大的提高你的效率。对应需要安装的PopClip扩展是「Note」和「Reminders」、只需要选中(网页、文本、邮件)内容,在弹出的选项中选择「Reminders」或「Note」。

iCloud同步和家庭共享

要实现Mac和iPhone之间「日历」、「提醒事项」、「备忘录」的同步,iCloud的开启是基本条件。Mac和iPhone需要使用同一个Apple ID登录,并且各自的iCloud设置中都开启了同步。

iCloud同步
iCloud同步

家庭共享
Yosemite 和iOS 8中新增了家庭共享的功能,启用后家庭成员直接可以分享音乐、影片、应用程序、照片以及日历和提醒事项。所有成员都可以使用「组织者」账户绑定的信用卡购买应用。

启用家庭共享后,成员的日历和提醒事项中都会自动添加一个「Family」的项目,在「Family」日历或提醒事项中创建和添加的内容所有家庭成员都能看到。

家庭共享设置
家庭共享设置

Mac内置的用于时间管理的应用在功能上比较简单,适合时间管理初期的实践,当需要安排和管理的事务逐渐增多以后,推荐使用 OmniFocus 来提高时间管理的效率。具体的关于 OmniFocus 的使用介绍可以直接跳转到另一篇专门的介绍《OmniFocus 2 for Mac 的使用指南》

Mac 商务应用指南