搞定五大问题,帮你一天做好一个PPT

写在之前:

这是我2012年11月25日写的第一篇关于PPT心得总结,也是我踏入PPT圈子的第一篇“敲门砖”,时至今日,2年了,我已发布的原创PPT作品已经超过10000+次下载和近1000,000次的传播(@小巴_1990 作品合集下载),新浪微博粉丝也从200多粉涨到13,000+,成为不少人眼中的PPT达人,去年通过在线课程帮助几千名学员解答PPT学习的疑问,再回首,希望这篇文章对你也有所帮助!

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先说说这次的PPT,接到邮件已经是十一点,一看是让帮忙修改个PPT,虽然一直夜猫子,但坦白说已经好久不熬夜做PPT,神奇的是,不知道哪根神经反应了,我就认真的对待起来了。

哈,言归正传,其实这次做的还是蛮开心的,其实一直想分享关于做PPT的心得,就如之前预告的那样,授人以鱼不如授人以渔,这次就正好拿这个PPT说说吧。

再看下预告图(最近一直在学画画,不过学习的感觉是真有趣),这张图里其实已经展示了我做这个PPT的流程和这篇日志的主题。


那下边我就主要分享关于如何解构任务做出初稿这一阶段的心得,主要以五个问题来写吧~

1、接到任务之后的第一件事是?

2、你的领导最关注的是什么?

3、如何解构任务要求?

4、怎样视觉化PPT?

5、关于初稿的制作和沟通要点是什么?

接下来就一个一个来哈~~~~

问题一:接到任务之后的第一件事是?——分析任务是什么(WHAT)

这里其实很多人会问,怎么不是为什么做(WHY)或怎么做(HOW),呵呵,我想这两个问题可以问问你上司哈~

回到正题,我接到的任务是:同学的同学邮件上说PPT要在迎新晚会上放,让多改改。

你平时接到的是不是也是类似这样啊:要做个课件在上课的时候讲,要在交流会上分享用,要做工作总结在会议上讲?说实话,这样的任务是比较模糊的,应该把它精准化,怎么做?

我采用的是一个大家应该很熟悉的思考方法——5W1H:为什么做,做什么,什么时间,什么地点播放,做给谁看,怎么做?

那我一个个的套一下,

WHY&WHAT:因为学院迎新晚会要做背景和节目介绍用,

WHERE:应该是500人以上的大场地,

WHEN:什么时间(这个没告诉我,所以标记下),

WHO:受众是参加迎新晚会的同学和领导老师,但就关键来说,其实是你的直属领导,

HOW:至于怎么做,哈,这不正在慢慢告诉你嘛。

套完上边的,其实大致任务也算定下来,但写到这里我想问大家第二个问题啦~

问题二:你的领导最关注的是什么?

其实这个问题主要是为了解答很多人的疑惑,为什么我的努力领导不懂呢?唉,不是你的柔情他不懂,你都不知道他想要的是什么,那不是马屁拍到马腿上嘛。

最近看了一个故事,很多人在跟领导说我会怎么怎么样做的怎么怎么的好,呵呵,领导来句,WHO CARE YOU?什么时候能做出来?赶紧滚一边去给我做去!

没有方向,目标都不知道,你是想NB还是SB?没错,个人感觉,领导最关心的是你什么时候能把任务完成!所以,DEADLINE是个非常关键的问题。(这次布置任务的在邮件都没给我说,所以我迫不及待的问他)

至于PPT,我看了下附件,上边是十几个节目的单独的PPT,看来是让我汇总做成串场PPT了,那针对这样的PPT,除了按时完成,怎么样达到领导要求尽快通过呢?哈,第三个问题来了。

问题三: 如何解构任务要求?

我主要从内容和视觉两个部分来结构。国内PPT达人曾分享过关于PPT的两个原则:一目了然+视觉化。

那接下来我就还是拿这个PPT给大家分析一下啦。

内容:这个串场的PPT内容主要就是节目的类型、名称和表演者,很固定,不需要特别修改,这样也决定了其实这类PPT难度并不大,包括逻辑,只需要把节目顺序搞对就好。(文字和逻辑这个对于其他的PPT比如工作总结就比较耗时了,前期需要好好的静下心构思,关于这个今天就先不延伸了)。

关于视觉化:主要从受众和场合来考虑,这里引入一个设计上常用的方法:情绪版(MOOD BOARD),比如这次是在大场景,学生活动,而且是迎新晚会性质,大家肯定就可以联想到一些关键词啦,比如小清新,校园风,大气,治愈系等等,然后也可以继续发散思考,然后进行图片搜索,大体就可以确定视觉方面的色彩、质感、风格等。

这次的是各种节目呀,所以我也是各种发散啊,比如这次由于是晚会类,我就采用全图型的风格,色彩上面也以接近学生风格的为主。


其实,这里就又有一个问题啦~很多人都着急了吧。说了这么多,你到底怎么视觉化了,比如图片从哪找了?文字怎么处理了?

问题四:怎样视觉化PPT?

我的方法是结合任务去解构画面构成,然后自己去做。

视觉化的关键并不是找图,找字体,这些是一些方式,但关键是你要有一种思维模式——结合受众、目标等去分析什么样的表现方法更让人接受,让大家产生共鸣。

怎么结合任务解构画面构成?从来开始,从最简单的一步步来。(其实想讲一下初心的理念,算了,大家自己有兴趣百度一下吧)

一个画面的构成基本包括三个方面:背景图+文字+装饰(包括对文字和背景的装饰)

我拿一张PPT做例子吧:

从最简单的白底黑字的文字内容输入——然后对字体排版(对齐是最常用的一种,还有对比,聚拢,重复等,这算排版的四个基本原则吧,还要注意留白,就是留给眼睛呼吸的空间)——然后针对标题的字体加粗,更改字体等(书法体,中国风)——添加背景图片(根据节目名字联想到水乡的照片)——增加色块产生对比效果让文字更清晰。


这个例子应该算比较形象直观的解释吧。

这里还会出现一个问题,就是有些文字内容多的页面处理怎么办。这里先有个前提,就是你要先对内容进行处理后再放到PPT上,而不是WORD搬家,关于这个属于制作理念的问题,今天还是不说吧,针对文字多的页面,我们大多采用半图型的设计或基本不用图,针对这种的话,可以建议大家看看平时的杂志排版或者报纸排版,从这些生活中的小处其实可以学到很多东西,包括今天的这个PPT,其实就是类似海报式的介绍,所以我们平常可以借鉴下生活之中的很多专业设计产品,总之处处留心皆学问!像这次的封面,就是现学现卖的一个作品,刚好看了面包老师的一个微博教程(教你打造一款有质感的封面),就试试做了~所以,看了更重要的是去做!给大家放下这次的封面,哈哈~


所以,学习就是要动手,马上行动吧!JUST DO IT!那第五个问题是什么呢?

问题五:  关于初稿的制作和沟通要点是什么?

这个就算总结性的工作啦,初稿的制作除了尽快的做出来之外,还有一个问题就是:准备好你的备选方案!

原因我觉得应该不用过分解释吧,你就给一个,不行就直接完蛋重做了。就这个PPT来说,给大家分享一下我关于最后一个节目的三个初稿:

拿不准主意的时候,就多做几个,然后在此基础上慢慢进行修改嘛。

除了准备好备选方案外,关于沟通上,第一次主要是尽快的让人家评判是否接收你的设计风格,先做样张!关键问题有没有更改,比如受众、地点、时间等等,之后预约下下次详细沟通的时间。之后的多次沟通也就可以只是细节上的修改和整个作品的完善上。

一句话,优秀的作品都是改出来的!不断的修改吧!!!

再来看看这五大问题:

1、接到任务之后的第一件事是?

2、你的领导最关注的是什么?

3、如何解构任务要求?

4、怎样视觉化PPT?

5、关于初稿的制作和沟通要点是什么?

最后我想分享给大家乔布斯的一句话,哈,这是前两天看《乔布斯传》看的,不是那句经典的哈,是这个:过程就是奖励——THE JOURNEY IS THE REWARD。

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