掌握职场时间管理秘诀,加倍提升工作效率(听课笔记)

昨天听了一场关于职场时间管理的微课,鉴于自己是时间管理方面的小白,故整理了这次听课笔记,希望对自己这个时间管理小白有更大的帮助,也分享给大家。

微课分享的肯定是一些最最基础的时间管理知识,但是分享的内容一定是比较符合我们实际生活的,毕竟讲课者要在最短的时间把什么都讲了是不现实的,只能挑大家现阶段最需要的来讲。

我想微课更多是一种启发,后续的大量行动还是要靠自己摸索的。

按照听课笔记国际惯例,先要上一副思维导图,我把导图简化了,更多内容用文字阐述了。


1

根据思维导图结构,这次课程通过三个方面展开。

先分享第一个方面。对自己的时间管理进行一个自我检测,是得1分,不是得0分,得分越高说明你越需要管理你的时间,得分越低说明你把时间管理得当,工作游刃有余。

那么就开始测试吧。

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1、你工作时间比同事都长

2、你经常需要加班

3、你会利用用餐时间

4、就算时间很充裕,你依然会感到有完成任务的压力

5、你偶尔会忘记一些重要的工作安排

6、杂事占了你大部分工作时间

7、你没有时间去做自己喜欢的事情

8、你没有时间去学一些不会马上用到的知识

9、你一旦闲暇来就有负罪感

10、你喜欢把事情拖到最后期限之前才开始做

11、你会因为不喜欢这事情,而故意延后它

12、你会在做重要工作的时候经常会被打断

13、你堆积了很多不怎么重要的工作一直没做。

2


测试好了,我们来看时间四象限,很多人一定对于这个时间四象限很熟悉,也会在很多关于时间管理的书籍中看到。那么时间四象限到底表示了些什么呢。表示方式大概有两种,一种是表格,一种是坐标。

上面四象限是用表格表示的,第一象限是重要紧急的事情,主要是一些眼前马上要做的事情,比如要去见一个很重要的客户,遇到第一象限的事情最好的办法就是立刻马上去做,其他的事情就要放一放了。

当然如果你长期处于这个象限,你的压力山大了,你总是在处理马上要做的事情,你没有自己的时间发展自己,你就是被工作压得透不过气。处于这个象限的人,可能需要对于自己I工作作出长远的规划,对于近期工作有一个比较好的协调安排。不是事情来找你,是你主要把事情给安排了。

第二象限重要但不紧急,一些有准备工作、预防、自己的长远规划啊,如果你处在这个象限,你在工作中是游刃有余,你把工作上的各类事情安排的井井有条,你也有更多的属于自己的时间,好好学习,好好发展自己的兴趣爱好。处于这个象限的人们,往往都是善于规划的。

第三象限紧急但不重要,看表格就可以发现,如果你处在这象限,你就是被各种杂事围剿的,你看起来很忙,但是你忙的没有目的,你是百忙一场,你的时间被各种无关紧要的事情消耗殆尽。紧急但不重要的事情,比如你给领导办一些私事,买早餐啊,帮领导送小孩上学啊,等等,你能说这些事不紧急吗。但是很多时候你没有办法拒绝,最好的办法还是提前规划时间,把重要事情先做了,让你的时间是很充裕了,最后让杂事对你产生不了影响。

最惨的莫过于处于第四象限了,人生就是浪费生命了,如果你刚到在这个象限,你在单位就是可有可无了。当然话说回来,造成这种局面,可能是你自己就是那样了,还有就是你的单位安排问题。没有根据的你的情况来安排你的工作。

下面这幅时间四象限,我从网上找来的,看起来会更加形象吧。

3


看了上面的时间四象限,我们知道要达到人生巅峰,就要向第二象限狂奔而去。那怎么狂奔呢。

五种方法,当然不止五种,我见识短,我听课也就听来这五种了。但是这五种时间管理的方法真的很实用。

哪五种呢。

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第一,闭关

据说,我们平时在单位或是公司平均每8分钟就会被打断一次,你在专注做自己的工作的时候,手机的各种社交软件时不时会弹出新消息提醒,你手很痒你去查看了,这一条不错啊,那一条更好啊。然后就是越看越多。你的同事可能会找你聊天或是找你帮忙,你要放下手头工作回应同事。

闭关就是在你开始做一项非常重要的事情的时候,屏蔽你对外来信息的专注。

你需要关闭你手机的社交软件,真的特别重要的消息需要回复,那就简短回复下,忙完之后再做详细回复。或是制作一个回复模板。同事找你,也是简短回复就ok了。闭关就是屏蔽外在一切干扰,让自己的精神集中。

当然闭关也可以借助一些手机app,比如我现在正在写这篇听课笔记,我手机就是开着“  Forest    ”的。我动一下手机屏幕中的那颗树苗就会死去。还有一款叫做小容的APP,记录手机的使用时间,非常详细。这会减少你去动手机。

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第二,了解自己的生物钟

了解自己的生物钟,找出一天中你效率最高的那些时段,这些时段来完成一天中最终好的事情,这里推荐大家看一本叫做《每天最重要的两小时》这本书,对于如何打造一天中的黄金时间段有十分具体的策略。

不要在自己效率较高的时间段,去做一些无关紧要的事情,也不要在自己昏昏欲睡的时间段强迫做一些重要的事情。

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第三,番茄工作法

25分钟为一个番茄钟,然后5分钟休息,番茄工作法的优势在于,你在25分钟的时间里精神是高度集中的,然后休息5分钟,劳逸结合。

据说25分钟最为合理,可以让人的精神在每分钟都达到高度集中的程度。25分钟之后就是5分钟的大脑休息,短暂的放松就好,有的人工作25分钟休息25分钟,这样那股在开始的25分钟里积聚的精神劲,会在后面的25分钟里消耗殆尽的。

另外番茄工作法,可以带给人极大的心理安慰,这个心理安慰就是我今天用了几个番茄钟来专心做事情,我没有白白度过一天。

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第四,任务分解

把一件事情,分成若干个步骤,给每一个步骤规定好时间。这样即使是一个大型的项目,被分解之后,难度也会降低。比如,我要完成一个课题的结题报告。只有一个月的时间了。如果我在最后几天去做这个事情,可想而知最后几天的心情是完全崩溃的。完成质量也是大打折扣。

那我现在把这个课题用思维导图分成若干个步骤,规定一周的任务,四周完成,最后几天校对。那实际每一次完成的量也是不多的,看着任务一点一点进展,心情也是愉悦的。

千万不要在截止日前再去做一件大的事情,学会分解,你会觉得再大的事情也被你化小了。

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第五,利用碎片时间

如果你去统计一天的碎片时间,你会发现这些碎片时间简直就是藏在我们生活中的时间宝藏。

早上起来,刷牙洗脸的时间,你可以听一段书,一段新闻,哪怕一句话,早上等车或是公交或是地铁,你可以在手机上列一下当天代办事项,并且按照轻重缓急排好序。当然做公交听书也是不多的。中午午休前,可以利用一个番茄钟阅读。晚上睡前的零碎时间,可以小结下当天情况。

利用碎片时间仍然是一个观念问题,很多人觉得这么点时间能干嘛,但是每天一点,长期如期,就不得了了。

做了总比不做好,是不是。

4

听课笔记就先写到这里吧。很多的听课笔记为什么要写下来,用拆书帮的话就是拆为己用,把我听到的看到的知识,改为自己的行动力。

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