关于时间管理的100条干货(中)

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作者 luciayu
2016.12.25 21:41* 字数 8260


Part4【初阶时间管理修炼的十个关键词】

关键词一:专注

31.专注是时间管理的基本功

时间管理效能=可支配时间*单位产出。一个人的可支配时间,是排除掉必要时间外个人真正能够掌控的时间。受所属职业和生活工作环境的影响比较大,一个人所拥有的可支配时间是比较客观的。但是单位产出,却因人与人之间专注力的能力不同产生极大差异。专注使我们可以集中全部的心理能量用于所指向的事物,专注产生聚焦,聚焦产生突破,突破产生成果,所以专注是效率的源泉,也是成就的基石。专注同时可以带来幸福体验。心理学家米哈里齐克森·米哈里

(Mihaly Csikszentmihalyi)将心流 (flow)

定义为一种将个人精神力完全投注在某种活动上的感觉,在心流产生时会有高度的兴奋及充实感。正是因为心流所带给人的强烈幸福感,所以心理学也称之为巅峰体验,心流也被称为福流,在台湾更被翻译为神驰。我至今还记得高考写作文时所达到的物我两忘的境界,那便是高度投入所达到的忘我状态。基于此,具备专注能力,在取得成就的同时,也极大地增强了一个人的幸福感。所以,如果一个人不想系统地研究和实践时间管理,那么至少应该学会并掌握一种能力,那就是在做每一件事情的时候都保持高度的专注。

32.注意力涣散有药可医

这味良药是番茄工作法。番茄工作法简单来讲就是工作25分钟,休息5分钟,然后继续工作25分钟,再休息5分钟......它因为规则明确,简单易行,在分心严重和时间碎片化明显的人群中逐渐流行起来。番茄工作法的妙处在于:设立一个启动模式,让人保持专注;大部分成年人坚持25分钟专注一件事是可行的;中间休息的5分钟让人紧绷的状态得到了缓冲;可以量化的番茄让时间变得更容易感知。番茄工作法需要注意的事项是:自身容易进入心流状态的事情未必用番茄工作法,比如写作,25分钟太短了,容易被打断;25分钟和5分钟都不是固定的,因人而异;专注力较强的人也没必要使用番茄工作法。

33.人从出生以后就在倒计时

Deadline让人又爱又恨,没有它,很多事情完不成,有了它,让人压力倍增。人们都有这样的感受,很多事情,不得不在Deadline之前做完,尽管内心十分排斥,可也终于在截止日期前完成了。那个时候人们也便发现了自身所拥有的巨大潜力,非不能做,实不愿做。巧妙运用Deadline进行时间管理,对于动力不强的人是个可以选择的办法,此法称为倒计时法。即针对某一任务,预估出需要完成的时间,根据预估的时间在手机上设置倒计时器。自倒计时开始的一刹那,这项任务就启动了!接下来需要做的就是,拼命地投入地干!此法谁用谁知道,用过忘不了。

34.创造隔绝干扰的空间

如果明知道专注才能解决问题,提高效率,就要主动地给自己创造一个隔绝干扰的空间。我的习惯是:早起。因为早起到工作前的时间和空间无人打扰,适合进行思考类的工作;早晨截止到10:00的黄金三小时将手机放到抽屉里,设为响铃模式,紧急事情可以找到我;这段期间通常不启动QQ;外事接待,会议通常安排在下午,最大程度减少干扰源。

关键词二:目标

35.没有目标管理的时间管理都是耍流氓

人一生的结果,本质上是一次次选择的结果,而一次次选择的结果,其实就是一次次取舍的结果。人生的战略,其实是选择的智慧,选择的过程,就是进行目标管理的过程。所以,不进行目标管理,时间管理就成了空中楼阁。换句话来讲,没有目标的人,本身也并不需要时间管理,因为无的放矢,也因为没有动力。

36.心有理想,春暖花开

进入时间管理领域,通常有两种基本的出发点。一种是从小处着眼,从每一天的计划开始。另一种是从大处落笔,从人生的高度思考目标。可是因为思考人一生的目标,以及诸如生为人何为正确这样的命题太复杂了,所以很多人会从先过好每一天开始。这期间他们会养成很多好的习惯,熟练运用时间管理和个人成长的各种工具。这些工具带来的满足感和成就感让每个人都变得更好,却未必能保证每个人都一定成功。瓶颈在什么地方?瓶颈在于个人成长的核心指标发展不快,核心指标来自于什么,核心指标来自于更长远的目标。所以,目标往高了讲,就是一个人的志向或者理想,这才是真正能够拉开人生格局的东西,也是人在遇到关键性的抉择时判断的依据。

37.目标管理从分类开始

做个人的目标管理,一定要以人生为底盘,把目标分成几个大类,这几个大类可能是健康、事业、人际、家庭......whatever。别小看这一个动作,每个人正因为开始思考个人目标的分类,才真正地开始思考一个人要活的更圆满需要有多少个维度。而在此之前,大部分人没有思考过人生目标应该先分类这个问题。因为没有考虑,所以在发展过程中才失去了平衡。就像很多企业家的健康出现严重问题,并不是不重视健康,而是没有在个人目标的整体管理中囊括进健康管理这个要素。很多人感觉生活没有色彩,是因为他们从来没有将兴趣爱好纳入自己的人生目标分类之中。时间管理做到一定程度就会发现,最难的其实是个人成长性和系统性的平衡问题,而这个平衡性问题,往往源自于最初在进行目标管理时分类的缺失。

关键词三:计划

38.人的计划能力是被严重低估的

在《与爱因斯坦漫步月球》一书中,作者福尔的观点是,如果把大脑还原到最初状态,从根本上讲它就是一台预测未来和计划未来的机器。大脑通过极其快速地汲取信息的能力,筛选出那些对我们未来有用的信息,从而使我们更好地提升行动与达成目标之间的效率。所以一个事情的意义以及框架性的结构很容易被大脑记住,而知识性的细节就很容易忘记,这也是大脑提高运作效率的表现。从这个角度讲,一个人应该充分利用大脑的这项天赋,在未来的计划上多进行实践的尝试。

39.计划让人变得更有掌控感

人的不幸福往往来自于心底的不安全感,而这种不安全感又往往来自于无法把控自己的生活。很多人讲计划赶不上变化,所以没有必要做计划。可是殊不知如果没有计划,那生活中的一切就都成了变化。当一个人每天面对的都是无可预知,或者对于所要发生的事情没有预判,那生活除了会给你惊喜,同样会给你惊吓,自然而然就会因为失控而产生焦虑。开始做计划之后,相当于大脑对未来发生的事情,进行了判断和推演,对于将要或者想要发生的事情进行了预判,同时因为主体的积极参与让自己的人生更加主动,对生活的掌控感越来越强,幸福感也因此越来越高。

40.两次飞跃,计划为先

一个事情的完成,通常要经过两次飞跃。第一次飞跃,是在人脑中的飞跃,在事情推进之前先有构思,形成计划。第二次飞跃,指的是使计划落地的过程,通过第二次飞跃验证此前计划的靠谱程度。计划是成事的首次飞跃,而成事的可行性也往往决定于首次飞跃的正确性。有的人年初制定了目标,到年底一盘点发现很多东西完不成,常常归结于执行力的原因,其实原因往往出现在第一次飞跃就不严谨,第一次飞跃可能就是拍脑门瞎飞的。

41.计划增强幸福感

人在做计划的过程,相当于将未来的事情如何进行在大脑中进行了一次预演。这种预演,一方面使得未来有可能遇到的困难和障碍,率先做到了风险评估,使得这些可能发生的问题事先有了预案。另一方面,因为计划使目标从空中落到了地上,在做计划的过程使人感觉好似离目标更进了一步,从而使人们迫不及待地达成目标的欲望更加强烈。计划做的越充分,自己心底的自信便会越足,因为这种“憧憬未来”“沉浸美好”的幸福感在做计划本身的过程中就已经产生了。

42.不要成为计划控

因为计划可以给人带来的掌控感很强烈,所以习惯于做计划的人对于计划的依赖性会非常高。这会带来两个问题,第一个是在精密的计划之后,留给执行过程中调整的空间不大。这就会造成重计划而轻执行,毕竟在执行的过程中迅速地对计划进行调整也是一项非常重要的能力。人脑再强,也终有顾及不到的事情。第二个是计划性过强,对于周围人的协同性会降低。我们必须承认,善于做计划的人在人群中仍属于少数,当你因为有了自己的计划,而因为别人没有计划从而影响了你的计划,便会生气恼怒,当你的计划天衣无缝,而合作者是随心所欲风格的时候,就容易产生摩擦。计划只是让我们办事更有效率的工具,并不是生活的真理,也不是做事的真相,要尊重每个人选择生活和工作的方式。



43.日计划是时间管理基础中的基础

如果说一个人制定一份较全面的年计划难度较大,那么日计划就是每个人都可以实践并可以取得成功的。尽管迅速变化的生活成为了很多人不去做计划的借口,但是人较好地安排第二天要做的事情却是可行的。起步阶段,时间管理的入门者只需要写下第二天将要做的最重要的三件事就好,第二天临睡前在脑中进行一下复盘,这三件对自己而言重要的事情做完了没有:如果顺利做完,成功的方法是什么?如果没有按时做完或者没有做,原因是什么?久而久之,一个人便对自己掌控一天的能力形成了初步认知。这也是时间管理的硬功夫。

44.周周计划,月月规划

周计划是快速迭代升级的重要保障。在日计划驾驭的基础上,可以试着将每周要做的事情进行罗列。罗列的方式可以分为两类,一类是常规性的计划,这其中包括每周都要做的事情,比如习惯养成、常规性工作等,另一类是每周有明确时间节点可以完成的项目。这些项目可以统称为“每周重点”。常规性的计划保证全年正常的计划不掉链子,而每周重点保证了全年具有开创性的工作持续更新。月计划是全年调整的关键性节点。一年只有十二个月,在每个月的时候进行一次计划的修正是有必要的。这个过程并不复杂,只需要将这个月的重点项目罗列出来并明确完成的时间节点就好。起一个叫“月重点项目”为名称的笔记放入印象笔记中,将本月的重点罗列出来,在每周制定计划的时候对照一下,一来起到提醒作用,二来当月计划中的重点项目逐步完成的时候,内心也会有满满的成就感。

45.年计划是一个人计划能力的综合体现

制定个人的年度目标相对容易,真正难的是年计划。因为年计划需要考虑完成年目标时所需要涉及的关键干系人、可支配时间、可调动的资源、方法论的学习以及其它的不可抗力。所以,制定一年读多少本书、去多少个地方旅游、工作晋升到什么职位、财富积累到什么程度、学会一门什么乐器都不复杂,难的是围绕某一个目标是否真正的考虑清楚完成这个目标所需要具备的条件。尤其是关于这个目标关键节点的突破在心理层面是否做好了充分的准备。年计划是对来年起到重要作用的定盘的心,能够将80%的年计划内容落实完成,意味着这个人已经对生活做到了相当的掌控。做年计划同样需要经验,可是因为做年计划的人很少,所以有年计划经验的人并不多。经验越多就越会发现,年计划需要提早准备,一份年计划11月做不算早,就像很多大公司在9月或者10月份就会进行第二年的战略规划和财务预算一样,所以一个人的年计划用一个月的时间来做并不算长。年计划经验越丰富,这种感觉就会越强烈。因为你做的计划越来越准,而准确的原因在于你所掌控和预判未来的能力越来越强,也越清楚判断未来的可能性和自己面对不确定性的能力是需要消耗大量心智的。

关键词四:记录

46.通过时间开销记录回答时间都去哪儿了

我们对于时间感知的精确程度之低超乎我们自己的想象。对于一个时间管理的入门者,先理清楚自己每天的时间大部分花在哪里,然后再来谈时间管理。就像一个开始进行理财规划的人,也要通过日记账去发现钱花在哪里一样。即使做不到柳比歇夫那样严苛,起码也应该听从德鲁克的指示,对于主要活动进行准确的记录。记录之后的结果可以让我们诚实地面对一个真相,对于时间这样一个不可再生资源,我们之前竟然是没有可以量化的记录的。通过这个记录,我们可以仔细地分析有多少时间我们是花在价值的创造上,又有多少时间消耗在漫无目的的神游上。另一方面对于自己的可支配时间有了清晰的认知,因为每个人的行业职业属性不同,人真正可以掌控的是可支配时间。可支配时间的利用成果也拉开了人与人之间的差距。

47.记录让人生有据可依

如果你有长期写日记的习惯,那么有一天当你捧起以前的日记重新阅读的时候,一定会有相当感慨的体验。从时间管理的角度讲,有多少东西值得记录呢?我个人的习惯是,每天早上要写四种日志。习惯日志,记录自己养成习惯过程中的真实数据。幸福日志,记录每一天让自己感到幸福的小确幸。工作日志,记录每一天的工作重点。思想记录,记录让自己灵光闪念的点。这四种记录所能带给我的惊人财富是,这些日志让我的人生有了所谓的坐标系和曲线图,我能清晰地看到自己的成长和发展,可以清晰地追溯一年的幸福和成就、一年的习惯和思考,我可以通过参照过往的人生记录来改进现在的人生状态。因为有记录,很多回忆让你不再遗忘,也留住了更多的精彩,感觉多活了好几辈子。

48.打破记录,重塑人生

你一天走过的最多的步数是多少?长期早起你坚持的最长时间是多久?你写过的最长一篇文章是多少字?你最长时间坚持日计划是多少天?最长一次不看手机是多久?......人们总关注吉尼斯世界记录,但却常常忘了自己的记录。人们总关注打破世界纪录的运动员,却常常忽略自己的人生记录也常常被自己打破。所谓的超越自己,其实就是比过去最好的那个自己更好,而过去的“最好”是可以记录的,如今的“更好”更是值得记录的。为自己建立一个只属于个人的“人生记录表”,别总拿别人做对手,还是跟自己较劲吧。

关键词五:习惯

49.习惯是通往卓越最扎实的途径

这是我听过的关于习惯最好的一句话。习惯有一个很大的特性,就是养成殊为不易,可是一旦养成,却也是根深蒂固,成为人赖以成长的根基。科学研究,人每天95%的行为是依赖于习惯的,也就是自动自发的。所以,那些在很多人看到的需要极大意志力坚持的习惯,在习惯养成者那里确是自动的和理所当然的,久而久之,成为了人与人之间惊人的差距。习惯是这种差距之间,最基础、最扎实、也是最有说服力的度量。

50.五个好习惯塑造正能量人生

我推崇人应该养成五个好习惯:早起、健身、读书、写作和反思。这五个习惯听起来平常无奇,可是放眼周围,能同时兼备者寥寥无几。拥有这五个习惯的人,或者是哪怕只有两三个习惯的人,给人的感觉无一不是正能量满满、朝气蓬勃、积极向上的。早起让人拥有了比别人多一两个小时的时间、健身使人更容易获得自信、读书令人明智、写作梳理思维、反思建立起与自己对话的通道,保持不断精进。

51.养成习惯靠奖励,不靠意志力

在《习惯的力量》这本很棒的书中提到了”提示-程序化行为-奖励“的习惯运作机理。这种奖励是对大脑的一种正面和积极的回馈,使得人在下次进行这样动作的时候会因为”奖励“的存在而重复自发的进行这种行为。在个人习惯的养成中,主动性地设置奖励也是重要的习惯养成方法之一,比如打卡签到带来的成就感,行为记录带来的喜悦,团队的鼓励,物质的激励都属于奖励的范畴。

52.六步养成一个习惯

习惯养成有通行的方法,千万别依赖于个人的毅力,你我都是凡人,没有苦行僧那样的觉悟,我们也不是在军队里,有强大的外力推动我们前进。通常依靠以下六步,养成一个习惯的成功率较高:一、意义明确。培养习惯前,彻底想明白为什么要养成这个习惯,不要因为别人早起而早起,也不要因为别人跑步而跑步,做给别人看的人生是最累的。二、标准清晰。如果早起一定要明确是5:30之前还是6:30之前,如果健身就明确是每天10000步还是PLANK300秒,没有可量化的标准,就是自己哄自己。三、循序渐进。不要试图一口吃成个胖子,不要期待立竿见影,也不要妄图一次养成多个习惯,徐图之。四、习惯记录。用EXCEL或者习惯养成类APP把每天养成习惯的过程真实的记录下来,看着自己每天的细微进步会很有成就感,就算记录的数据一时不漂亮也没关系,因为这就是你自己。五、公众承诺。怕自己坚持不下来,就告诉别人吧,告诉朋友也好,发朋友圈也好,舆论所带来的压力还是相当有效的,人往往是被逼出来的。六、群体参与。找一群志同道合的小伙伴一起养成习惯吧,一个人走得快,但一群人走得远,实践证明,这可能是最有爱也最可行的习惯养成方法了。

关键词六:接纳

53.了解自己是接纳自己的前提

你以为你真的了解自己么。如果你那么了解自己,为何在目标确定上会犹豫不决,在制定计划时心中无数,在能力梳理上模糊不清,在习惯养成时半途而废。通过一段时间的实践,时间管理者最大的获益恐怕不是效率的提升,而是对自己的理解和体察更加地明晰和深入了。正是因为更加了解自己,在面对选择时就不会那么踟蹰,在坚定执行时就不会那么拖沓,也正因为了解自己,才使得对自己更好地接纳,而不是活在别人的世界里或者自己臆想中的世界。



关键词七:清单

54.列三张清单,让做什么不再纠结

人有大量的时间是用于考虑应该做什么的,这个思考时间是必须的,但是总在想,就会影响做的效率。列三张清单吧,足以解决这个问题了。先列一份梦想清单,把可能一年以后会做的事情列下来。再列一份项目清单,把这个月的重点列出来。最后列一份今日待办清单,把每天要做的事情列下来。梦想清单,每个月看一次;项目清单每周看一次、今日待办清单每天看一次。有了这三份清单,尽管去做就好了。

55.列一份流程清单,让怎样做不再困扰

效率不高的关键性问题往往就是,一件事情不知道怎样做。或者再次做的时候,需要重新思考。为什么一个组织需要标准化的流程,原因就在于可以让一个菜鸟通过流程迅速上手,让一个新人通过流程有标准可依,使平凡的人可以依靠流程做出不平凡的事情,从而减少大量地在方法上思考的时间。对于个人管理而言,为自己需要经常做的事情建立流程,很多事情便不再需要浪费思考的时间,比如办公桌的整理、个人的衣着搭配、购物的常备清单等。

关键词八:提醒

56.梦想需要提醒

我们心中想做一件事,这件事挺好,可是脑中有个声音告诉你明天再说吧,今天还有其它事情要做呢。于是这个事情明天没有做,后天没有做,一年过去了,5年过去了,10年过去了最终也没有做。因此一个本来是想法的梦想变成了空想和老年的遗憾。人生的很多际遇其实是很微妙和捉摸不透的,谁也不知道这个事情什么时候就来机会了,或者什么时候就有资源了,关键是心态上是不是做好了准备,是否当真正的时机来临的时候敢于迎难而上。梦想清单的重要作用是提醒你别忘记或者轻易地放下某个心念。一个事情,想的多了也就有了成的可能,信念同样需要强化,这不仅是《秘密》中最伟大的秘密,更是”念念不忘,必有回响“的注解。以“记事本圆梦计划”闻名的熊谷正寿,也特别强调梦想要亲自写下,才能感受到梦想的意义和重要性。

57.事事不忘,方有回响

在韩国的畅销书《书都不会读,你还想成功》中,作者提出“把要做的事写进记事本是最基本的做法。并不是不相信自己的记忆力,是因为多看一遍就能再次确认一下自己的目标。没有目标就难以检查具体事项的落实情况,也就不能利用好自己的时间。即便是再小的事也要先记下来。做完后在下面画条线标注上。知道接下来该做什么,事情的进展速度就会惊人地快起来,办事所需时间缩短了,就可以用节省下来的时间读书了。”人脑的忘性是极大的,刚刚记住的内容,1个小时以后就只剩下44.2%,1天之后就剩下33.7%,所以不要依赖于自己的大脑,要依赖于一个妥善的记事本给自己提醒。

关键词九:回顾

58.回顾是进步的必由之路

苏格拉底有句名言,未经过审视的人生不值得过。换句话讲,如果我们的生活不去定期反思和回顾,也是不值得一过的。柳传志在联想讲每打一仗要复盘一次,围棋训练里复盘也是棋力提升的必要方式,我们的人生不能重来,但可以定期进行回顾,在新的时间点审视自己的人生。所以,对于一个时间管理者而言,日回顾是一个基本功,这是日课;周总结以周为单位,通过快速调整提高效率;月总结通过量化的分析,真实反映一个月的历程;年总结是一次大盘点,成败与否,跃然纸上。

59.复盘是最大的节省时间

人的成长主要依赖于两个途径,第一个途径是积累个人的经验,第二个途径是借用他人的经验。而复盘就是积累个人经验最重要的手段。一件事情的对错不重要,重要的是对的时候,知道为什么对,错的时候,知道摔倒的原因。经验不是经历,经历的再多也未必会有太多经验,只有经历之后还有总结才能算是经验。干十年未必抵得过干一年,全在于复盘的价值。

关键词十:授权

60.不会授权就自己干到死

很多老板是这么累死的,就像鞠躬尽瘁的诸葛孔明,个人成为了超人,部下成为了怂人。正因为一个人的能力实在有限,所以才有了组织。组织做成一件事情的成本低于个人,做成事情的效率高于个人。授权并不等于放权,更不等于分权,只是通过一种合理的程式,撬动单个人力或者团队集体的杠杆,将既定的目标完成。组织管理者应该也必须经常审视,哪些事情是非自己做不可的,哪些事情是可以通过有效授权解决的?个人管理者应该也必须经常审视,哪些事情需要全程自己的参与,哪些事情是通过他人即可推进的?

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