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我的简易番茄工作法-如何让工作更有效率

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D调的暖冬
2017.10.02 10:33* 字数 4519

理论是一种包袱

我想很多人都和我有同样的经历,就是每天下班的时候觉得自己一天忙忙碌碌的却似乎什么也没有完成,还觉得全身心的疲惫。低下的工作效率不仅使我们更容易疲劳,又反而将我们拖入无穷的加班死循环中。那么这个问题要怎么解决呢?很早以前我就听说过番茄工作法,我想很多人也都知道番茄工作法的核心是“一次只做一件事”。番茄工作法把25分钟为一个基本计时单位。番茄钟具有原子性,不可分割,也不能被打断。在一个25分钟的番茄钟内必须专心完成一件事情。


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好吧,理论是美好的,但一想到要罗列出颗粒度合适的TODOList我的头就大了,最后也就不了了之了。

从改善一个小问题开始

最近换了个城市换了家一线互联网公司,开始进入高强度工作状态,为了解决久坐问题,我和自己建立了一个默契即每40分钟就起来走动10分钟,顺便喝一些开水休息一下。你看这是不是和番茄工作法有一些相似之处?也就是每工作固定时长之后就要休息一段时间。所以为了实现这个默契我果断重拾番茄工作法,你看我并没有一上来就要解决工作效率、工作计划以及工作节奏这类综合问题,只是从自身的一个小需求出发,着手解决。

找到适合自己的番茄钟,找到适合自己的感觉

首先是选择一个固定时长作为你的番茄钟,你或许会好奇为什么我会选择40分钟而不是理论上的25分钟?因为我觉得40分钟可以保证完成中等粒度的工作任务减少中断的次数。毕竟干的正起劲面临一次中断的感受真不好,而且我的工作计划也没做到特别小的颗粒度(应该是我的计划能力还没那么牛逼哈哈),不过适合自己的才是最好的,这里要注意一开始并不要追求事事符合理论,最重要是快速尝到甜头比如我选定好番茄钟后,立马就提升了效率,解决了久坐问题。至于存在的问题。后续我们可以持续演进。所以这个番茄钟长度因人而异,或许你的计划把控能力强,你用更小的番茄钟也未尝不可。将工作节奏化和规律化后,忙碌一天之后并不会感到很疲惫,另外一些琐事比如要起来走走,要去喝喝水,要去舒展筋骨等自然而然就能被办到,也不需要刻意去关注。放在在过去,我们可能一忙碌起来就忘记去做这些事情,忽略了对身体的关注。

关于番茄软件-Forest工作公益两不误

选定好了番茄钟,我们还需要一款软件帮助我们记录时间开销情况以帮助我们事后做好分析回顾。这里我选用了一款叫Forest的番茄工作软件,他并不像其他番茄软件那样,一进应用那种强计划、强管理的味道铺面而来,使人望而却步。而它以种树为主题,以游戏化的方式帮助我们保持专注。

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我们设定好番茄钟点击开始即可开始种树,forest开始进入倒计时状态,只要在这个时间内不触碰手机不开启其他应用,时间一到就可以成功种植一棵小树并得到金币奖励,更美妙的是我们可以用金币让官方团队为我门在世界某个角落种植一棵真树,真是公益与效率两不误。下图就是一份与官方合作的种树组织的简介。

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如下图所示,forest还可以查看一天的种树情况,可以清楚知道自己一天使用了多少番茄钟,专注度保持的如何等。那些光秃秃的树干,则表示未能在设定时间内保持专注,使用了手机。

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在我看来凡事都需要有仪式感,所以每次点击Forest的开始按钮的时候,其实就是在告诉自己开始收心专注处理下一个任务,形成一种仪式感。另外我也会关闭手机自动锁屏功能,开启着Forest计时页面,每当自己想要走神的时候,看看流动着的时间就会在潜意识告诉自己,请专注于剩余的时间。

如何计划?如何执行?

谈到执行,你一定觉得是要列出详细TODOList,然后你就会开始关注怎么写TODOLIST,每一个事项的粒度要多大?万一中断了怎么办?万一在一个番茄钟里完不成怎么办等等,不过我想说对于初学者而言,无需多虑just do it,所以首先我不考虑完全按理论执行,在我看来每天有一个大致的目标,心里清楚围绕这个目标要做哪几件事情即可。每天出门前或者提早到公司,我会花个10~20分钟在我的Trello上进行梳理。
Trello是一款功能强大的看板工具(web端和移动端都相当优秀),即可以用于团队项目管理,也可以用于个人待办事项管理。我常常用它来梳理任务,或用于问题分析。下图所示,这是我设计的用于任务计划的看板样式,分为Target(目标)、TODO(代办任务)、doing(正在执行),done(已经完成)。

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优先级从上到下依次降低,Target的目标价值卡片不需要移动,而任务卡片可以在TODO、DOING、DONE之间流转。另外你也可以建立一张主题卡片用于对问题分析和灵感的记录如下图所示,这是我关于如何高效学习话题的一些思考和记录。

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有了软件工具,我们还需要一个思考框架,帮助我们梳理每日目标和任务,下面是我自己的一些心得:

  • 我要做什么?
  • 我做这件事要达成什么目标?
  • 这个目标实现对我或对别人有什么价值?
  • 为了实现这个目标我要做什么?
  • 我需要有什么产出?

拿一个最近梳理文档的工作为例子,来讲讲上述思考框架该如何使用:

  • 我要做什么?我明确知道我要梳理某协议的文档
  • 我要实现什么目标呢?形成可读性更好,更易于理解的协议文档。解决之前旧文档逻辑结构不清晰的问题。
  • 这个目标实现对我或对别人有什么价值?帮助我熟悉协议内容,同时也可以请别人帮忙排查自己理解是否正确,另外降低后续新人接手的学习成本。
  • 为了实现这个目标我要做什么?
    • 我需要仔细阅读文档,梳理出协议由哪些部分组成,他们之间什么关系?
    • 了解并学习专业术语的含义。
    • 我需要对每一个部分涉及的流程进行整理,并对细节请教同事
    • 将这些信息用思维导图梳理
    • 编写新协议文档,着重在宏观上说清楚原理,为此重点突出架构部分。
    • 发给同事们阅读,并请求帮忙看问题。
  • 我需要有什么产出?
    • 中间产物:梳理思路组织信息的思维导图
    • 最终产物:一份发布到公司内网的markdown文档。

把握目标和价值,有清晰的执行思路做起事情才能有节奏感和方向感,才能有更高的执行效率。在这里我并没有做出很多细致的计划,有一个大致流程和方案即可,执行的过程中我们还可以继续调整即快速迭代,拥抱变化。
做好了计划之后,就可以按设定番茄钟开始执行。执行的时候切记要保持对任务的专注度,即只做一件事情。由于我之前并没有对任务拆分很细致,所以我只要求自己做与任务相关的事情即可。
另外应该想方设法的减少浏览新闻站点、打开社交软件等这些与任务无关行为,比如我就关闭了我的微信朋友圈入口,这样我就不会一直手贱或者分心于刷朋友圈,而是在晚上临睡前统一看一遍即可,另外我建议大家可以把手机开启为勿扰模式,关闭消息通知,避免分心,可以将这些与任务无关的行为放在休息时间去处理。另外戴上耳机听一些舒缓的音乐也是保持专注的有效方式,我有一款不错的降噪耳机bose qc35,有效排除噪音,工作、出行必备神器。

有效的休息,有效的精力管理

最近实践发现番茄工作法与精力管理也有紧密关系。有科学研究表明,直线型精力管理即直到把精力耗尽才去休息的极端方式往往使人感到极度疲惫,效率也直线下降,需要很多时间才能恢复过来。而我们需要采取钟摆式的管理方式,即在精力充沛的时候工作,在精力低下的时候休息,使得精力在充沛和匮乏的两种状态下不断的切换。番茄工作法就恰好的和有效的精力管理方式相互匹配,即休息与工作不断交叉,精力的充沛与匮乏在相互切换。这样的方式才能使我们工作更持久。那么应该如何更好的休息呢?我这里有如下几种方案:

  • 举起Apple Watch,开启呼吸应用跟随应用的节奏深呼吸3分钟。
  • 喝一些开水(这时候正是按时补充水分的好时机),四处走走,上上洗手间,可以的话请站在窗口向外远眺
  • 如果你有冥想的习惯那最好不过了,闭上眼睛,调整呼吸,放空思绪,这种方式恢复精力的效果更佳。

对于程序员而言久坐成疾啊,所以我个人比较喜欢站起来走动走动,顺带大口大口的喝水,看看风景或者和同事聊聊天。

迭代、回顾、TimeBox

做过Scrum流程的童鞋一定不陌生TimeBox、迭代、回顾会这些概念,但是这个与番茄工作法又有什么关系呢?。不知道你是否注意到每一个番茄钟就如同一次版本迭代,我门将完成一个目标细分为几个可执行的任务,并放置于多个番茄钟内去完成,每个番茄钟如同一次迭代。而每次间隔的休息时间正可以用于对前一个番茄钟的回顾,并对下一个番茄钟内的计划进行调整。这样就可以实现有节奏的小步快跑,快速升级。关于回顾我有如下几个思考方式供大家参考:

  • 这个番茄钟内我自身的情绪和精力感觉如何?快乐?厌倦?疲惫?
  • 这个番茄钟内我完成了什么?我对这个结果有什么感觉?
  • 下一个番茄钟我要做出什么调整?

如果情绪或者精力出现了波动要想想出了什么情况使自己处于不开心状态?可以适当延长休息时间及时做出调整或者和身边的同事多多进行沟通求助。对结果的评估主要是为了对前一个任务执行情况的复盘,思考自己的执行方法、以及关注点是否正确,形成可改进的方案立马在下一个番茄钟执行并得到验证。正是因为番茄钟比较短小所以我们并不需要太多的流程去做回顾,唯一需要注意的是每一次番茄钟结束后立即开始回顾反思,这样才能取得理想的效果。
此外我们对任务的时间开销要有所限制避免长时间在一件事情上没有产出,而TimeBox就是不错的工具。所谓TimeBox即时间盒子,也就是在个固定时间内执行某个任务,一旦时间耗尽任务必须停止,无论是否完成。事实上每一个番茄钟就是一个时间盒子。通过时间上的压力逼迫我们立即行动,同时避免过多的纠结产生拖延。所以每次我工作正high的时候,一旦番茄钟结束我就立马停止工作进入休息模式开始回顾,而一旦休息时间结束我就立即开始专心工作。你有时候会觉得TimeBox真是粗暴,屡次打断正在兴头上的工作,但事实就是这样时间不等人,这个时间段过去了你的任务或使命也就结束了,下一个阶段的使命需要你马上担当起来。TimeBox教会我要懂得珍惜当下,专注当下。

掌控时间,掌控优先级

当我按番茄工作法工作了一段时间后,便清楚知道自己一天的工作需要耗费几个番茄钟,有了数据后我不再需要以分钟小时为单位进行规划,而是采用粒度更大,效率更高的番茄钟做为计划单位。
比如我上午9点上班且加班到9点的话,我一天会有12个番茄钟其中上午3个,下午6个,晚上有3个。这样我可以把精力状态最好的番茄钟(一般早上2个番茄钟和下午前3个番茄钟)分配给需要思考和创作性的工作,把精力较差的番茄钟分配给纯执行或简单的工作任务。另外我还可以把更多的番茄钟投入到重要的事情上,把较少的番茄钟投入到一般性事务。这样任务管理、时间管理、精力管理、优先级管理都能很好的统一在了一起。

总结

或许我今天所描述和理论还有一些差距,比如对任务粒度的拆分等都还不尽善尽美还有可能的各种中断情况没有考虑如临时会议、电话等,但是何必管那么多,行动起来解决问题就好,另外随着对自己把控能力的提升,我们的实践方法也会在升级调整,更贴合我们自身的需求。最后我将上述提到的方法进行总结,整理出如下内容:


  • 找到问题:当我们开始采取这种方式的时候,并不需要想着一揽子解决所有问题,只要解决一个痛点就是好的。
  • 确定一个适合自己的番茄钟,如果不知道拍拍脑袋决定吧,后续再调整
  • 每天的计划要思考目标是什么和价值是什么这两个问题,然后再思考要执行什么任务,做到胸有成竹即可,不忘初心。
  • 告别社交通信,保持专注,完成设定任务。
  • 遵循TimeBox原则,无论手上事情是否完成,时间一到立即停止,记住保持节奏感。
  • 休息很重要,记得多起来走动,喝水,舒展一下筋骨,一点点的付出可以得到大大的收益。
  • 每一个番茄钟结束进行马上反思,多关心自己的状态和感受,思考结果是否符合预期,在下一个番茄钟立即调整。
  • 清晰掌握每天的消耗的番茄钟个数,根据优先级分配不同个数的番茄钟。
方法论
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