我是如何快速成为Excel达人的

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作者 米果妈
2017.01.11 18:53 字数 1837

2003年的春天,非典从南传到北,我从北京坐火车南下到广东开始实习,正式开启职场模式,我的第一份工作是做调节表。

调节表是什么呢,可能大家都听说过银行余额调节表,但当初我做的是内部往来调节表,集团有18家独立的公司,每个公司之间都有买卖业务和收付款,然而因为票据的传递等会有时间差异,每个月关联公司之间的应收应付都对不上,需要一个专门的人员把差异核对出来。

当初母公司正在上线ORACLE ERP,负责调节表的同事已经3个月没有核对过了,我需要把18家公司3个月的往来账在一个月内核对清楚,并且有5家主要的公司每个月相互之间的往来至少有200多笔。现在看来不算什么,可对于当初刚毕业没有任何工作经验的我来说,那真是太难了。没有人交接,没有任何人指导,需要把母公司金蝶导出来的明细账和其他公司会计发过来的明细账核对,财务系统不一样,各个公司所在地区或国家不一样,记账习惯不一样,摘要不一样,纯粹肉眼核对,一个星期没任何进展后我真的要疯掉了。

这个时候有一个好心的姐姐,告诉我一个方法,她说你可以按照金额查找试试,Excel有个功能是查找,快捷键是CTRL F, 我试了一下真是好用,瞬间对她感激不尽,现在还记得她的名字。对于职场新人来说,别人的一点恩惠都是终生铭记于心的啊。后来她还说听说有个vlook up ,不过她也没用过,让我问问其他同事。说实话我连这个函数的名字都记不住,财务部几十号人谁会知道我也判断不出来,我能做的只是默默的把VLOOKUP写在了自己的笔记本上。奇迹是靠着一个简单的查找功能居然在一个星期内核对完了一多半公司,当然是相互之间业务比较少的关联公司。

可能有人不理解,百度那么发达,为啥不度娘呢。可是2003年的时候好像没有那么普及啊,另外公司不能上外网,手机还用的诺基亚呢,智能机还没问世。我上大学期间也就会和同学聊聊qq,还是去学校的机房,电脑也不是每个宿舍都有的,也就计算机课程上学点word, excel的最基础内容,对于深入一点的应用真是完全一片空白啊。真羡慕现在的孩子,我2岁的小儿子都知道按空格键来暂停和继续播放动画片了。

而我当初唯一能做的是自己在excel里用右上角的帮助功能,学会了vlookup, sumif,mid, ABS, trim, if, countif, index, and等函数,学会了数据透视,数据分列等数据整理汇总方法。然后在工作中不停的实践这些函数,创造一切机会使用这些函数,慢慢的就和我自己融为一体,不用思索就能知道什么时候用什么函数,以及每个函数怎么用。

当初为了那个调节表,我自学的第一个函数是vlookup,两个公司之间几百条的记录,五分钟之内核对出一大半,那种神奇的感觉你能理解吗?与它的相遇可以说是一见钟情,惊为天人。大概一个多月后我核对完了积压三个月的内部往来。

然而此时我发现自己还有一个急待解决的问题是速度太慢,不管是打字还是使用excel都慢吞吞的像一只蜗牛在键盘上爬行。首先我开始想办法提高打字速度,每天中午有一个小时的休息时间,随便吃点东西就开始在电脑前练习打字了。并且幸运的是认识了部门一个比我早一年加入公司的同事,她告诉我要想提高效率必须操练成全键盘手,就是做任何报表连鼠标都不用,一个键盘来回切换就能解决所有问题。我开始有意识的向身边的同事学习excel的快捷键,除了最初的Ctrl F, 简单的Ctrl+V(C或者X),我知道了Ctrl +S, Ctrl+ Z, Ctrl+N, Ctrl+Y,Ctrl +H, Ctrl+G, Ctrl+delete, Ctrl+"+", Ctrl+"-",ALT E V, ALT TAB, ALT D F F, ALT F C, ALT W F等等不胜枚举的快捷键。

实习期总共三个月,我的任务除了每月核对内部往来也就是在办公室打打杂,所以我有相对充裕的时间去练习这些EXCEL的函数和快捷键。感谢第一份做调节表的工作,让我工作之初就接触了大量的数据处理,使我能够把自己每天学到的新的excel技巧充分的运用到这些数据上,像做实验一样拆解一个又一个函数,摸索一个又一个快捷键,几个月后当我正式开始上班的时候,这些知识已经能信手拈来了,一年的工作磨炼后,我已经成了部门操作Excel最熟练的人了。

现在网络那么发达,到处可见有人分享excel的技巧,百度随时可以查询你需要的函数或者快捷键,可是我发现大部分人会去转发excel技巧,同时可能打开浏览相关文章甚至收藏起来,可从来不自己去操练,财务工作5年还不会用vlookup, sumif 和数据透视的大有人在。

技巧在哪里,方法在哪里?

最简单的就是把自己置身于一个数据库里,随便折腾各种排列组合提取不同维度的数据。然而不是每个人都有这种机会,那就在你的工作中多多留意,每一个需要你使用鼠标的操作都想想有没有更快捷的方法,每一份数据的整理都思考一下有没有什么函数能快速解决。

你想尽快提高自己工作效率的决心才是你学习excel最好的动力,你的实践和练习才是你成长的基石。别人分享的干货只能锦上添花,你自己已经准备好变成那匹绫罗才行!

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